Il Glossario dello Spend Management
A
Una funzionalità dei software di gestione delle spese che consente di fotografare e caricare le ricevute tramite un dispositivo mobile, semplificando la compilazione delle note spese.
L’analisi basata sull’intelligenza artificiale utilizza machine learning e riconoscimento dei modelli per rilevare anomalie, analizzare la spesa e generare automaticamente insight.
Il processo di analisi delle spese passate, come fatture e ordini di acquisto, per individuare tendenze e future opportunità di risparmio.
Il confronto tra le metriche di performance di un’organizzazione, come costo per trasferta, tempi di approvazione e tasso di eccezioni, e i dati storici interni o quelli di aziende comparabili, per individuare opportunità di miglioramento.
Il processo che verifica la conformità delle spese dei dipendenti alle regole aziendali prima del rimborso.
Un’app che consente agli utenti di gestire facilmente viaggi e spese da qualsiasi dispositivo mobile, pianificare le trasferte e inviare o approvare le note spese ovunque si trovino.
Il processo con cui si ottiene l’autorizzazione di un responsabile o di un altro approvatore prima di prenotare una trasferta di lavoro.
L’utilizzo dell’intelligenza artificiale (AI) per esaminare transazioni, note spese e individuare errori, violazioni delle policy e potenziali frodi.
Il registro completo di tutte le attività svolte all’interno di un sistema, con l’indicazione di chi ha inviato, modificato o approvato le diverse transazioni e in quale momento. È uno strumento essenziale per garantire la compliance normativa.
L’utilizzo di software per eseguire automaticamente attività ricorrenti e processi di approvazione.
L’utilizzo di tecnologie avanzate per semplificare la creazione, l’invio e l’elaborazione delle note spese.
Impostazioni associate a uno specifico utente che definiscono quali funzionalità può visualizzare o modificare all’interno di un sistema software. Limitando gli accessi, contribuiscono a proteggere le informazioni aziendali sensibili.
B
Una soluzione SAP Concur che consente di monitorare i budget e aiuta le aziende a individuare nuove opportunità di risparmio e a gestire la spesa in modo più efficiente.
C
Una carta di pagamento fornita ai dipendenti per sostenere spese aziendali autorizzate, evitando che debbano anticipare denaro personale.
Il processo che garantisce che le prenotazioni di viaggio effettuate dai dipendenti rispettino le policy aziendali e le normative applicabili.
La verifica delle spese prima del rimborso per assicurarsi che rispettino le policy aziendali, prevenire gli acquisti non autorizzati e ridurre il rischio di frodi.
La compliance fiscale e normativa consiste nel rispettare le leggi e gli standard relativi alla spesa e alla rendicontazione aziendale, garantendo il corretto calcolo delle imposte, un’adeguata conservazione dei dati e la preparazione agli audit.
Il processo che garantisce che attività aziendali, rendicontazione finanziaria e comportamenti dei dipendenti rispettino le leggi e le normative di tutti i Paesi in cui l’azienda opera.
Il rispetto di leggi, standard e normative governative applicabili alle attività aziendali, tra cui la gestione responsabile dei dati, la rendicontazione finanziaria e le norme anticorruzione. La mancata conformità può comportare sanzioni e responsabilità legali.
Una soluzione SAP Concur basata sull’intelligenza artificiale che controlla le note spese e segnala anomalie, richieste duplicate e spese non conformi alle policy prima del rimborso. Integrata nei workflow Concur, automatizza i controlli, riduce le verifiche manuali e accelera l’elaborazione delle richieste.
Una funzionalità aggiuntiva dell’app mobile SAP Concur che utilizza il GPS per rilevare automaticamente le distanze percorse in auto, semplificandone la documentazione, la rendicontazione e il rimborso.
Una soluzione per la gestione delle spese che riunisce tutti i dati in un unico ambiente e automatizza il processo, dall’acquisizione delle ricevute all’approvazione, migliorando la visibilità e riducendo il rischio di frodi o spese duplicate.
Una soluzione per la gestione dei viaggi che centralizza e sincronizza i dati delle trasferte, semplifica le prenotazioni per i dipendenti e consente alle aziende di garantire il duty of care e ottenere una visione completa della spesa.
Il rispetto del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), la normativa dell’Unione europea che disciplina la raccolta, la conservazione e la condivisione dei dati personali dei residenti nell’UE.
La capacità delle applicazioni di scambiare automaticamente dati tramite le API (Application Programming Interface). Consente l’integrazione con i sistemi ERP e la creazione di un ecosistema software unificato.
La verifica completa delle note spese per accertarne l’accuratezza e la conformità alle policy. Consente di individuare potenziali frodi ed evitare il rimborso di richieste non valide.
L’insieme di principi e strutture che definiscono come un’organizzazione opera in modo etico, strategico e trasparente. Comprende policy interne, gerarchie di approvazione e audit trail che assicurano la conformità della spesa agli standard aziendali, alle verifiche esterne e alle normative.
D
Il processo di conversione delle ricevute cartacee in formato digitale, per semplificare la compilazione delle note spese.
La responsabilità dell’azienda di tutelare la sicurezza e il benessere dei dipendenti durante le trasferte di lavoro.
E
La capacità di un’azienda di offrire prodotti o servizi di qualità riducendo al minimo sprechi di tempo e risorse.
Le emissioni di gas serra generate dai viaggi di lavoro, ad esempio da voli, taxi e soggiorni in hotel.
F
La rappresentazione intenzionalmente scorretta dei costi aziendali, ad esempio tramite richieste duplicate, ricevute falsificate o spese personali presentate come professionali. Può comportare sanzioni, provvedimenti disciplinari e danni reputazionali.
G
Il monitoraggio e l’analisi dei flussi finanziari in entrata e in uscita, finalizzati a garantire stabilità e redditività nel lungo periodo.
Il coordinamento e il monitoraggio dei dettagli della trasferta, tra cui voli, hotel, trasporti via terra e variazioni di programma.
Il processo di monitoraggio, controllo e rimborso delle spese sostenute dai dipendenti per motivi di lavoro. Comprende la definizione delle policy, l’approvazione delle spese e la conservazione dei dati a fini contabili e di compliance.
La possibilità di accedere al software di gestione delle spese da un dispositivo mobile, consentendo agli utenti di acquisire, inviare e approvare le spese aziendali ovunque si trovino.
Il processo di monitoraggio e controllo dei viaggi aziendali e delle spese dei dipendenti.
I
La sincronizzazione dei dati dei dipendenti tra un sistema informativo per le risorse umane (HRIS) e il software ERP, per mantenere automaticamente allineate le informazioni HR e ridurre le attività amministrative manuali.
Il collegamento tra le soluzioni SAP Concur e SAP S/4HANA, che sincronizza i dati relativi a viaggi, spese e fatture per unificare la gestione finanziaria e i controlli.
Una soluzione che riunisce in un’unica piattaforma diversi strumenti legati alle trasferte, tra cui prenotazioni, note spese e monitoraggio della compliance, semplificando la gestione dei viaggi.
Una funzionalità che collega direttamente le carte di credito aziendali al software di gestione delle spese, automatizzando l’inserimento dei dati e migliorando la visibilità.
Il collegamento tra i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) e altri software, che consente lo scambio automatico dei dati e sostituisce le attività manuali con workflow più accurati ed efficienti.
La capacità di sincronizzare i dati tra software diversi, indipendentemente dal fornitore o dallo stack tecnologico. Consente di mantenere workflow fluidi e creare ecosistemi software integrati con informazioni coerenti.
M
Il processo di identificazione e riduzione delle potenziali minacce alla reputazione, alle finanze o alle attività operative di un’organizzazione.
La misurazione e il monitoraggio delle emissioni generate da una persona o da un’organizzazione. Le aziende utilizzano questi dati per orientare gli obiettivi di sostenibilità e le iniziative di riduzione delle emissioni.
La registrazione delle distanze percorse per motivi di lavoro, utilizzata per calcolare i rimborsi e predisporre la documentazione fiscale.
O
L’OCR è una tecnologia che automatizza l’inserimento dei dati convertendo in informazioni digitali il testo contenuto in immagini o PDF.
Il miglioramento continuo dei workflow per ottenere risultati più rapidi e accurati, riducendo i costi.
L’utilizzo di previsioni, cicli di rimborso e controlli della spesa basati sulle policy per allineare i flussi di cassa in entrata e in uscita, garantire liquidità e contenere i costi.
P
Una carta di pagamento aziendale utilizzata per acquistare forniture, abbonamenti o strumenti a nome dell’organizzazione presso fornitori preferenziali. Permette ai dipendenti di spendere entro limiti approvati e offre all’azienda visibilità in tempo reale sui flussi di cassa.
Pagamenti effettuati ai fornitori per i beni o i servizi necessari all’organizzazione.
Regole che definiscono come i dipendenti possono effettuare acquisti, viaggiare e sostenere spese per conto dell’azienda, stabilendo soglie, categorie, fornitori preferenziali e requisiti documentali per controllare la spesa e ridurre i rischi.
Un importo giornaliero destinato a coprire le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte, tra cui pasti, alloggio, voli e spese accessorie.
La prenotazione di voli, hotel e degli altri servizi necessari prima di una trasferta di lavoro.
Il processo end-to-end di acquisto di beni e servizi, dalla richiesta iniziale fino al pagamento.
L’insieme di policy, tecnologie e normative utilizzate per proteggere i dati sensibili di un’organizzazione da utilizzi impropri, accessi non autorizzati o perdite. Le piattaforme cloud devono rispettare tali requisiti per garantire la sicurezza dei dati.
R
Il processo di recupero delle imposte detraibili pagate sulle spese aziendali, tra cui l’imposta sul valore aggiunto (IVA) e la Goods and Services Tax (GST).
Una richiesta formale presentata da un dipendente per acquistare beni o servizi, contenente quantità, motivazione aziendale e altri dettagli rilevanti.
Una richiesta inviata da un dipendente a un responsabile o a un altro approvatore prima di prenotare una trasferta, che consente all’azienda di verificare che il viaggio rispetti policy e budget.
Una funzionalità dei software di gestione delle spese che identifica le voci duplicate, riduce gli errori umani e contribuisce al rispetto delle policy aziendali.
Il rimborso riconosciuto dall’organizzazione ai dipendenti per le spese aziendali anticipate personalmente, ad esempio durante una trasferta.
S
Una funzionalità di gestione delle spese che consente agli utenti di fotografare e caricare le ricevute cartacee per registrarle e gestirle in formato digitale.
Una tecnologia SAP Concur supportata da un team globale di auditor professionisti, progettata per garantire la compliance, individuare potenziali frodi e ridurre il carico di lavoro dei dipendenti.
Servizi tecnici e di consulenza dedicati alla configurazione, all’integrazione e all’implementazione delle soluzioni, per rispondere alle esigenze aziendali e favorirne l’adozione da parte degli utenti.
Le misure preventive adottate da un’organizzazione per proteggere i dipendenti durante le trasferte di lavoro.
Il processo che garantisce la coerenza delle informazioni tra più sistemi, eliminando le discrepanze tra dati finanziari, informazioni sui dipendenti e strumenti di reporting e favorendo decisioni più consapevoli.
Applicazioni software ospitate sui server remoti del fornitore, anziché installate sull’infrastruttura aziendale. Il fornitore gestisce manutenzione, sicurezza e scalabilità, offrendo alle aziende accesso on demand a tecnologie avanzate.
Strumenti integrati di spend management che collegano in un’unica piattaforma i processi relativi a viaggi, spese e fatture, offrendo insight in tempo reale, workflow automatizzati e un maggiore controllo sulla spesa.
La valutazione dell’impatto ambientale, economico e sociale di un’azienda per sostenerne il successo nel lungo periodo.
Spese che violano le policy aziendali, ad esempio acquisti oltre i limiti consentiti, trasferte prenotate tramite fornitori non approvati o spese prive della relativa documentazione.
Funzionalità software che automatizzano i processi ripetitivi regolati da policy. Gestiscono le transazioni ed eliminano le attività manuali dai workflow, riducendo tempi di elaborazione, costi ed errori.
Le tecnologie, i sistemi e i processi utilizzati da un’organizzazione per gestire e contenere la spesa, assicurando che gli acquisti rispettino le policy aziendali e i budget.
Tecnologie che utilizzano l’intelligenza artificiale e controlli basati su regole per individuare spese non conformi in note spese, fatture o registrazioni finanziarie e segnalare attività duplicate o potenzialmente fraudolente.
T
Il processo di sostituzione delle attività manuali o dei sistemi legacy con software moderni, per migliorare efficienza, affidabilità e capacità decisionale e consentire alle organizzazioni di crescere senza aumentare eccessivamente il carico amministrativo.
Un servizio premium per la gestione degli itinerari che organizza i dettagli del viaggio in un unico programma aggiornato in tempo reale. Include aggiornamenti sui voli, ricerca di alternative e monitoraggio dei rimborsi tariffari, per ridurre i disagi e migliorare l’esperienza del viaggiatore.
V
L’adozione di scelte responsabili per ridurre l’impatto ambientale delle trasferte di lavoro.
Il livello di dettaglio con cui un’azienda può analizzare come e dove vengono utilizzate le risorse finanziarie.
W
Il processo che comprende acquisizione, invio, verifica, approvazione e rimborso delle spese aziendali.