Crescita e Ottimizzazione
Joule e SAP Concur: come l'intelligenza artificiale trasforma la gestione di viaggi e spese
La gestione dei viaggi e delle spese aziendali sta attraversando una fase di trasformazione, guidata dall'evoluzione delle tecnologie di intelligenza artificiale. L'aumento dei costi, la crescente domanda di viaggi a livello globale e la necessità di rispettare policy aziendali in continua evoluzione rendono sempre più importante adottare soluzioni capaci di semplificare i processi e migliorare l'efficienza operativa.
In questo scenario, SAP Concur introduce nuove opportunità di automazione attraverso Joule, la soluzione di intelligenza artificiale di SAP basata su tecnologie avanzate di AI generativa e agentica.
Grazie a funzionalità progettate per anticipare le esigenze degli utenti, automatizzare le attività e supportare le decisioni, Joule punta a trasformare la gestione quotidiana di viaggi e note spese in un'esperienza più semplice, intuitiva e intelligente.
Cos'è Joule e come funziona con SAP Concur?
Joule è la soluzione di intelligenza artificiale di SAP che, integrata con le soluzioni SAP Concur, supporta le organizzazioni nella gestione dei viaggi e delle spese aziendali.
La sua evoluzione si basa sull'impiego dell'AI agentica, una tecnologia che va oltre la semplice generazione di suggerimenti o risposte, permettendo ai sistemi intelligenti di svolgere attività in modo autonomo e mirato.
A differenza delle funzionalità tradizionali, che richiedono agli utenti di intervenire direttamente nelle diverse fasi di un processo, gli agenti AI sono progettati per anticipare le necessità, coordinare le operazioni e automatizzare attività complesse.
Applicata alla gestione di viaggi e note spese, questa tecnologia può contribuire a:
- Ridurre le attività manuali, automatizzando operazioni ripetitive legate a prenotazioni e rendicontazione delle spese.
- Risparmiare tempo, semplificando i flussi di lavoro quotidiani.
- Migliorare la conformità alle policy aziendali, integrando regole e controlli nei processi.
- Ridurre gli errori, individuando informazioni mancanti o incongruenze prima dell'invio delle note spese.
- Offrire esperienze personalizzate, tenendo conto delle preferenze degli utenti e delle priorità aziendali.
Intelligenza artificiale e gestione delle spese: i punti di forza di Joule
L'integrazione di Joule con SAP Concur si basa su tre elementi fondamentali: esperienza nella gestione dei dati, utilizzo responsabile dell'intelligenza artificiale e innovazione continua.
1. Esperienza e conoscenza dei dati
Con oltre 30 anni di esperienza nel settore dei viaggi e delle note spese, SAP Concur mette a disposizione una conoscenza approfondita dei processi e delle esigenze aziendali.
Questa esperienza consente a Joule di offrire funzionalità e interazioni pertinenti e personalizzate, supportando gli utenti nelle attività quotidiane.
2. Un approccio responsabile all'intelligenza artificiale
La protezione dei dati rappresenta un elemento centrale nello sviluppo delle funzionalità AI di SAP Concur.
Joule è progettato secondo principi di AI responsabile, con l'obiettivo di garantire la riservatezza e la protezione delle informazioni aziendali; perciò, i dati degli utenti non vengono utilizzati per addestrare modelli esterni.
3. Innovazione continua e affidabile
Le funzionalità di intelligenza artificiale sviluppate da SAP Concur vengono testate e perfezionate continuamente per rispondere alle esigenze delle organizzazioni.
Dalla gestione dei budget al rispetto delle policy, fino alle complessità degli ambienti di lavoro ibridi, l'obiettivo è offrire strumenti capaci di adattarsi all'evoluzione dei processi aziendali.
Joule in azione: le funzionalità dell’AI per la gestione di viaggi e note spese
L'applicazione dell'intelligenza artificiale generativa e agentica alle soluzioni SAP Concur si traduce in funzionalità pensate per semplificare attività specifiche, dalla prenotazione dei viaggi alla gestione delle note spese.
Booking Agent: prenotazioni più semplici e conformi alle policy
Organizzare un viaggio di lavoro significa spesso trovare il giusto equilibrio tra preferenze individuali, disponibilità, costi e rispetto delle regole aziendali.
Il Booking Agent semplifica questo processo consentendo ai dipendenti di pianificare e prenotare i propri viaggi attraverso un'interfaccia di chat conversazionale.
Grazie all'intelligenza artificiale, l'agente genera itinerari personalizzati e conformi alle policy aziendali, integrando anche analisi della spesa per limitare il rischio di costi imprevisti al momento del rimborso.
AI-assisted trip changes: gestire le modifiche ai viaggi di lavoro
Un cambiamento di programma può richiedere numerose attività: modificare le prenotazioni, verificare le disponibilità, controllare le policy e valutare eventuali costi aggiuntivi.
Le funzionalità di AI-assisted trip changes sono progettate per semplificare la gestione di questi imprevisti.
Attraverso una richiesta in linguaggio naturale, come “Sposta il mio pernottamento a giovedì”, Joule potrà individuare le opzioni disponibili, aggiornare le prenotazioni di hotel e auto a noleggio quando necessario, verificare la conformità alle policy e fornire una stima dei costi associati alle modifiche.
L'obiettivo è ridurre il tempo dedicato agli aspetti logistici, permettendo ai viaggiatori di concentrarsi sulle proprie attività professionali.
Policy Navigator: risposte immediate sulle policy aziendali
Comprendere e applicare correttamente le policy di viaggio può essere complesso, soprattutto quando le informazioni sono distribuite in documenti articolati.
Policy Navigator permette agli utenti di ottenere risposte chiare e contestualizzate alle domande sulle regole aziendali, utilizzando come riferimento la documentazione interna. In questo modo, i dipendenti possono verificare più facilmente quali opzioni siano consentite, senza dover consultare manualmente documenti o rivolgersi all'assistenza.
Meeting Planning Agent: organizzare meeting e viaggi di gruppo
La pianificazione di meeting e incontri aziendali che coinvolgono partecipanti provenienti da località diverse può richiedere un notevole lavoro di coordinamento.
Il Meeting Planning Agent automatizza parte di queste attività, analizzando le località di partenza e le diverse alternative di viaggio per suggerire la città più conveniente e conforme alle regole aziendali in cui organizzare l'incontro.
Expense Automation Agent: automatizzare la creazione delle note spese
La compilazione delle note spese rappresenta un'attività che può richiedere tempo, soprattutto quando è necessario inserire manualmente numerose informazioni.
L'Expense Automation Agent è progettato per semplificare l'intero processo di creazione e gestione delle note spese.
Utilizzando informazioni contestuali e dati storici dell'utente, l'agente compila automaticamente diversi dettagli, tra cui i campi dell'intestazione della nota spese e i campi personalizzati delle singole voci. In questo modo, al termine di una trasferta, il dipendente può trovare la nota spese già predisposta, verificarne la correttezza e procedere con l'invio.
L'automazione permette quindi di ridurre le operazioni manuali e il tempo necessario alla rendicontazione.
Expense Report Validation Agent: ridurre gli errori nelle note spese
Informazioni incomplete, errori di compilazione e problemi di conformità possono rallentare l'approvazione delle note spese e generare attività aggiuntive per dipendenti e team Finance.
L'Expense Report Validation Agent interviene direttamente nel processo di compilazione, guidando gli utenti passo dopo passo prima dell'invio.
Quali vantaggi offre Joule ai team Finance e alle aziende?
L'integrazione dell'intelligenza artificiale nei processi di gestione dei viaggi e delle spese offre alle organizzazioni l'opportunità di affrontare alcune delle principali complessità operative.
Per i team Finance, le funzionalità di Joule possono rappresentare un supporto soprattutto nella riduzione degli errori, nel rispetto delle policy aziendali e nella semplificazione dei processi di rendicontazione. Inoltre, l'automazione della compilazione e della verifica delle note spese può contribuire a limitare le correzioni successive, riducendo le attività che rallentano approvazioni e rimborsi.
Allo stesso tempo, gli strumenti dedicati alla prenotazione e alla pianificazione dei viaggi aiutano le organizzazioni a tenere sotto controllo i costi e a favorire scelte coerenti con le regole aziendali.
Per i dipendenti, il principale vantaggio consiste invece nella possibilità di dedicare meno tempo alle attività amministrative e logistiche, grazie a strumenti capaci di supportarli direttamente nei flussi di lavoro.
Il futuro della gestione di viaggi e spese passa dall'AI agentica
L'evoluzione dell'intelligenza artificiale sta aprendo nuove possibilità per rendere la gestione dei viaggi e delle note spese sempre più automatizzata e intelligente.
Con Joule, SAP Concur punta a superare un modello basato prevalentemente sull'intervento manuale degli utenti, introducendo agenti AI capaci di supportare e svolgere attività specifiche, nel rispetto delle policy e delle priorità aziendali.
Dalla prenotazione dei viaggi alla pianificazione dei meeting, fino alla compilazione e alla validazione delle note spese, l'AI agentica rappresenta un'opportunità per semplificare i processi, migliorare l'efficienza e ridurre la complessità operativa.
Per le organizzazioni, significa poter contare su strumenti progettati per rendere la gestione di viaggi e spese più fluida, accurata e in linea con le esigenze del business.
Joule con le soluzioni SAP Concur
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