Gestione di viaggi e note spese: come il procurement può migliorare l’efficienza dei costi

In un contesto caratterizzato da pressione sui budget, inflazione e crescente attenzione al rispetto delle policy, il ruolo del procurement sta diventando sempre più strategico. Tra le aree sulle quali concentrare l’attenzione rientra anche la gestione di viaggi e note spese (T&E).

In molte aziende, questa categoria è stata tradizionalmente affidata ai responsabili finanziari o ai travel manager. Tuttavia, la presenza di sistemi frammentati, spese poco visibili e lacune nella conformità possono rendere la gestione T&E più rischiosa e meno efficiente.

Per il procurement, occuparsi di viaggi e note spese non significa semplicemente acquistare trasferte o negoziare contratti, ma ripensare il modo in cui l’azienda controlla i costi, applica le regole e ottiene visibilità sulla spesa.

Il 74% dei leader del procurement indica infatti il risparmio sui costi come la priorità principale in uno scenario di inflazione e incertezza economica. Allo stesso tempo, il 43% considera la presenza di sistemi separati il principale ostacolo all’efficienza e alla capacità di ricavare insight.

Perché la gestione T&E è una sfida per il procurement

Viaggi e note spese potrebbero non rappresentare la categoria di spesa più consistente di un’azienda, ma sono certamente tra quelle più frammentate e più difficili da controllare.

Tra queste possono nascondersi numerose inefficienze:

• prenotazioni occasionali non conformi alle policy o alle tariffe negoziate;
• spese minori inserite nelle note spese e non monitorate dal procurement;
• doppie fatturazioni o pagamenti tardivi;
• mancata applicazione delle policy, con conseguenti rischi di frode ed errore.

La complessità aumenta quando dati e processi rimangono isolati all’interno di sistemi diversi e non comunicanti. Il risultato è una visione incompleta della spesa, che rende difficile controllare ciò che accade e individuare le opportunità di miglioramento.

I costi nascosti di una strategia T&E non integrata

Quando la gestione di viaggi e note spese sfugge al controllo del procurement, i costi rischiano di crescere senza essere rilevati tempestivamente.

Sistemi isolati e attività manuali

Quando gli strumenti per le prenotazioni, le note spese e la contabilità non sono integrati, i team devono dedicare tempo al confronto manuale dei dati con il rischio di generare errori e incongruenze che possono causare:

• ritardi nei rimborsi;
• problemi di conformità;
• dati disordinati;
• insoddisfazione tra i dipendenti.

Il lavoro manuale non rallenta solamente i processi, ma riduce anche il tempo che il procurement potrebbe dedicare ad attività strategiche.

Perdita delle tariffe negoziate

Senza un monitoraggio in tempo reale delle prenotazioni e delle spese, diventa difficile verificare che i fornitori rispettino i termini concordati.

L’azienda rischia così di perdere gli sconti negoziati o di non individuare eventuali addebiti aggiuntivi. Il valore generato durante la negoziazione può quindi ridursi nella fase operativa.

Tail spend poco visibile

Forniture per l’ufficio, accessori tecnologici e altre spese di importo contenuto possono essere inseriti direttamente nelle note spese, senza passare attraverso i contratti e i controlli previsti.

Questo tail spend diventa difficile da controllare e analizzare. Di conseguenza, il procurement non dispone delle informazioni necessarie per capire dove si sta perdendo valore.

Policy difficili da applicare

Quando i dipendenti non comprendono le policy o non ricevono indicazioni durante il processo, la conformità può diminuire e i costi possono crescere.

Il team procurement rischia così di concentrarsi sull’applicazione delle regole dopo che una violazione è già avvenuta, invece di prevenire gli errori e favorire processi più efficienti.

Complessità tecnologica

Anche le integrazioni personalizzate tra sistemi differenti possono diventare un problema. Oltre a generare costi, possono risultare fragili, difficili da gestire e complesse da estendere su scala globale.

Le aziende che utilizzano un sistema T&E integrato registrano, al contrario, un aumento del 26% nella conformità alle policy e risparmi sui costi fino al 21%.

