Frodi aziendali e AI: come prevenirle nella gestione delle spese

Come prevenire le frodi aziendali nell’era dell’intelligenza artificiale

Le frodi aziendali stanno diventando più sofisticate, più difficili da individuare e sempre più costose. L’accelerazione dei pagamenti, la diffusione del lavoro ibrido e l’adozione crescente dell’intelligenza artificiale nei processi aziendali stanno moltiplicando i punti di esposizione al rischio, soprattutto nella gestione di viaggi, note spese e contabilità fornitori.

In questo scenario, i controlli tradizionali non bastano più. Per proteggere l’azienda servono: processi più integrati, maggiore visibilità sui dati, policy chiare e soluzioni capaci di rilevare anomalie prima che una spesa venga approvata o un pagamento eseguito.

Come prevenire le frodi nell’era dell’intelligenza artificiale

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Perché le frodi sono sempre più difficili da intercettare

Una transazione fraudolenta può sembrare un’eccezione, ma spesso è il sintomo di fragilità più profonde: processi manuali, flussi operativi scollegati, controlli insufficienti o visibilità limitata sulle spese aziendali.

Nella gestione di viaggi e note spese, il rischio aumenta quando le informazioni non sono centralizzate e le verifiche arrivano troppo tardi. Errori nella classificazione delle spese, invii duplicati o richieste frequenti di basso valore possono passare inosservati, soprattutto nelle aziende in crescita o con team distribuiti.

Quando la gestione delle spese si basa su processi poco integrati, alcune criticità diventano più difficili da intercettare:

• flussi di lavoro manuali, che possono lasciare spazio a errori intenzionali o a spese gonfiate non rilevate;
• crescita accelerata, che rende più complesso individuare comportamenti sospetti ripetuti tra reparti diversi;
• visibilità ridotta, che può far emergere le anomalie solo in fase di audit, quando le risorse sono già state compromesse.

Frode e spesa non conforme: perché distinguerle è importante

Frode e spesa non conforme vengono spesso associate perché entrambe possono generare perdite, inefficienze e rischi per l’organizzazione. Tuttavia, non sono la stessa cosa.

La frode riguarda qualsiasi spesa ingannevole sostenuta con l’obiettivo di ottenere un vantaggio personale. Una spesa non conforme, invece, è una spesa che non rispetta le policy aziendali o i requisiti normativi dell’organizzazione.

Questa distinzione è importante perché richiede un approccio di controllo più ampio. Non basta individuare le frodi deliberate: è necessario intercettare anche le spese che non rispettano le regole, prima che diventino un problema per il team finance, per la compliance o per l’azienda nel suo complesso.

Le nuove aree di rischio nell’era dell’AI

L’intelligenza artificiale sta trasformando il modo in cui le aziende lavorano, ma sta anche rendendo più accessibili strumenti che possono essere usati per creare contenuti falsi, manipolare documenti o aggirare controlli tradizionali.

Tra le aree di rischio più rilevanti rientrano fatture contraffatte, audio e video falsi, identità sintetiche, vulnerabilità legate al lavoro ibrido e frodi nei pagamenti.

1. Fatture contraffatte tramite AI

Gli strumenti di AI possono generare fatture dall’aspetto autentico, complete di loghi, font, voci dettagliate, righe IVA e totali credibili. Le tecniche più sofisticate possono arrivare persino a falsificare o alterare i metadati, rendendo più complesso il lavoro dei revisori manuali.

2. Audio e video contraffatti con AI

Bot e strumenti basati sull’intelligenza artificiale possono imitare voce e aspetto di una persona per creare chiamate o video falsi. Questi contenuti possono essere usati per indurre i dipendenti ad approvare spese non conformi o a bypassare controlli abituali, soprattutto in situazioni in cui la richiesta appare urgente o familiare.

3. Identità sintetiche

I truffatori possono combinare dati legittimi trafugati, come codici fiscali o numeri identificativi reali, con nomi e indirizzi creati ad arte. Queste identità sintetiche possono poi essere usate per aprire conti fornitori o inviare note spese.

