Come utilizzare l’AI per il business per massimizzare efficienza, produttività e crescita: casi d’uso e indicazioni per aumentare il valore

Il potenziale dell’Intelligenza Artificiale per il business nel massimizzare efficienza, produttività e crescita è ormai evidente ai leader della finanza e di altri settori aziendali. Più della metà ci ha recentemente dichiarato di avere in programma investimenti nell’AI per il business: il 61% con l’obiettivo di migliorare l’efficienza, il 64% per automatizzare attività ripetitive e il 67% per rendere le previsioni più accurate.

Il problema, però, è che esiste anche un divario di conoscenza: il 58% dei CFO ammette di avere una comprensione molto limitata dell’AI applicata alla finanza. Continua a leggere per colmare queste lacune, approfondisci:

• Come l’applicazione dell’AI per il business può migliorare la produttività nei viaggi aziendali e nella gestione dei conti da pagare (Accounts Payable)

• Perché le soluzioni AI per viaggi, note spese e conti da pagare rappresentano un vantaggio competitivo

• Le best practice per implementare l’AI in azienda

• Come aggiornare le competenze del team finance per l’uso di strumenti AI

• Come misurare il ritorno sull’investimento (ROI) dell’AI per il business

Casi d’uso dell’AI per il business nella produttività dei viaggi aziendali 

Gran parte delle conversazioni sull’applicazione dell’Intelligenza Artificiale nel business riguarda tematiche di livello strategico, come il ritorno sugli investimenti tecnologici e la persistente carenza di talenti e competenze. Si parla molto di efficienza, accuratezza e convenienza, ma è utile entrare nel merito dei casi d’uso specifici dell’AI.

In molti modi concreti, l’AI per il business sta già influenzando positivamente l’organizzazione dei viaggi aziendali. Vediamo più da vicino come l’AI può aumentare la produttività in questo ambito.

Esempi dell’impatto dell’AI sui viaggi aziendali

I viaggi aziendali sono sempre più influenzati da diverse tipologie di Intelligenza Artificiale: dal machine learning, che semplifica la raccolta delle ricevute e la compilazione delle note spese, alla Generative AI (GenAI), che offre raccomandazioni personalizzate.

Tra i principali casi d’uso troviamo:

• approvazioni pre-viaggio con fasce di prezzo accurate basate sui parametri del viaggio, che permettono a dipendenti e manager di conoscere i costi in anticipo e garantire la conformità alle policy aziendali;

• raccomandazioni personalizzate basate sulle preferenze storiche del viaggiatore, che tengono conto di costi e sostenibilità, semplificando la pianificazione;

• assistenza in tempo reale durante tutto il processo, dal supporto tramite chat in-app per prenotazioni e note spese, fino a notifiche e consigli su sicurezza delle zone e possibili disagi durante il viaggio;

• analisi e insight approfonditi per i responsabili dei viaggi aziendali, grazie a soluzioni che filtrano i dati, individuano opportunità di risparmio e forniscono benchmark per il miglioramento continuo;

Il vantaggio competitivo dell’AI per il business

Le aziende adottano strumenti di produttività basati sull’Intelligenza Artificiale per aumentare l’efficienza e risolvere problemi concreti. Nei processi legati a finanza, viaggi e note spese, si aspettano miglioramenti in grado di offrire un vantaggio competitivo. Ma in cosa consiste, concretamente, questo vantaggio?

SAP Concur propone diverse soluzioni potenziate dall’AI che contribuiscono a migliorare produttività, conformità, esperienza dei dipendenti e crescita. Ecco alcuni esempi:

• Concur Expense accelera l’elaborazione delle note spese con un’efficienza fino a 5 volte superiore, fornendo al contempo dati utili per prendere decisioni più informate.

• Concur Travel velocizza la prenotazione dei viaggi, inviando messaggi che segnalano le migliori opzioni in base alle preferenze dei viaggiatori e alle policy aziendali.

