Che cos’è la prevenzione delle frodi?

La prevenzione delle frodi non può essere trattata come un semplice adempimento burocratico. Per essere efficace, deve andare oltre la conformità formale e basarsi su strategie proattive volte a identificare e ridurre concretamente i rischi di frode.

Molte organizzazioni non dispongono di policy e procedure adeguate, spesso perché ripongono troppa fiducia nei propri dipendenti o perché non hanno ancora affrontato episodi di frode significativi. Tuttavia, in molti casi, le frodi sono già presenti ma non vengono individuate.

Come superare l’incertezza in materia di frodi ed essere pronti per il futuro

Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), un’organizzazione perde in media circa il 5% dei propri ricavi annuali a causa di frodi. 

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Che cosa si intende per protezione e prevenzione delle frodi

La protezione e prevenzione delle frodi riguarda l’insieme di policy, procedure e controlli messi in atto per evitare che si verifichino episodi di frode.

Pur non esistendo un sistema infallibile in grado di eliminarle completamente, è possibile adottare misure efficaci per ridurre il rischio e limitarne l’impatto. Concentrandosi sulle tipologie di frode più comuni, un’organizzazione può rafforzare le proprie difese e ridurre la propria esposizione, proteggendo in modo più efficace il patrimonio, i dati e la reputazione aziendale.

Come funziona la prevenzione delle frodi

Una prevenzione efficace delle frodi si basa su un approccio proattivo e globale. Una strategia completa prevede l’analisi e l’individuazione dei potenziali rischi, la definizione di procedure interne solide e ben strutturate, l’uso di tecnologie avanzate per monitorare e segnalare attività sospette, oltre a programmi di formazione e sensibilizzazione del personale.

Il confronto costante dei dati con i parametri e le policy aziendali consente di rilevare rapidamente eventuali anomalie e di intervenire tempestivamente, riducendo così la probabilità e l’impatto di comportamenti fraudolenti.

I vantaggi della protezione contro le frodi

L’implementazione di efficaci strategie di prevenzione delle frodi offre numerosi benefici per l’organizzazione, tra cui:

• Protezione finanziaria: riduzione delle perdite economiche dovute ad attività fraudolente.

• Maggiore efficienza operativa: ottimizzazione dei processi interni e riduzione delle interruzioni causate da episodi di frode.

• Conformità normativa: garanzia del rispetto delle leggi e dei regolamenti di settore in materia di prevenzione delle frodi.

• Tutela della reputazione: mantenimento della fiducia di clienti, partner e stakeholder, proteggendo l’immagine e il brand aziendale.

• Vantaggio competitivo: dimostrazione di un solido impegno verso l’etica, la trasparenza e una gestione responsabile dei rischi.

Un programma efficace di protezione dalle frodi contribuisce inoltre a rafforzare la cultura della conformità e a prevenire le frodi interne, fungendo da deterrente contro comportamenti scorretti.

Tipologie di strategie per la prevenzione delle frodi

Esistono diverse strategie di prevenzione delle frodi, ognuna progettata per affrontare specifici rischi e modalità di illecito. Tuttavia, queste strategie risultano più efficaci quando vengono adottate in modo integrato, all’interno di un approccio globale e strutturato volto a contrastare in maniera sistematica ogni forma di frode.

Prevenzione delle frodi interne: valutazione dei rischi a livello aziendale 

La valutazione dei rischi a livello aziendale è un processo che analizza i potenziali rischi specifici della tua organizzazione, valutando il grado di esposizione alle attività fraudolente più frequenti nel tuo settore. Questo tipo di analisi fornisce una visione concreta delle aree di vulnerabilità e definisce una roadmap chiara per gli interventi di miglioramento.

Un approccio olistico alla valutazione del rischio di frode può essere applicato all’intera azienda oppure suddiviso per unità operative, reparti o funzioni, in base ai diversi livelli di rischio. Per ottenere una visione completa, è importante considerare sia i rischi interni che quelli esterni, analizzando tutti i processi aziendali. Attraverso questo processo è possibile individuare le aree che richiedono maggiore attenzione e stabilire le priorità di intervento.

