Come un’app di spend management può trasformare il controllo delle note spese aziendali

Gestire le note spese aziendali in modo semplice e preciso, ovunque ci si trovi, non è più un’opzione: è una necessità. Che si tratti di conservare ricevute durante una trasferta, classificare correttamente le note spese o richiedere un rimborso, i metodi tradizionali mostrano ormai tutti i loro limiti. Ricevute cartacee, fogli Excel e report compilati manualmente rallentano i processi, aumentano il rischio di errore e complicano il lavoro di chi deve controllare e approvare.

Serve un approccio mobile-first, progettato per semplificare e rendere più efficiente il controllo delle note spese: una soluzione mobile spend management come SAP Concur.

Il valore strategico del mobile spend management

Durante un viaggio di lavoro, affidarsi a ricevute cartacee e alla gestione manuale significa esporsi a inefficienze e smarrimenti. Capita spesso che le ricevute si rovinino, vadano perse o non vengano presentate nei tempi previsti. Il risultato? Ritardi nei rimborsi, errori nei report e richieste non conformi alle policy aziendali.

Un software mobile spend management consente ai dipendenti di registrare e inviare le spese direttamente al momento dell’acquisto o mentre sono in mobilità, trasformando radicalmente il processo.

Tra i principali vantaggi:

• acquisizione e classificazione immediata delle note spese

• sincronizzazione in tempo reale con sistemi finanziari cloud

• accelerazione delle prenotazioni di viaggio, delle approvazioni e dei rimborsi

• maggiore visibilità sui trend di spesa e sul rispetto delle policy

Eliminando i passaggi manuali, l’azienda diventa più agile, riduce il carico operativo sui team Finance e garantisce maggiore conformità normativa.

I benefici concreti di un’app di spend management

L’adozione di un’app dedicata ha un impatto diretto su precisione, efficienza e controllo lungo l’intero ciclo di vita della spesa.

Acquisizione immediata delle ricevute

Scattare una foto e caricarla in pochi secondi significa ridurre drasticamente il rischio di smarrimento. Che si tratti di una colazione con un cliente o del rifornimento durante una trasferta, le ricevute vengono archiviate in modo sicuro nel cloud e restano sempre disponibili.

Categorizzazione automatica

ExpenseIt, funzionalità di Concur Expense, utilizza tecnologie come OCR, machine learning e GenAI per leggere le ricevute, identificare la tipologia di spesa e assegnarla automaticamente alla categoria corretta. Questo riduce gli errori di inserimento, migliora l’accuratezza dei dati e semplifica audit e adempimenti fiscali.

Archiviazione cloud e integrazione

Ricevute, fatture e note chilometriche vengono salvate e rese accessibili su più dispositivi. L’integrazione con sistemi ERP e piattaforme contabili garantisce un flusso continuo, eliminando la necessità di reinserire manualmente i dati o caricare fogli di calcolo.

Rimborsi più veloci

Le note spese possono essere inviate direttamente dall’app e approvate in mobilità dai responsabili. Questo riduce i tempi di attesa e snellisce il processo autorizzativo.

Compliance integrata

Strumenti basati sull’intelligenza artificiale, come Concur Detect by Oversight, verificano automaticamente la conformità delle note spese rispetto alle policy aziendali, segnalando anomalie prima che diventino criticità. Il risultato è una significativa riduzione delle spese non conformi e un maggiore controllo su possibili frodi.

Più produttività per travel manager e team Finance

Secondo il SAP Concur 6th Annual Global Travel Managers Research Report, quasi un terzo dei travel manager dichiara che la mancanza di accesso ai dati T&E limita la loro efficacia. Un sistema mobile e integrato consente di accedere ai dati in tempo reale, ridurre le frizioni operative e migliorare la produttività complessiva.

L'app mobile SAP Concur

Le soluzioni SAP Concur per il mobile spend management combinano automazione, integrazione dei sistemi, intelligenza artificiale e un’esperienza utente intuitiva per garantire controllo e visibilità, ovunque si lavori.

Tra le funzionalità principali:

• prenotazione delle trasferte con Concur Travel e Concur TripLink

• flussi di approvazione in mobilità

• acquisizione intelligente delle ricevute con abbinamento automatico alle transazioni

• tracciamento chilometrico tramite GPS e calcolo automatico dei rimborsi

• integrazione con carte di credito aziendali

• alert di audit basati su AI per ridurre il rischio di non conformità

Perché il mobile spend management fa la differenza

Semplificare la gestione delle note spese significa ottenere benefici misurabili a livello organizzativo.

Risparmio di tempo

Automatizzare l’acquisizione delle ricevute e ottimizzare la reportistica riduce in modo significativo il tempo dedicato alle attività amministrative, permettendo alle persone di concentrarsi su attività a maggiore valore. 

Riduzione del rischio e maggiore conformità

Controlli integrati e policy applicate automaticamente evitano classificazioni errate, violazioni e ritardi nei rimborsi.

Maggiore visibilità finanziaria

L’accesso a dati in tempo reale consente di analizzare i comportamenti di spesa, individuare inefficienze e identificare opportunità di risparmio. 

Più efficienza, maggiore soddisfazione

Processi di rimborso più rapidi migliorano l’esperienza dei dipendenti e riducono uno dei principali elementi di frizione nelle trasferte.

Un’app moderna per il lavoro contemporaneo

Il lavoro è sempre più distribuito e dinamico. Serve uno strumento capace di accompagnare questa evoluzione. L’app mobile SAP Concur consente di semplificare, automatizzare e mantenere il controllo su ogni euro speso, ovunque si operi.

Dalla gestione intelligente delle ricevute alla visibilità in tempo reale, fino al rafforzamento della compliance e della soddisfazione interna, il mobile spend management rappresenta un passo decisivo verso una gestione più strategica, veloce e consapevole delle spese aziendali.