• Concur Request Assistant, grazie alla GenAI, stima i costi di viaggio sulla base di date, destinazioni e preferenze, evitando ai dipendenti di cercare manualmente le informazioni su più fonti.

• ExpenseIt consente di fotografare le ricevute, leggere automaticamente i dettagli, inserirli nelle note spese e ridurre i tassi di rifiuto dei report.

• Intelligent Audit e Verify controllano le note spese, verificando la validità delle ricevute e confermando importi, categorie di spesa, date e altri elementi chiave.

Adottando l’AI con rapidità e strategia, le organizzazioni possono cogliere il vantaggio competitivo dell’Intelligenza Artificiale e restare sempre un passo avanti rispetto alla concorrenza.

Best practice per un’implementazione di successo dell’AI per il business

Le obiezioni iniziali nei progetti di Intelligenza Artificiale – spesso basate su percezioni errate – possono creare ostacoli significativi e rallentare l’adozione. Ma con i giusti esempi concreti e una strategia chiara, è possibile ottenere il consenso degli stakeholder e impostare il progetto su basi solide fin dall’inizio.

“L’AI è difficile da integrare.”
In realtà, l’AI è già integrata nelle soluzioni Concur esistenti, che si implementano facilmente e si connettono senza problemi ai sistemi aziendali già in uso.

“I nostri dati sono a rischio.”
La sicurezza e la privacy dei dati sono una priorità assoluta. I tuoi dati sono protetti da un’infrastruttura di sicurezza all’avanguardia che rispetta tutti gli standard normativi. Non verranno mai condivisi con modelli linguistici pubblici come ChatGPT.

“Ci vorrà troppo tempo per capirne il funzionamento.”
Le nostre soluzioni basate sull’AI sono intuitive sia per le aziende sia per i dipendenti, con una comprovata esperienza di successo. Offriamo inoltre onboarding e formazione completi, riducendo al minimo l’impegno richiesto ai team IT.

“È difficile costruire un business case basato sui dati.”
Misurare il ROI dell’AI può sembrare complesso, ma ci sono dati che parlano chiaro: per esempio, Concur Expense consente di recuperare l’investimento iniziale in 7 mesi e di ottenere un ROI del 628% in tre anni.²

Come evitare errori nell’implementazione dell’AI

Nel definire una strategia di implementazione dell’Intelligenza Artificiale, è fondamentale conoscere le best practice e gli errori più comuni commessi dai responsabili IT e da altri stakeholder durante l’introduzione di soluzioni di AI per il business.

Ecco le principali raccomandazioni:

• Definisci obiettivi e risultati chiari – Per quanto l’AI possa affascinare, evita di partire senza una direzione precisa: è essenziale sapere cosa si vuole ottenere.

• Elabora una strategia integrata per i dati, perché fonti di dati frammentate e isolate possono ostacolare l’automazione e la generazione di insight.

• Stabilisci standard d’uso per l’AI, così che i team comprendano chiaramente come gli obiettivi dell’AI si allineano con quelli dell’organizzazione e con i suoi valori.

• Crea un team di progetto trasversale, che includa non solo l’IT ma anche rappresentanti di viaggi aziendali, finanza, HR e altri reparti strategici.

• Prepara un piano di change management, che includa strategia di implementazione, tempistiche e formazione. Identifica promotori interni del cambiamento e comunica l’impatto a tutta l’azienda, non solo al reparto IT.

• Comunica regolarmente con i dipendenti: il loro supporto e la loro comprensione aumentano l’adozione e riducono le paure legate alla sostituzione dei posti di lavoro. Offri formazione coerente con l’evoluzione dei loro ruoli.

• Affidati a processi di implementazione collaudati e a partner affidabili, tenendo conto che un team IT già sovraccarico non può gestire tutto da solo. SAP Concur, ad esempio, vanta un’esperienza decennale nell’uso dell’AI per il business e supporta le aziende in tutte le fasi dell’implementazione.