Se non si sa da dove iniziare, può essere utile sapere che circa la metà dei casi di frode segnalati si concentra in quattro reparti aziendali principali:

• Operazioni: 15%

• Contabilità: 12%

• Direzione o alta dirigenza: 11%

• Vendite: 11%

Le valutazioni del rischio dovrebbero essere eseguite periodicamente, in particolare nelle aree più esposte, durante il lancio di nuovi prodotti o in presenza di modifiche significative nei processi o nei controlli interni. È inoltre consigliabile effettuare verifiche a campione sulle transazioni finanziarie, come le note spese o i rimborsi, basandosi su percentuali, soglie economiche o categorie di spesa specifiche.

Infine, come parte della valutazione, può essere utile confrontare il livello di rischio della propria organizzazione con quello di altre aziende simili, così da valutare l’efficacia delle proprie misure di prevenzione e individuare eventuali aree di miglioramento.

Sviluppo di policy e procedure

I controlli interni costituiscono un pilastro fondamentale delle strategie di prevenzione delle frodi. Per essere realmente efficaci, le policy aziendali devono includere regole e processi chiari che rafforzino la trasparenza e la responsabilità all’interno dell’organizzazione. Tra le aree più importanti da considerare vi sono:

1. Separazione delle mansioni 

Suddividere compiti e responsabilità tra più persone è essenziale per evitare che un singolo individuo possa controllare un intero processo.
Ad esempio, si può prevedere che gli acquisti superiori a una determinata soglia richiedano un’approvazione preventiva, mentre il team amministrativo o contabile deve verificare la ricezione dei beni o dei servizi prima di autorizzare il pagamento e registrarlo nel sistema.

2. Controlli di autorizzazione 

Ogni transazione dovrebbe essere soggetta a livelli adeguati di revisione e approvazione.
L’uso di tecnologie digitali può semplificare questo processo: impostando controlli di autorizzazione automatizzati in base alle policy aziendali, i sistemi possono segnalare in tempo reale eventuali spese non conformi.
È inoltre possibile automatizzare i flussi di approvazione, su uno o più livelli, per garantire maggiore sicurezza e tracciabilità.

3. Riconciliazione e monitoraggio 

Il monitoraggio costante e la riconciliazione periodica delle transazioni, dei conti e delle giacenze di magazzino sono strumenti chiave per prevenire irregolarità e frodi.
Tra le attività consigliate:

• conteggi fisici dell’inventario

• confronto tra le presenze dei dipendenti e i registri delle paghe

• riconciliazione dei pagamenti per individuare transazioni non autorizzate o duplicate

Una gestione rigorosa delle policy di conformità e dei controlli può ridurre significativamente l’esposizione a frodi sulle note spese, tra cui:

• Spese riclassificate: il 65% dei viaggiatori d’affari ha ammesso di aver presentato spese personali come spese aziendali.

• Note spese false: presentazione di fatture o ricevute falsificate o modificate digitalmente con importi gonfiati.

• Rimborsi gonfiati: acquisto di beni poi restituiti, pur avendo già richiesto il rimborso.

• Richieste multiple: presentazione ripetuta della stessa spesa nel corso dell’anno, confidando che non venga rilevata.

Monitoraggio e audit automatizzati

Il monitoraggio continuo delle transazioni finanziarie, delle attività dei dipendenti e dei processi interni rappresenta uno degli strumenti più efficaci per prevenire e individuare tempestivamente eventuali frodi.
Grazie a soluzioni automatizzate, è possibile rilevare segnali di rischio o anomalie operative che richiedono ulteriori analisi e verifiche mirate.

