Indennità di trasferta: cos'è e come funziona?

Le indennità di viaggio possono essere un metodo efficace per gestire le spese di viaggio dei dipendenti e contenere i costi per l'azienda.

Quando i dipendenti viaggiano per motivi di lavoro, ci sono numerosi costi da considerare, come hotel, taxi o servizi di ride-sharing. L'utilizzo di un'indennità di viaggio permette ai viaggiatori di avere maggiore flessibilità e controllo, aumentando nel contempo la conformità alle normative fiscali.

Cosa sono le indennità di viaggio?

Un'indennità di viaggio è una somma pagata dal datore di lavoro ai dipendenti per coprire le spese sostenute durante i viaggi di lavoro. Oltre a coprire il pernottamento e il trasporto, le indennità di viaggio possono essere utilizzate per pagare voli, pasti e altre spese legate al viaggio di lavoro. Si tratta di una forma di compensazione per i viaggi aziendali, che può essere fornita sia prima che dopo il completamento del viaggio.

Gestire la compensazione per i viaggi di lavoro può risultare complesso. La modalità con cui le aziende gestiscono le indennità di viaggio sta cambiando, poiché i responsabili cercano soluzioni per semplificare la gestione sia per i viaggiatori che per l'azienda.

La tecnologia sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono tutti gli aspetti del viaggio aziendale, inclusa la creazione e la gestione delle indennità di viaggio.

Tipologie di indennità di viaggio

Esistono diverse tipologie di indennità di viaggio, che possono essere erogate in anticipo o in base a un piano di rimborso.

Ecco alcune delle più comuni:

Indennità di viaggio fissa

Un'indennità di viaggio fissa è un importo stabilito che viene offerto al dipendente, indipendentemente dal livello delle spese sostenute. Il dipendente è responsabile della gestione delle proprie spese di viaggio e può decidere come utilizzare l'importo per soddisfare le proprie esigenze. È spesso utilizzata per viaggi brevi o da parte di dipendenti che viaggiano poco.

Con un'indennità fissa, se il dipendente spende meno dell'importo allocato, può trattenere la differenza. Se spende di più, dovrà coprire la differenza. Le aziende che utilizzano indennità fisse dovrebbero collaborare con un consulente fiscale per comprendere le implicazioni di questa pratica.

Indennità giornaliera

Chiamata anche "per diem", un'indennità giornaliera viene erogata per ogni giorno di viaggio e può essere utilizzata per il pernottamento, i trasporti, i pasti e altre spese. Solitamente, il viaggiatore riconcilia l'indennità giornaliera presentando un report delle spese e le relative ricevute. Se le spese eccedono l'importo dell'indennità, verranno rimborsate, mentre l'importo non speso dovrà essere restituito.

Rimborso delle spese di viaggio

Questo tipo di indennità richiede che il dipendente presenti le ricevute per le spese effettivamente sostenute, che verranno poi rimborsate. Sebbene questo processo possa essere lungo e impegnativo, oggi esistono tecnologie che semplificano questa gestione.

Indennità per chilometraggio

L'indennità per chilometraggio viene erogata quando i dipendenti utilizzano il proprio veicolo per motivi di lavoro. Viene calcolata in base ai chilometri percorsi e, grazie alla tecnologia, il monitoraggio e il rimborso sono diventati più precisi e facili da gestire.

Metodi per calcolare le indennità di viaggio

Quando si utilizzano le indennità di viaggio come parte di un programma aziendale, un aspetto importante è capire come vengono calcolate.

Il calcolo spesso deve considerare la distanza percorsa e il tempo impiegato nel viaggio. Ecco un esempio di calcolo:

Luogo e giorni di viaggio

Innanzitutto, è necessario determinare la posizione del viaggiatore a mezzanotte di ogni giorno di viaggio. Un giorno di viaggio è definito come un periodo di 24 ore durante il quale il dipendente svolge attività lavorativa mentre è in viaggio.

