Pranzi e cene di lavoro: quando è possibile detrarre l’IVA?

Un pasto al ristorante è spesso una spesa inevitabile in trasferta o in occasione di incontri professionali. La buona notizia è che, a certe condizioni, è possibile detrarre l’IVA dalla relativa fattura e dedurne il costo ai fini fiscali.

IVA detraibile e costo deducibile: non sono la stessa cosa

Una distinzione fondamentale da conoscere è quella tra IVA detraibile e costo deducibile.

• L’IVA detraibile è l’IVA che l’azienda può “recuperare” nella fase di liquidazione periodica dell’imposta portandola direttamente in detrazione dall’ammontare dell’IVA dovuta sulle fatture emesse.
   
• Il costo deducibile, invece, riguarda le imposte dirette: è l’ammontare della spesa che può essere dedotta dal reddito imponibile per la determinazione del carico fiscale.

Non sempre un costo con IVA detraibile è anche deducibile al 100% e viceversa. Bisogna considerare sia la natura dell’evento (trasferta, cena con cliente, meeting interno…) sia la documentazione a supporto.

Limiti di deducibilità dei pasti aziendali

La normativa fiscale italiana prevede diversi limiti in base alla tipologia di spesa ed alla modalità di rimborso.

Ecco i principali:

1. Trasferte fuori dal comune

Quando un dipendente o collaboratore coordinato e continuativo si trova in trasferta fuori dal comune della sede di lavoro, ai sensi dell’art. 95 TUIR comma 3:

• Le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro i seguenti limiti:
   
  • Fino a 180,76 € al giorno per trasferte in Italia
     
  • Fino a 258,23 € al giorno per trasferte all’estero
     

Ai sensi del successivo comma 3 bis, introdotto dall’ultima Legge di Bilancio, il pagamento deve avvenire con modalita’ tracciabile (quindi non in contanti). 

Il costo, quando non e’ sostenuto dal dipendente o dal collaboratore che solitamente si avvale dei rimborsi analitici, va documentato con fattura intestata all’azienda.

2. Trasferte nel comune

Per trasferte nel territorio comunale, le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% del loro importo, anche se pagate in contanti, purché siano documentate.

Le indennità o i rimborsi di spese sostenuti nel territorio comunale sono integralmente imponibili per il dipendente, tranne i rimborsi di trasporto, se comprovati con documenti (es. ricevute del taxi).

3. Spese generiche di ristorazione

Nei casi diversi dalla trasferta:

• La deducibilità del costo è limitata al 75% dell’importo documentato.
   
• L’IVA è detraibile solo se la spesa è inerente, documentata con fattura e pagata in modo tracciabile.
   

4. Spese di rappresentanza

Se la spesa per pranzo o cena rientra tra quelle considerate “di rappresentanza” (es. cena di gala, evento aziendale con fornitori):

• Il costo è deducibile solo entro determinate soglie di ricavi annui (la prima di queste è pari a 1,5% sino a 10 milioni di euro)
   
• L’IVA non è mai detraibile
   

5. Metodo di rimborso e tracciabilità

Per l’azienda, il rimborso delle spese di trasferta sostenute dal dipendente o dal collaboratore coordinato e continuativo con propri mezzi di pagamento è deducibile dal reddito:

• se è documentato con nota spese e ricevute quietanzate da mezzi di pagamento tracciati, nel caso di rimborsi analitici;
   
• per l’intero importo, nel caso di rimborsi forfettari: l’eccedenza oltre le soglie giornaliere consentite è tassata in capo al dipendente.

Le condizioni per il recupero dell'IVA sui pasti

In generale, le spese di vitto e alloggio sostenute nell’ambito dell’attività lavorativa possono essere oggetto di detrazione IVA, ma solo se:

• si è in possesso di fattura, una ricevuta fiscale o uno scontrino non bastano.
  La fattura deve indicare i requisiti minimi di forma (ossia: data, luogo, numero di coperti, dettagli del pasto). Orientamenti fiscali consigliano anche di far inserire nel documento i nominativi dei dipendenti/collaboratori. 
• il pasto è strettamente inerente all’attività: niente cene con familiari o amici (è sempre consigliabile annotare il motivo della spesa).
• l’importo è ragionevole (è buona prassi motivarle come da policy aziendali).

E’ molto importante, laddove il pagamento avvenga con disponibilità aziendali, che il dipendente/collaboratore si attivi in tutti i casi in cui sia possibile a richiedere l’emissione della fattura intestata all’azienda.

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Quando l’IVA è detraibile e quando no?

Ecco una panoramica sintetica dei casi più frequenti: