5 azioni concrete per ridurre stress e attriti nei viaggi di lavoro

Piccoli imprevisti, cambi di programma, spese anticipate, ritardi e policy rigide: per chi viaggia spesso per lavoro, anche i dettagli apparentemente minori possono trasformarsi in una fonte costante di stress. In un contesto in cui il benessere delle persone è sempre più centrale, i viaggi aziendali diventano un elemento chiave dell’esperienza quotidiana dei dipendenti.

I dati mostrano chiaramente che stress, burnout e disimpegno non sono fenomeni isolati, ma segnali di una crisi più ampia che riguarda il rapporto tra dipendenti, leadership e organizzazione. Sempre più persone ritengono che, senza cambiamenti significativi, il burnout non migliorerà e che le scelte aziendali siano spesso orientate più ai risultati economici che alla stabilità delle persone.

5 consigli per garantire il benessere dei viaggiatori

Scopri come incidere positivamente sul benessere del tuo team affrontando gli aspetti spesso trascurati dei viaggi di lavoro. Dalla promozione della sicurezza psicologica all’utilizzo dei dati per migliorare le esperienze di viaggio.

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In questo scenario, anche i processi legati a viaggi e note spese (T&E) possono giocare un ruolo concreto nel migliorare – o peggiorare – il benessere dei dipendenti.

Viaggi di lavoro e benessere: perché i dettagli contano

Con la riduzione del lavoro da remoto, molti dipendenti faticano a ristabilire confini chiari tra vita professionale e personale. I viaggi di lavoro amplificano questa difficoltà, incidendo non solo sulla sicurezza fisica, ma anche sulla salute mentale e sul benessere complessivo delle persone.

Processi inefficienti, scarsa flessibilità e comunicazione poco chiara aumentano lo stress inutile. Al contrario, un approccio più attento e strutturato ai viaggi aziendali può contribuire a creare un clima di maggiore fiducia, sicurezza psicologica e senso di appartenenza.

1. Pensare al futuro con una visione d’insieme

Iniziative isolate non sono sufficienti. Le aziende sono chiamate ad adottare un approccio lungimirante alla gestione dei viaggi, considerando non solo i costi economici immediati, ma anche quelli qualitativi legati alla fiducia, alla stabilità e alla soddisfazione dei dipendenti.

Pianificare i viaggi con anticipo, evitare trasferte dell’ultimo minuto e bilanciare obiettivi di budget con il benessere a lungo termine delle persone consente di ridurre lo stress e migliorare l’esperienza complessiva del viaggio. Una cultura orientata alla pianificazione strategica aiuta anche a limitare impatti indiretti sulla vita privata e familiare dei dipendenti.

2. Inserire flessibilità nelle policy di viaggio

Offrire flessibilità non significa eliminare le regole, ma garantire ai viaggiatori un certo grado di autonomia nelle scelte. La possibilità di adattare il viaggio alle proprie esigenze incide direttamente sul benessere e, di conseguenza, sull’esito della trasferta.

Eppure, una percentuale molto elevata di viaggiatori aziendali dichiara che le proprie richieste di flessibilità vengono respinte. Le motivazioni che portano a rifiutare un viaggio includono difficoltà nel modificare le prenotazioni, preoccupazioni per la sicurezza, instabilità politica o sociale, impatto ambientale e impossibilità di conciliare esigenze personali e professionali.

Coinvolgere le risorse umane nella definizione delle policy e favorire il confronto con travel manager e altre funzioni aziendali permette di costruire regole più equilibrate e sostenibili.

3. Curare le piccole cose che fanno la differenza

Il comfort durante il viaggio è spesso sottovalutato, ma ha un impatto diretto sulla salute fisica e mentale dei dipendenti. Anche scelte semplici, come il posto a sedere, il tempo di recupero dopo viaggi lunghi o l’accesso a servizi che rendono la trasferta meno faticosa, possono ridurre significativamente lo stress.

Mettere a disposizione strumenti di prenotazione evoluti, che offrano opzioni self-service, tariffe diversificate e integrazione con programmi fedeltà, consente ai viaggiatori di sentirsi più autonomi e supportati. Anche iniziative come sistemi di “compagni di viaggio” o figure di riferimento possono ridurre il senso di isolamento e aumentare la percezione di sicurezza.

4. Utilizzare dati, strumenti e benefit in modo strategico

I dati di viaggio rappresentano una risorsa preziosa per individuare situazioni critiche: trasferte particolarmente lunghe, ritardi frequenti, viaggi nei fine settimana o coincidenze complesse. Analizzarli permette di ripensare l’organizzazione dei viaggi più stressanti e, in alcuni casi, di riconoscere l’impegno dei viaggiatori più esposti.

Anche l’utilizzo di carte aziendali integrate ai sistemi T&E contribuisce al benessere dei dipendenti, evitando l’anticipo di spese personali e riducendo i tempi di rimborso. Questo rafforza il senso di fiducia e semplifica la gestione delle note spese.

Integrare il tema dei viaggi nei programmi di welfare, con iniziative dedicate al benessere anche durante le trasferte, aiuta a promuovere abitudini sane e a rendere il viaggio un’esperienza più sostenibile.

5. Rafforzare il duty of care e la comunicazione continua

Il duty of care non riguarda solo la sicurezza fisica, ma l’intera esperienza del dipendente in viaggio. Definire policy chiare, aggiornabili e condivise, coinvolgendo travel manager, team di sicurezza e viaggiatori stessi, è fondamentale per garantire standard adeguati e rassicurare le persone.

Una comunicazione bidirezionale, chiara e accessibile sulle policy di viaggio, sulle misure di sicurezza e sul supporto disponibile permette ai dipendenti di sentirsi informati e tutelati. Il feedback continuo e i controlli regolari aiutano a individuare criticità prima che diventino problemi strutturali.

Viaggi più semplici per persone più serene

Le soluzioni per migliorare il benessere dei viaggiatori aziendali non devono essere complesse o costose. Spesso si tratta di ridurre attriti, semplificare processi e prestare maggiore attenzione ai bisogni reali delle persone.

Investire in un’esperienza di viaggio più fluida significa favorire serenità, produttività e fiducia. Un passo concreto verso un’organizzazione più attenta, sostenibile e orientata al lungo periodo.