4. Rischi legati al lavoro ibrido

I modelli di lavoro distribuito hanno decentralizzato molte procedure legate a viaggi e note spese. Questo può aumentare il volume delle richieste e ridurre i controlli informali che, in presenza, aiutavano a intercettare più rapidamente comportamenti anomali.

5. Frodi nei pagamenti

Un altro rischio riguarda l’accesso fraudolento alla posta elettronica di chi gestisce gli acquisti. In questi casi, i truffatori possono duplicare fatture, modificare i dati del conto e dirottare i fondi verso coordinate non autorizzate.

I trend delle frodi in numeri

Le frodi non assumono tutte la stessa forma. Alcune riguardano l’accesso agli account, altre l’uso di identità sintetiche o richieste fraudolente presentate da terzi.

Secondo i dati, i principali trend sono:

• truffe o frodi autorizzate: 24%;
• accesso fraudolento all’account: 20%;
• frodi tramite identità sintetiche: 20%;
• richiesta fraudolenta da parte di terzi per l’apertura di un conto: 16%;
• richiesta fraudolenta di prima parte, con falsa identità dichiarata o informazioni contraffatte: 16%.

Questi dati mostrano quanto il rischio sia distribuito su più livelli. Per questo, la prevenzione deve agire sull’intero processo: dalla creazione della spesa alla verifica della documentazione, dall’approvazione fino al pagamento.

Il ruolo della tecnologia nella prevenzione delle frodi

Per contrastare frodi sempre più evolute, anche le strategie di prevenzione devono evolvere. Le soluzioni tecnologiche di nuova generazione possono aiutare le aziende a passare da controlli reattivi a un modello più proattivo, capace di intercettare anomalie prima che il pagamento venga eseguito.

AI, machine learning, automazione e analisi avanzata possono trasformare la gestione di viaggi, note spese e contabilità fornitori in un presidio strategico per la crescita e la protezione dell’azienda.

AI e machine learning per individuare anomalie in tempo reale

AI e machine learning possono esaminare note spese, ricevute e transazioni con carte di credito per individuare possibili frodi in tempo reale. I modelli addestrati su grandi volumi di ricevute storiche, inclusi esempi verificati prodotti dall’AI, possono analizzare immagini e documenti per rilevare segnali di possibile contraffazione.

Il continuo addestramento dei modelli è essenziale per mantenere il rilevamento al passo con l’evoluzione delle ricevute false e delle tecniche di manipolazione.

Automazione per ridurre errori e vulnerabilità

L’automazione aiuta a eliminare gli errori associati all’inserimento manuale dei dati e migliora la conformità. Quando le policy vengono integrate direttamente nei flussi di lavoro, l’azienda può segnalare spese non conformi, ricevute duplicate o fornitori non autorizzati prima dell’approvazione.

Questo consente ai team finance di intervenire prima che una criticità diventi una perdita economica o un problema di compliance.

Analisi avanzata per riconoscere pattern sospetti

L’analisi dei dati storici di spesa permette di prevedere scenari futuri, identificare eccezioni e riconoscere incongruenze nei dati. Transazioni anomale, richieste ricorrenti e comportamenti sospetti da parte dei collaboratori possono così essere individuati nel tempo con maggiore precisione.

Perché il fattore umano resta indispensabile

La tecnologia è una leva fondamentale, ma da sola non basta. Affidarsi esclusivamente agli strumenti digitali può lasciare scoperte alcune aree di rischio, soprattutto quando serve interpretare il contesto, valutare un’anomalia o distinguere tra errore accidentale e comportamento fraudolento.

Il 45% dei CFO teme che affidarsi solo alla tecnologia possa far sfuggire altri errori. Per questo, le soluzioni intelligenti devono supportare il lavoro dei team di audit e compliance, non sostituirlo.

Un approccio efficace alla prevenzione delle frodi richiede tre elementi complementari: cultura della conformità, formazione continua e controllo umano.

