Perché scegliere SAP Concur per la gestione di viaggi e note spese?

Una soluzione per la gestione di viaggi e note spese può inizialmente rispondere alle esigenze dell’azienda, soprattutto quando consente di automatizzare processi prima svolti manualmente. Con il tempo, però, possono emergere nuovi limiti: policy più difficili da applicare, report che richiedono più tempo, supporto meno efficace e sistemi che diventano più onerosi da gestire. È in questi casi che le organizzazioni iniziano a valutare alternative capaci di offrire maggiore affidabilità, integrazione e scalabilità. 

Scopri, attraverso alcuni casi concreti, i 10 motivi per cui le aziende scelgono SAP Concur per la gestione di viaggi, note spese e fatture. 

1. Puntare sul valore a lungo termine, non solo sul prezzo iniziale

Quando si sceglie una soluzione per la gestione della spesa aziendale, un prezzo iniziale competitivo non è necessariamente l’unico elemento da considerare.

Una società del settore retail, ad esempio, dopo aver incontrato difficoltà con il servizio clienti e la flessibilità di integrazione della soluzione utilizzata, ha valutato diverse alternative. Nonostante un concorrente avesse proposto prezzi aggressivi e implementazioni personalizzate, l’azienda ha scelto SAP Concur sulla base di tre fattori: la reputazione e la presenza consolidata sul mercato, la tempestività dell’assistenza e un’esperienza utente intuitiva.
La priorità era affidarsi a una piattaforma collaudata per la gestione della spesa aziendale, guardando quindi oltre il solo costo iniziale.

2. Valutare i risparmi reali nella gestione dei viaggi

Anche le promesse di risparmio devono essere valutate sulla base del valore effettivamente generato.

SAP Concur si distingue grazie a una piattaforma unificata per viaggi e note spese, a un ecosistema più ampio di partner di viaggio, a una maggiore flessibilità di prenotazione, a prezzi trasparenti e a un servizio di assistenza ritenuto più valido.

Le aziende che hanno adottato SAP Concur registrano in media 77.600 dollari di tempo del personale risparmiato e 1,18 milioni di dollari di risparmi annuali legati ai viaggi.

3. Integrare i sistemi finanziari e supportare la crescita

Per i team Finance, la capacità di integrare sistemi e processi può diventare essenziale quando l'organizzazione cresce.

SAP Concur offre supporto ai diversi flussi finanziari, capacità di interpretare e abbinare fatture cartacee, PDF ed e-mail e un connettore preconfigurato per l’integrazione ERP, evitando il trasferimento dei dati tramite file flat.

4. Consolidare processi T&E frammentati

Acquisizioni e crescita aziendale possono portare alla convivenza di più sistemi, policy e processi.

È ciò che è accaduto a una società di servizi professionali che, dopo diverse acquisizioni, gestiva viaggi e note spese attraverso sistemi frammentati. Le ricevute erano difficili da monitorare, i team applicavano policy differenti e il reparto Finance non riusciva ad avere una visione chiara delle note spese.

SAP Concur si è distinta per la facilità di integrazione, la chiarezza delle dimostrazioni dei prodotti e l’approccio consulenziale durante la valutazione. La piattaforma ha permesso all’azienda di individuare una soluzione per consolidare i processi, applicare le policy in maniera coerente e migliorare la visibilità sulla spesa a livello organizzativo.

5. Scegliere una soluzione progettata per la gestione T&E su larga scala

Una società di servizi finanziari voleva sostituire il proprio sistema di gestione delle note spese basato su ERP e ha messo a confronto SAP Concur con un’altra soluzione già utilizzata internamente per gli acquisti. L’azienda ha individuato due elementi a favore di SAP Concur: la sua posizione di leader di mercato nella gestione di Travel & Expense e un modello tariffario maggiormente coerente con il modo in cui l’organizzazione gestiva la rendicontazione delle note spese.

6. Gestire viaggi e note spese come un unico processo

Viaggi e note spese possono essere gestiti in modo più efficiente quando fanno parte di un unico processo integrato. SAP Concur combina nativamente la gestione dei viaggi e delle note spese, mettendo a disposizione anche un ecosistema con collegamenti diretti a compagnie aeree, hotel, istituti bancari e operatori di mobilità condivisa, oltre a un modello di pricing risultato più competitivo rispetto all’alternativa valutata.

7. Ridurre le attività manuali e supportare la scalabilità

Ricevute cartacee, approvazioni manuali e processi di monitoraggio poco uniformi possono rallentare la gestione delle note spese e creare inefficienze. SAP Concur è una soluzione che permette di digitalizzare l’acquisizione delle ricevute, semplificare l’esperienza degli utenti e supportare le esigenze dell’organizzazione anche durante la crescita.

8. Aumentare controllo e visibilità sui viaggi di lavoro

Per le organizzazioni che gestiscono viaggi frequenti o internazionali, efficienza e visibilità assumono un ruolo ancora più importante.

Un istituto di istruzione superiore cercava una maggiore applicazione delle policy di viaggio e una migliore visibilità sul duty of care di docenti e personale. Aveva quindi bisogno di tracciare gli spostamenti dei viaggiatori, gestire le prenotazioni e collegare direttamente i dati di viaggio alle note spese.

SAP Concur ha offerto una piattaforma integrata per la prenotazione dei viaggi, un ecosistema di partner e contenuti che comprende vettori aerei, hotel e operatori di mobilità condivisa, oltre a strumenti per gestire policy, visibilità dei viaggiatori e spesa da un unico ambiente.

9. Unificare dati e reportistica T&E

La frammentazione non riguarda soltanto i processi: può coinvolgere anche i dati.

SAP Concur aiuta a centralizzare i dati relativi a viaggi e note spese, offrendo una visibilità end-to-end e riducendo la necessità di consolidare manualmente informazioni provenienti da sistemi diversi. Grazie a una reportistica più dettagliata, consente inoltre di monitorare con maggiore efficacia la conformità alle policy, l’utilizzo delle carte e il comportamento dei viaggiatori, facilitando l’accesso a insight più chiari per il management. 

10. Garantire un’integrazione ERP affidabile

Anche una soluzione apparentemente moderna può creare difficoltà quando l’integrazione con i sistemi aziendali non offre il livello di dettaglio necessario.

SAP Concur aiuta a integrare in modo affidabile i processi di spesa con i sistemi ERP, mettendo a disposizione dettagli a livello di transazione e flussi di lavoro strutturati per semplificare report e approvazioni. Questo consente di migliorare la trasparenza sui costi, ridurre la frammentazione dei processi e supportare il team Finance con una gestione più coerente e uniforme. 

Perché SAP Concur?

Scegliere SAP Concur significa adottare una soluzione pensata per offrire maggiore integrazione, affidabilità e scalabilità nella gestione di viaggi, note spese e contabilità fornitori. La piattaforma aiuta a centralizzare dati e processi, migliorare la visibilità sulla spesa, applicare le policy in modo più coerente e rendere più efficienti i flussi di lavoro, supportando al tempo stesso le esigenze dell’organizzazione nel lungo periodo. 

Perché passare a SAP Concur?

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