10 consigli per creare un programma di duty of care che supporti tutti i dipendenti

Prendersi cura della risorsa più preziosa di un’organizzazione - i propri dipendenti - non è più soltanto un requisito di conformità, ma una scelta strategica fondamentale. In un contesto caratterizzato da rapidi progressi tecnologici, instabilità geopolitica e modelli di lavoro in continua evoluzione, il concetto di duty of care è diventato sempre più complesso. Le aziende devono ripensare in modo proattivo come monitorare, proteggere e supportare i propri collaboratori, indipendentemente dal fatto che siano in viaggio per lavoro, in ufficio o operino da remoto.

Ecco 10 consigli per sviluppare un programma di duty of care efficace e pronto ad affrontare le sfide future:

1. Crea un team di gestione delle crisi

Se nella tua organizzazione esiste già un team dedicato alla gestione delle crisi, assicurati che abbia accesso a strumenti per la valutazione dei rischi in tempo reale. Se invece non esiste, collabora con i reparti Sicurezza, Risorse Umane e IT per definire protocolli che semplifichino la risposta alle emergenze e migliorino la comunicazione durante le crisi.

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2. Utilizza l’AI per gestire i rischi legati ai viaggi

Affidati ad una Travel Management Company (TMC) che integri l’intelligenza artificiale nei propri servizi, sfruttando analisi predittive e sistemi di allerta automatizzati. Le soluzioni basate sull'AI permettono di monitorare in tempo reale fattori come condizioni meteorologiche, tensioni politiche e rischi sanitari, fornendo aggiornamenti immediati e misure di sicurezza preventive per i dipendenti in viaggio.

Il 95% dei viaggiatori d’affari è favorevole all’utilizzo di opzioni basate sull’intelligenza artificiale per la prenotazione dei propri viaggi.

-Wakefield, Global Business Travelers Report, 2024

3. Attiva un sistema di contatto per le emergenze

Definisci una procedura chiara e ben strutturata per gestire le comunicazioni in situazioni critiche. Fornisci ai dipendenti istruzioni precise su come comportarsi in caso di emergenza, richiedi che mantengano aggiornati i propri numeri di cellulare e i contatti di riferimento, e istituisci una linea di assistenza centralizzata attiva 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

4. Rafforzare le Politiche di Sicurezza

È fondamentale aggiornare le politiche di sicurezza per affrontare i rischi attuali, come le minacce informatiche, la violenza sul luogo di lavoro e le emergenze sanitarie globali. I dipendenti devono essere pienamente consapevoli delle proprie responsabilità in materia di sicurezza e ricevere indicazioni pratiche su come proteggersi, sia durante l’orario lavorativo che nel tempo libero.

Nel contesto del duty of care, è importante considerare che nove viaggiatori d’affari su dieci rinuncerebbero a una trasferta per motivi legati alla sicurezza, a preoccupazioni sociali o ambientali, o per l’impatto che potrebbe avere sull’equilibrio tra vita privata e lavoro.

-Wakefield, Global Business Travelers Report, 2024

5. Sfruttare la Risk Intelligence per valutare le minacce nei singoli paesi

È essenziale adottare una piattaforma di Risk Intelligence in tempo reale, capace di monitorare e analizzare costantemente le minacce geopolitiche, ambientali e sanitarie, assegnando valutazioni di rischio aggiornate alle diverse aree del mondo. Questo approccio consente alle aziende di introdurre restrizioni di viaggio in modo tempestivo e di prendere decisioni informate e basate sui dati per quanto riguarda le trasferte strategiche.

Il 38% dei travel manager segnala l’aumento delle preoccupazioni legate alla sicurezza, in particolare a causa delle tensioni geopolitiche, come una delle principali sfide del proprio ruolo.

-Wakefield, Global Business Travelers Report, 2024

6. Introdurre un sistema di localizzazione dei dipendenti

È importante dotarsi di un sistema di localizzazione che, pur rispettando la privacy, consenta di garantire la sicurezza dei dipendenti in ogni contesto: durante i viaggi di lavoro, in smart working o in presenza. Un sistema di questo tipo permette di sapere dove si trovano le persone in tempo reale e di attivare rapidamente le misure necessarie in caso di emergenza.

7. Garantire una comunicazione bidirezionale efficace

Assicurati che l’organizzazione disponga di un sistema di comunicazione bidirezionale solido e reattivo, accessibile tramite SMS, email o un’app dedicata. I dipendenti devono poter segnalare la propria posizione, ricevere aggiornamenti tempestivi in caso di emergenza e richiedere supporto immediato, ovunque si trovino.

8. Integrare Servizi di Assistenza Medica Internazionale

È fondamentale collaborare con un provider di Assistenza Medica Internazionale per offrire ai dipendenti in trasferta l’accesso immediato a supporto sanitario ovunque si trovino. Questi servizi possono includere assistenza per il rimpatrio, consulenze tramite telemedicina e il coordinamento delle risposte in caso di emergenze.

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9. Coltivare una cultura del Duty of Care

Promuovi una cultura aziendale attenta alla sicurezza e al benessere, formando i dipendenti sulla gestione dei rischi in viaggio, la sicurezza personale e la preparazione alle emergenze. Organizza percorsi formativi regolari, adattati ai diversi ruoli e ai livelli di esposizione al rischio, per assicurarti che tutti si sentano informati, protetti e responsabilizzati.

10. Migliorare la Comunicazione di Crisi con Avvisi Automatici

Definisci modelli di comunicazione chiari e standardizzati da utilizzare in situazioni di emergenza, così da garantire messaggi efficaci, tempestivi e facilmente comprensibili. L’utilizzo di avvisi automatici consente di diffondere rapidamente informazioni critiche, evitando fraintendimenti o allarmismi inutili.

Integrando strumenti digitali avanzati e le migliori pratiche all’interno della tua strategia di duty of care, la tua organizzazione potrà gestire i rischi in modo proattivo, aumentare la sicurezza dei dipendenti e migliorare l’efficacia della risposta nelle situazioni di crisi.

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