Rimborso Spese Forfettario: guida completa e vantaggi

Il rimborso spese forfettario è una modalità semplice e vantaggiosa per gestire le trasferte aziendali, che consente di rimborsare al dipendente un importo fisso giornaliero senza l’obbligo di raccogliere e archiviare i giustificativi di ogni singola spesa.

Questo regime è particolarmente vantaggioso per le aziende rispetto al rimborso analitico e al rimborso misto, poiché consente di semplificare la gestione delle spese aziendali.

In questo articolo approfondiamo cos’è il rimborso forfettario, la normativa di riferimento, i pro e contro, e le best practice per implementarlo.

Cos’è il rimborso spese forfettario?

Il sistema si caratterizza per l'erogazione al dipendente di importi fissi giornalieri indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute durante la trasferta.

Questa peculiarità lo rende interessante per le aziende che desiderano semplificare la gestione delle trasferte senza rinunciare ai vantaggi fiscali, poiché si basa su importi predeterminati, che non richiedono la documentazione dettagliata delle spese sostenute, come scontrini, fatture o ricevute, e che vengono generalmente determinati secondo il CCNL o in accordo col datore di lavoro.

Differenza tra spese forfettarie e spese documentate

Le spese documentate, a differenza di quelle forfettarie, richiedono la presentazione di giustificativi per ottenere il rimborso.
Con il rimborso forfettario non è necessario fornire prove specifiche di ogni singola spesa: si applica un importo fisso.
Questo semplifica il processo, ma limita la possibilità di rimborso delle spese reali.

Normativa di riferimento

Il rimborso spese forfettario in Italia è disciplinato dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR).

Esenzione fiscale per i dipendenti

Fino a:

●  46,48 € al giorno per trasferte in Italia
 

●  77,47 € al giorno per l’estero
 

Importi esenti da IRPEF anche per trasferte di breve durata.

Deducibilità integrale per l’azienda

Il rimborso è interamente deducibile, a differenza del rimborso analitico, che dal 2025 richiede la tracciabilità per essere deducibile.

Il regime forfettario offre un trattamento fiscale semplificato: non richiede la conservazione di documentazione giustificativa per vitto e alloggio (le spese di trasporto ne sono escluse ma possono essere oggetto di rimborsi spese analitici). Le indennità forfettarie, entro i limiti stabiliti, sono esenti da tassazione e da contributi previdenziali.

Vantaggi del rimborso spese forfettario

Semplificazione della contabilità

Non è necessario raccogliere e archiviare ricevute o fatture.
SAP Concur permette alle imprese di gestire il rimborso in modo rapido e conforme alle normative fiscali.

Maggiore liquidità per le aziende

Il sistema consente rimborsi rapidi, senza attendere la verifica documentale, migliorando la liquidità aziendale.

Riduzione del carico burocratico

Nessun modulo o nota spese dettagliata. SAP Concur automatizza il processo e riduce il rischio di errori amministrativi.

Semplificazione amministrativa

Il rimborso forfettario non richiede:

●  analisi e archiviazione di giustificativi

●  compilazione di note spese

●  verifiche documentali

Gestione predittiva dei costi

Con importi predefiniti, l’azienda può:

●  pianificare il budget trasferte

●  evitare sorprese

●  standardizzare i processi di rimborso

Rapidità di elaborazione

L’importo è versato in busta paga, senza controlli o attese, semplificando le procedure amministrative.

Limiti e svantaggi

Inadeguatezza per spese variabili

Non adatto in contesti dove i costi variano molto (località costose o molto economiche).
Poca flessibilità rispetto alle esigenze reali.

Limitazioni nella copertura

Copre solo vitto e alloggio, le spese di viaggio e trasporto devono essere documentate analiticamente.

Rischi di riqualificazione fiscale

Un uso improprio può comportare:

●  perdita di agevolazioni

●  sanzioni

●  obblighi contributivi.
Si consiglia di conservare l'indicazione del luogo e della motivazione della trasferta (es. sede cliente).

Confronto con il rimborso analitico: novità 2025

Dal 1° gennaio 2025, le spese analitiche sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili (carte aziendali, bonifici).

Il rimborso forfettario non è al momento soggetto a questa regola.

Il rimborso analitico richiede documentazione completa, maggiore burocrazia e tempi più lunghi.

Come implementare il rimborso spese forfettario

Definire le politiche aziendali

●  Importi giornalieri

●  Categorie di spese coperte

●  Criteri di eleggibilità

●  Comunicazione ai dipendenti
 

Configurare i sistemi

●  Aggiornare il sistema buste paga

●  Integrare strumenti come SAP Concur

●  Formare il personale amministrativo
 

Monitoraggio e controllo

●  Registrare le trasferte autorizzate

●  Verificare i rimborsi erogati

●  Predisporre documentazione interna (es. ordine di missione)

Quando conviene il rimborso forfettario?

È ideale quando:

●  Le spese sono stabili nel tempo

●  Si vogliono semplificare i processi

●  I dipendenti viaggiano spesso per periodi brevi

●  Si desidera evitare la tracciabilità analitica

Settori ideali:

●  Aziende di servizi

●  Settori commerciali con visite clienti

●  Organizzazioni con alta frequenza di trasferte brevi

Comincia da qui

Il rimborso spese forfettario è una soluzione efficace, snella e conforme, ideale per ottimizzare la gestione delle spese di trasferta.

Vantaggi:

●  Riduzione oneri amministrativi

●  Prevedibilità dei costi

●  Nessun obbligo di tracciabilità, a differenza del rimborso analitico

Serve però una valutazione attenta: in contesti con spese variabili, il sistema può risultare inadatto.

Una corretta implementazione prevede:

●  Policy chiare

●  Sistemi aggiornati

●  Comunicazione interna efficace

Usato correttamente, è uno strumento potente per ottimizzare la gestione delle trasferte e assicurare la conformità fiscale.

SAP Concur è il partner ideale per implementare e automatizzare la gestione del rimborso spese forfettario.

Contattaci per scoprire come SAP Concur può semplificare la gestione delle tue spese aziendali e garantire la piena conformità alle normative.