Ridurre i rischi e migliorare la conformità nella gestione delle note spese con Concur Detect by Oversight

Oggi le organizzazioni affrontano una sfida costante: mantenere il controllo e la conformità delle note spese, riducendo al tempo stesso errori, sprechi e frodi. 

I controlli manuali sono lenti, soggetti a errore umano e incapaci di individuare i comportamenti anomali dei dipendenti. Per rispondere a queste esigenze nasce Concur Detect by Oversight, la soluzione SAP Concur che sfrutta l’intelligenza artificiale e il machine learning per automatizzare i controlli e migliorare la visibilità e la conformità delle note spese.

Ridurre i rischi e migliorare la conformità nella gestione della spesa

Scopri come Concur Detect by Oversight esamina e analizza automaticamente le note spese prima e dopo il pagamento per identificare potenziali errori, sprechi, frodi e modelli di utilizzo improprio che potrebbero essere estremamente difficili da individuare.

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I limiti dei controlli manuali

Le attività di audit manuale richiedono risorse significative e comportano inevitabili limiti: difficoltà linguistiche per le aziende internazionali, analisi focalizzate sulle singole transazioni e non sui comportamenti, tempi lunghi per la verifica dei fornitori e la validazione delle ricevute. Inoltre, distinguere tra violazioni accidentali e intenzionali è spesso soggettivo. Anche l’adozione di strumenti che analizzano le note spese solo dopo il rimborso non risolve completamente il problema del rischio umano e della mancanza di contesto.

L’automazione intelligente dei controlli

Concur Detect by Oversight si integra con Concur Expense per analizzare automaticamente le note spese prima e dopo il pagamento. Grazie all’intelligenza artificiale e al machine learning, la soluzione verifica ogni report in base alle policy aziendali e individua errori, sprechi, frodi e modelli di utilizzo improprio che spesso sfuggono ai controlli manuali.

L’analisi delle transazioni consente di evidenziare i potenziali rischi e valutarne la gravità, permettendo agli auditor di intervenire tempestivamente prima del rimborso. Dopo il pagamento, Concur Detect by Oversight continua ad analizzare i comportamenti per identificare eventuali anomalie e supportare la formazione dei dipendenti su pratiche di conformità più efficaci.

Una visione completa e multilivello

Concur Detect by Oversight adotta un approccio multilivello alla gestione delle note spese che comprende:

• Audit pre-pagamento, per individuare le spese non conformi prima del rimborso;
   
• Audit post-pagamento, per analizzare tendenze, comportamenti e benchmark;
   
• Regole di validazione basate su AI e machine learning, per garantire verifiche accurate e automatizzate.
   

La soluzione permette di accedere a dati finora inutilizzati, rivelare schemi di comportamento nascosti e tracciare violazioni o eccezioni. È possibile identificare i dipendenti che incorrono nelle irregolarità, visualizzare l’andamento delle note spese nel tempo e assegnare a ogni voce un punteggio di rischio basato sull’impatto economico.

Un supporto concreto per gli auditor

Le note spese vengono inviate tramite Concur Expense e analizzate in Concur Detect by Oversight. Gli auditor visualizzano le eccezioni in un’interfaccia dedicata e possono concentrarsi sulle transazioni più rilevanti. Hanno la possibilità di rimandare il report al dipendente per le correzioni o approvarlo per il normale iter di validazione.

Concur Detect by Oversight aumenta il valore degli audit indirizzando l’attenzione umana verso i casi a più alto rischio e riducendo l’onere dei controlli manuali. Pur avendo un’interfaccia in inglese, la soluzione è in grado di leggere e interpretare ricevute in molte altre lingue.

Riduzione del rischio e maggiore conformità

Concur Detect by Oversight semplifica il monitoraggio automatizzando la rilevazione di errori e comportamenti scorretti, sia prima che dopo il rimborso. Le sue funzionalità permettono di ridurre i rischi lungo l’intero ciclo di approvazione delle note spese, migliorare la conformità e ottimizzare il lavoro dei revisori.

L’approvazione automatica delle note spese conformi accelera i rimborsi e migliora l’esperienza dei dipendenti, mentre l’analisi dei comportamenti passati aiuta a distinguere gli errori accidentali dalle frodi intenzionali. Questo garantisce maggiore sicurezza, accuratezza e fiducia nei processi decisionali.

Conclusione

Concur Detect by Oversight consente di ottimizzare il controllo delle note spese, ridurre il rischio e migliorare la conformità, trasformando il processo di revisione in un’attività intelligente e proattiva. Grazie all’intelligenza artificiale e al machine learning, offre una visione completa e dinamica delle note spese, rendendo i controlli più efficaci e supportando i team finanziari nel prendere decisioni più rapide e informate.