Il giorno di viaggio termina quando inizia il giorno successivo o quando il dipendente torna a casa dal viaggio di lavoro. Ad esempio, se un dipendente parte per un viaggio alle 16:00, il primo giorno di viaggio va dalle 16:00 di quel giorno alle 16:00 del giorno successivo.

Pernottamento

Le indennità per il pernottamento sono fornite in base al fatto che il dipendente pernotti in una sistemazione diversa dalla propria casa. Generalmente, queste indennità dipendono dalla località e dalle tariffe per le varie categorie di hotel, in linea con le preferenze aziendali per il livello degli hotel consentito.

A differenza di altre categorie, il pernottamento viene generalmente deciso in modo "binario": il dipendente è o non è autorizzato a ricevere l'indennità, in base alle circostanze del viaggio.

Pasti

Simile al pernottamento, le indennità per i pasti sono di solito calcolate in base ai costi medi dei pasti nelle diverse località, con l'assunzione che un viaggiatore consumi tre pasti al giorno.

Le indennità per i pasti generalmente coprono sia i pasti che eventuali spese accessorie, come gli spuntini. A volte vengono proporzionate in base al tempo in cui il viaggiatore è effettivamente in viaggio durante la giornata.

L'importo può anche essere ridotto se i pasti sono forniti come parte del viaggio, come nel caso di una conferenza o di un biglietto per i trasporti.

Gestire le indennità di viaggio

La gestione delle indennità di viaggio può essere complessa.

Ecco alcuni consigli per implementare e gestire efficacemente un programma:

• Sviluppare una policy chiara. I viaggiatori devono comprendere a fondo le specifiche del programma di viaggio e come vengono utilizzate le indennità. La policy deve spiegare, ad esempio, quali spese sono ammesse e come vengono calcolate le indennità. La trasparenza è fondamentale per garantire che tutti i dipendenti comprendano come vengono gestite le spese di viaggio. 
• Considerare le spese accessorie. I viaggiatori aziendali devono affrontare molteplici complessità. Una buona policy deve coprire anche costi extra come parcheggio, carburante, mance, lavanderia, stampa, internet e check-in dei bagagli.
• Analizzare i dati. È importante avere un sistema che raccolga e analizzi i dati sui viaggi, per identificare tendenze, spostamenti e difficoltà. Con una visibilità completa sul programma di viaggio, l'azienda può prendere decisioni tempestive e informate.

Sviluppare policy e linee guida per le indennità di viaggio

Se la tua azienda vuole creare una policy sulle indennità di viaggio, da dove può iniziare?

La policy dovrebbe essere parte di una più ampia policy di viaggio, che consideri i seguenti aspetti:

• Ambito. Quali aspetti dei viaggi aziendali saranno trattati dalla policy?
• Copertura. Cosa copre la policy, come voli, pernottamenti, pasti, trasporti a terra e spese accessorie?
• Tipi di rimborso. La tua azienda utilizzerà indennità di viaggio e, se sì, di quale tipo?
• Partecipazione. Come vengono definite le policy? Coinvolgi Risorse Umane, Finanza e i dipartimenti che viaggiano più frequentemente.
• Sicurezza. La policy deve garantire la protezione dei dipendenti mentre sono in viaggio.
• Rendicontazione delle spese. Sviluppa strumenti per la rendicontazione delle spese, con attenzione alla scalabilità e all'integrazione tecnologica.

Avanzamenti tecnologici nella gestione delle indennità di viaggio

La tecnologia sta cambiando il modo in cui le aziende gestiscono i viaggi aziendali. Oggi sono disponibili piattaforme potenti che integrano policy di viaggio, prenotazioni, gestione degli itinerari e raccolta di dati.

I dipendenti devono avere accesso a strumenti facili da usare, che consentano di registrare le spese, riconciliare le indennità, generare report e semplificare le approvazioni.

Le soluzioni SAP Concur offrono un sistema integrato per la gestione dei viaggi, delle spese e delle fatture. Con SAP Concur, le aziende possono prenotare viaggi, gestire le spese, integrarsi con i sistemi aziendali e molto altro.

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