I vantaggi di una gestione integrata di viaggi e note spese

Assumere il controllo della spesa T&E significa andare oltre la semplice adozione di nuovi strumenti, trasformando il modo in cui il procurement gestisce questa categoria e genera valore per l’azienda.

Maggiore visibilità sulla spesa

Collegare i dati relativi a viaggi e note spese tra sistemi, team e aree geografiche consente di ottenere una visione completa della spesa e insight in tempo reale utili a individuare:

• dove avviene la spesa;
• dove si sta perdendo valore;
• quali informazioni utilizzare nelle negoziazioni;
• come formulare previsioni più solide;
• dove recuperare margine di manovra sul budget.

Il procurement può così passare dalle valutazioni basate su informazioni frammentate a una strategia supportata dai dati.

Conformità integrata nei processi

Le regole delle policy possono essere inserite direttamente nei flussi di prenotazione, approvazione delle note spese e gestione dei rimborsi.

In questo modo, i dipendenti ricevono indicazioni in tempo reale e possono correggere eventuali problemi prima di completare il processo, mentre il team finanziario non deve più intervenire solamente dopo che una violazione si è già verificata.

Il procurement può quindi guidare la governance senza rallentare il lavoro quotidiano.

Gestione più efficace dei fornitori di viaggio

Tracciare automaticamente tariffe, spese accessorie e qualità del servizio permette di aumentare la responsabilità dei fornitori. Il 51% dei leader del procurement considera infatti la responsabilità dei fornitori un elemento fondamentale per il controllo dei costi.

La disponibilità di dati consente inoltre di sostenere le strategie di negoziazione e costruire relazioni più trasparenti con i partner T&E.

Controllo del tail spend

L’utilizzo di AI e automazione negli strumenti di audit permette di segnalare le spese effettuate al di fuori delle categorie preferite o della copertura contrattuale.

In questo modo:

• gli acquisti non autorizzati vengono individuati;
• le perdite contrattuali possono essere contenute;
• una quota maggiore di spesa può essere gestita;
• non è necessario aumentare tempi e organico.

Il tail spend smette quindi di essere una componente nascosta all’interno delle note spese e può rientrare nella strategia complessiva del procurement.

Più tempo per le attività strategiche

Automatizzare il lavoro manuale a basso valore permette al procurement di concentrarsi maggiormente sulla gestione dei fornitori, sui temi ESG e sulla mitigazione dei rischi.

L’AI può segnalare le eccezioni e applicare le regole prima che si trasformino in problemi, riducendo la necessità di rincorrere report ed errori.

Il ruolo dell’AI nella gestione T&E

L’intelligenza artificiale può essere applicata lungo l’intero processo di gestione di viaggi e note spese, dalla scansione delle ricevute al rilevamento delle frodi, fino alle approvazioni pre-viaggio e al rispetto delle policy, individuando le problematiche di conformità prima che diventino più difficili da gestire. Può inoltre aiutare gli utenti a correggere immediatamente gli errori e fornire agli amministratori strumenti per rilevare perdite e migliorare il rispetto delle regole.

L’automazione non serve quindi solamente a velocizzare i processi. Contribuisce anche a ridurre i problemi, migliorare la conformità e rendere il sistema progressivamente più intelligente, senza aumentare il carico di lavoro del procurement.

SAP Concur per una gestione connessa di viaggi e note spese

Scegliere una soluzione T&E significa definire il modo in cui l’azienda gestirà spese e rischi.

Con SAP Concur, viaggi e note spese vengono riuniti all’interno di un’unica piattaforma connessa. Questo permette al procurement di aumentare la visibilità, individuare le perdite e dimostrare il proprio valore attraverso risultati legati al risparmio e al controllo.

La piattaforma è progettata per:

• operare in contesti differenti;
• adattarsi alla complessità aziendale;
• integrarsi con i sistemi esistenti;
• applicare l’AI nelle diverse fasi della gestione T&E.

Integrare il T&E nella strategia di procurement permette di trasformare una categoria frammentata e soggetta a rischi in una leva per migliorare il controllo, aumentare la conformità e generare risparmi misurabili.

Orientarsi tra viaggi e note spese: il ruolo del procurement

Scopri dove si celano rischi e opportunità, come rafforzare la conformità e trasformare il T&E da centro di costo a fonte di insight e valore strategico.

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