Esempi di monitoraggio e audit automatizzati:

• Analisi dei dati (Data Analytics): consente di controllare note spese, paghe e contabilità fornitori per individuare duplicazioni, incongruenze o spese non conformi alle policy aziendali.

• Analisi del comportamento degli utenti (User Behavior Analytics): permette di intercettare schemi di comportamento anomali, come accessi non autorizzati o tentativi di eludere i controlli di sicurezza.

• Audit continuo dei processi a rischio: prevede la verifica costante di operazioni sensibili, come bonifici, acquisti, pagamenti e gestione dell’inventario, per individuare tempestivamente irregolarità.

• Report di eccezione (Exception Reporting): genera automaticamente segnalazioni per transazioni o note spese che superano soglie predefinite o violano le regole aziendali.

L’adozione di sistemi di monitoraggio in tempo reale su tutte le transazioni consente di identificare immediatamente comportamenti sospetti, riducendo il rischio di frode e garantendo una maggiore trasparenza e sicurezza nei processi aziendali.

Formazione sulla consapevolezza delle frodi

Il 43% dei casi di frode viene scoperto grazie a segnalazioni interne, e circa la metà di queste proviene dai dipendenti. È quindi fondamentale che il personale sappia cosa si intende per frode e quali segnali di allarme riconoscere.

Un programma efficace di formazione sulla consapevolezza delle frodi dovrebbe spiegare le principali tipologie di frode, come individuare comportamenti sospetti e quali procedure seguire per segnalare possibili episodi fraudolenti.

L’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) raccomanda inoltre di approfondire i tre elementi del Triangolo della Frode (Fraud Triangle):

• Opportunità: assenza di monitoraggio, controlli o misure disciplinari adeguate.

• Giustificazioni: motivazioni personali che spingono un dipendente a commettere una frode.

• Pressione: fattori esterni, come obiettivi, problemi economici o stress, che possono indurre un individuo a comportarsi in modo illecito.

La conoscenza di questi elementi aiuta i dipendenti a individuare con maggiore consapevolezza i segnali di rischio e a prestare attenzione a situazioni che potrebbero richiedere ulteriori verifiche.

Prevenzione delle frodi esterne: soluzioni di cybersecurity

Nel mondo aziendale odierno, altamente interconnesso e digitalizzato, la sicurezza informatica è diventata un elemento imprescindibile. Con l’aumento delle attività online e l’utilizzo di servizi cloud di terze parti, è essenziale adottare solide misure di cybersicurezza per proteggere i dati sensibili e le risorse critiche dell’organizzazione.

La prevenzione delle violazioni dei dati che possono causare la divulgazione non autorizzata di informazioni o il furto d’identità si fonda sull’applicazione dei principi fondamentali della sicurezza informatica, tra cui:

• Governance dei dati

• Gestione del rischio

• Conformità normativa

• Formazione e sensibilizzazione del personale

• Gestione degli incidenti di sicurezza

• Controlli tecnici e tecnologici

Oltre a queste misure, le imprese devono implementare sistemi interni dedicati alla prevenzione delle frodi online, capaci di rilevare e contrastare attività come la frode con carta di credito, la frode nei pagamenti elettronici e il furto d’identità.

Prevenzione delle frodi e conformità efficaci

La frode e la non conformità non compromettono solo i risultati economici di un’azienda, ma incidono anche sul benessere dei dipendenti incaricati di garantire la correttezza e la trasparenza delle spese.
Implementando strumenti digitali automatizzati e integrati, è possibile potenziare la capacità di rilevare e prevenire le frodi, semplificando al tempo stesso i processi di controllo e conformità.

SAP Concur è il brand leader a livello mondiale nella gestione dei viaggi, delle note spese e delle fatture. Grazie all’integrazione dei dati in tempo reale e all’utilizzo dell’intelligenza artificiale per l’analisi delle transazioni, le aziende possono ottenere una maggiore visibilità sui flussi di spesa, rafforzare la conformità alle policy interne e ridurre in modo significativo il rischio di frode.

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