Costruire una cultura della conformità e dell’etica

Quando la conformità è parte del lavoro quotidiano, i dipendenti sono più propensi ad agire in linea con valori, policy e aspettative aziendali. Comunicare regolarmente le regole aiuta le persone a capire quali spese sono ammissibili, quali documenti servono e quali comportamenti non sono accettabili.

Formare i dipendenti a riconoscere i rischi

Corsi di formazione annuali e verifiche di routine aiutano i team a restare aggiornati sui rischi e sulle conseguenze delle frodi. È utile anche chiarire la differenza tra frodi deliberate ed errori accidentali, così da rendere più semplice riconoscere e segnalare richieste sospette.

Combinare tecnologia e revisione umana

AI e automazione dovrebbero liberare tempo per gli auditor, permettendo loro di concentrarsi sulla risoluzione dei rischi invece che sulla ricerca manuale delle anomalie. In questo modo, i team possono dedicarsi ad attività a maggiore valore: indagini, controllo delle policy, formazione del personale e analisi dei dati.

Come SAP Concur aiuta le aziende a sviluppare resilienza

Le soluzioni SAP Concur consentono di adottare controlli basati sull’AI per prevenire, rilevare e mitigare le perdite finanziarie legate a errori accidentali o attività fraudolente.

Con SAP Concur, le aziende possono integrare le policy nei processi di prenotazione e invio, orientando il comportamento dei dipendenti e bloccando in tempo reale le spese non autorizzate. Possono inoltre automatizzare la gestione di viaggi, note spese e fatture, riducendo le vulnerabilità operative in cui spesso si annidano le frodi.

Le notifiche in tempo reale permettono di avvisare i dipendenti al momento dell’addebito sulla carta e di richiedere subito le informazioni mancanti. Questo migliora la conformità e abilita un’automazione più profonda basata sull’AI.

La gestione dinamica delle carte aziendali consente ai team finance di bloccare o sbloccare le carte e applicare specifiche limitazioni di spesa in tempo reale. Le carte di pagamento digitali e virtuali, invece, offrono maggiore controllo su modalità, destinazioni, periodi e importi di utilizzo.

AI e machine learning possono esaminare il 100% delle note spese per individuare rapidamente modelli sospetti e transazioni ad alto rischio che potrebbero sfuggire all’occhio umano. L’analisi avanzata, insieme all’esperienza dell’audit umano, offre una visione centralizzata della spesa e aiuta l’azienda ad adattarsi a pattern di frode in continua evoluzione.

Soluzioni avanzate per prevenire e rilevare le frodi

Le soluzioni Concur sono progettate per prevenire e rilevare attivamente le frodi durante il processo di spesa.

Intelligent Audit combina AI e competenza umana per analizzare gli addebiti sulle note spese, individuare eccezioni e segnalare quelle non verificabili o potenzialmente contraffatte. Quando l’AI non riesce a convalidare una spesa, intervengono revisori umani certificati e qualificati per verificare eventuali segnali di contraffazione.

Concur Detect by Oversight utilizza l’analisi intelligente di trend e modelli e processi di revisione end-to-end per offrire maggiore visibilità e accuratezza sulle transazioni. Le note spese vengono esaminate insieme alle ricevute prima del rimborso, così è più facile individuare anomalie e frodi prima che generino un impatto economico.

Prevenire le frodi significa anticipare il rischio

Nessuna azienda può prevedere con certezza quale sarà la prossima minaccia. Può però costruire un sistema più resiliente, capace di riconoscere i segnali di rischio, intervenire più rapidamente e ridurre l’impatto delle attività fraudolente.

Nell’era dell’intelligenza artificiale, la prevenzione delle frodi richiede equilibrio tra tecnologia e competenze umane. Policy chiare, processi automatizzati, analisi avanzata, AI e revisione esperta devono lavorare insieme per proteggere l’azienda e rafforzare il controllo sulla spesa.

In questo modo, la gestione di viaggi, note spese e contabilità fornitori può diventare molto più di un processo amministrativo: un presidio strategico per sicurezza, conformità e continuità del business.

Per scoprire come prevenire le frodi nella tua azienda, contatta SAP Concur.