Come aggiornare le competenze del team finance nell’era dell’AI

Le sfide che i leader della finanza si trovano ad affrontare evolvono costantemente e con grande rapidità. Tra queste, la carenza di talenti e competenze all’interno dei team finance e l’aspettativa, da parte dei dipendenti, di strumenti tecnologici più semplici e personalizzati. Le soluzioni potenziate dall’Intelligenza Artificiale possono contribuire in modo significativo a rendere la funzione finanziaria più produttiva, strategica e pronta per il futuro. Tuttavia, se il team non sa come utilizzare questi strumenti, è improbabile che ne tragga pieno beneficio. Gli stessi dipendenti del settore finance riconoscono la presenza di un gap di competenze:

• Il 54% ritiene di non stare sviluppando le competenze richieste dal futuro.¹

• L’87% dei dipendenti più giovani desidera maggiore formazione in ambito tecnologico.¹

«I professionisti della finanza hanno bisogno di opportunità per aggiornare e riqualificare le proprie competenze, in particolare quelle analitiche e di pensiero critico, che non possono essere facilmente automatizzate. Questo aiuta a motivarli a rimanere e a superare la carenza di manodopera», afferma Theodora Lau, fondatrice di Unconventional Ventures.

Un passo fondamentale per costruire un reparto finance orientato al futuro è fornire al team le competenze necessarie per sfruttare al meglio le applicazioni di AI per il business. Poiché molte attività manuali verranno automatizzate, i programmi di aggiornamento dovrebbero concentrarsi sia su competenze tecniche – come previsione e budgeting – sia su competenze trasversali, come comunicazione e collaborazione. Le strategie più efficaci possono includere:

• Combinare formazione interna con corsi e certificazioni esterni.

• Coinvolgere esperti esterni per formare su competenze altamente specialistiche o nuove tecnologie.

• Utilizzare gli esperti interni come mentor o formatori in workshop dedicati.

• Promuovere la collaborazione tra reparti per sviluppare competenze trasversali e multidisciplinari.

Come misurare il ROI dell’AI per il business

Una volta deciso di investire nell’Intelligenza Artificiale per il business, un elemento fondamentale è capire se la tua organizzazione sta effettivamente beneficiando degli strumenti adottati in termini di produttività. Come per ogni nuova tecnologia, imparare a misurare e massimizzare il ritorno sull’investimento (ROI) può essere complesso.

Metriche da considerare:

• Incrementi di produttività ed efficienza, come il numero di fatture elaborate, le note spese che richiedono follow-up e il tempo risparmiato nella prenotazione dei viaggi o nella preparazione dei report.

• Frodi o errori evitati, ad esempio grazie all’identificazione di fatture false, pagamenti duplicati o sconti per pagamenti anticipati non sfruttati.

• Costi di integrazione dei dati utilizzati dalle applicazioni di AI e creazione di standard per un utilizzo responsabile ed etico.

• Indicatori non finanziari, tra cui la soddisfazione dei dipendenti – favorita dalla possibilità di concentrarsi su attività più appaganti o da strumenti più semplici per gestire viaggi e spese.

Conclusione

C’è molto da apprendere e mettere in pratica per utilizzare al meglio l’AI nel business e massimizzare efficienza, produttività e crescita all’interno della tua organizzazione.

Le soluzioni SAP Concur per la gestione della spesa – dai viaggi aziendali alle note spese, fino ai conti da pagare – offrono un percorso concreto e strumenti efficaci per sostenere la crescita. Come osserva Gillray Cadet, Finance Director di Amazon Business e cliente Concur:

“Dobbiamo continuare a investire nelle nostre persone, sia nelle competenze tecniche che in quelle trasversali. Questo rafforza una cultura orientata alla crescita e allo sviluppo, e motiva il team a cogliere tutte le opportunità… opportunità generate dagli investimenti tecnologici che stiamo realizzando.”

¹ACCA Global Talent Trends 2024

²AMI, Business Mindset For 2022 And Beyond And The Benefits Of Automating Travel, Expense And Invoice Management: Global Study Findings, 2022