8 best practice per le policy di viaggio aziendali

Le policy aziendali in materia di viaggi devono tenere conto di alcune delle problematiche più complesse e importanti legate ai viaggi di lavoro. Se ben redatte, le policy aziendali sui viaggi forniscono sia ai dipendenti sia ai datori di lavoro chiarezza e risposte a domande e scenari comuni.

Sviluppare, rivedere e revisionare le policy aziendali sui viaggi è un processo continuo, che dovrebbe considerare molteplici prospettive ed esigenze e valutare i dati. Una policy sui viaggi aziendali per i dipendenti dovrebbe anche adattarsi ai mutevoli modelli di viaggio, alle esigenze dei dipendenti e alle considerazioni pratiche.

Cos'è una travel policy aziendale?

Una travel policy aziendale è un insieme di linee guida, regole e procedure che definiscono come i dipendenti possono organizzare, prenotare e gestire i viaggi di lavoro. L’obiettivo principale è garantire che ogni trasferta sia conforme agli obiettivi aziendali in termini di costi, sicurezza, produttività e trasparenza.

Perché una travel policy è importante

Una travel policy ben strutturata:

• Migliora il controllo sui costi di trasferta
   
• Aumenta la compliance e riduce i comportamenti non autorizzati
   
• Migliora la sicurezza e il benessere dei dipendenti in viaggio
   
• Supporta la semplificazione dei processi amministrativi
   
• Aiuta a ottenere dati strategici e reportistica per l’ottimizzazione del travel management

Elementi essenziali e struttura consigliata

Una travel policy efficace dovrebbe includere:

• Ambito di applicazione: a chi si rivolge e per quali tipologie di viaggio
   
• Prenotazioni: canali approvati, tempistiche, fornitori preferenziali
   
• Spese rimborsabili: cosa è ammesso e cosa no, con limiti di budget
   
• Note spese e rimborsi: modalità, tempi di presentazione e approvazione
   
• Duty of care: sicurezza, numeri di emergenza, assicurazioni
   
• Comportamenti attesi: norme di condotta, rappresentanza del brand
   
• Gestione dei rischi: piano d’azione per viaggi in aree ad alto rischio
   
• Processo di revisione: aggiornamenti e coinvolgimento degli stakeholder

Best practice per le policy di viaggio aziendali

Ecco uno sguardo più approfondito ad alcune delle best practice aziendali da considerare. Può aiutare la tua organizzazione a decidere cosa includere in una travel policy e nelle linee guida per i viaggi aziendali.

1. Coinvolgi i principali stakeholder

La tua policy di viaggio coinvolgerà quasi tutti i dipendenti e reparti all'interno dell'organizzazione. Coinvolgere i principali stakeholder, come risorse umane, contabilità, finanza e operations, garantisce che la policy tenga conto delle loro diverse prospettive e necessità. Anche i reparti che viaggiano frequentemente dovrebbero essere inclusi nelle discussioni.

Coinvolgere tutte le parti interessate principali facilita una collaborazione efficace e permette di affrontare con maggiore chiarezza gli aspetti più complessi o controversi della policy. Organizzare riunioni regolari tra gli stakeholder contribuisce a creare una policy completa e bilanciata, semplificando il processo di revisione e aggiornamento quando necessario.

2. Monitora le spese per la rendicontazione e l'analisi

La tua organizzazione ha bisogno di sistemi in grado di raccogliere, riportare e analizzare i dati relativi al programma di viaggi aziendali. Questi dati aiutano i leader a capire cosa funziona e cosa no all'interno del programma, fornendo approfondimenti utili per guidare eventuali revisioni della policy. Disporre degli strumenti e delle applicazioni adeguate fornisce a chi gestisce la policy le informazioni necessarie per prendere decisioni importanti. È fondamentale avere un sistema standardizzato per la gestione delle spese, al fine di evitare duplicazioni di dati e creare un processo di reportistica uniforme per tutti i dipendenti.

Una rendicontazione accurata delle spese aiuta a valutare il vero ritorno sull'investimento del programma di viaggi aziendali.

Durante lo sviluppo dei tuoi sistemi, valuta l'integrazione della policy con il software di gestione dei viaggi. Questo permette l'applicazione automatica di alcuni elementi della policy, facilita la conformità per dipendenti e manager e accelera i processi di approvazione e gestione.

3. Considera la soddisfazione dei dipendenti, concentrandoti in particolare sulla comunicazione

Per i dipendenti, una policy di viaggio aziendale può suscitare diverse emozioni, soprattutto quando i cambiamenti impongono modifiche nel modo in cui viaggiano per lavoro. Ad esempio, alcuni potrebbero preferire determinate catene alberghiere o compagnie aeree, e l’introduzione di fornitori obbligatori potrebbe generare insoddisfazione e creare malcontento.

È fondamentale comunicare regolarmente il processo attraverso il quale la policy viene sviluppata, valutata e modificata. Le preferenze di viaggio possono variare tra generazioni o reparti, e qualsiasi cambiamento può risultare problematico.

Ricorda di sottolineare l’importanza di una policy di viaggio aziendale, evidenziandone la necessità. La policy dovrebbe essere chiara e facilmente comprensibile, utilizzando sottotitoli, punti elenco, esempi e paragrafi brevi per migliorarne la leggibilità.

4. Fornisci risorse

Una buona policy di viaggio aziendale non si limita a elencare cosa fare e cosa evitare, ma può diventare una risorsa efficace a cui dipendenti e manager fanno riferimento. Tra le risorse da includere ci sono:

• Link alla tua piattaforma di gestione e prenotazione viaggi
• Moduli per la rendicontazione delle spese
• Copertura assicurativa di viaggio con un link al fornitore
• Elenchi degli acquisti consentiti e non consentiti
• Istruzioni su cosa fare in caso di emergenza
• Numeri di telefono chiave: risorse umane, finanza, ufficio viaggi aziendale (se applicabile)

5. Definisci policy chiare per le prenotazioni e i costi

La tua policy può risolvere molte aree ambigue legate ai viaggi aziendali. Assicurati che affronti i seguenti aspetti, che possono generare preoccupazione sia per i viaggiatori che per gli amministratori:

• Se i viaggiatori devono utilizzare un'agenzia di viaggi aziendale o un sito web specifico
• Tempi previsti per la presentazione delle note spese e i rimborsi
• Linee guida di budget per voli, hotel e trasporti terrestri, inclusa l'eventuale presenza di fornitori obbligatori
• Indicazioni sul "bleisure" (combinazione di viaggi d'affari e di piacere), incluso se è consentito e come gestire la ripartizione dei costi
• Procedure per la gestione delle note spese rifiutate o delle richieste

6. Comprendi il duty of care e riflettilo nella policy

I datori di lavoro hanno la responsabilità del duty of care, cioè l'obbligo legale di sviluppare un piano che riduca i rischi per i dipendenti che viaggiano per conto dell'azienda.

La policy dovrebbe spiegare chiaramente cosa significa duty of care, l'impegno del datore di lavoro verso i dipendenti e fino a che punto si estende tale responsabilità.

Inizia discutendo eventuali modifiche con i dipendenti che effettuano frequentemente viaggi di lavoro ad alto rischio e con i loro manager. Analizza le tendenze globali dei rischi, discuti le esperienze passate e stila delle linee guida preliminari.

La tua policy deve includere un processo pre-viaggio e un report standardizzato di valutazione del rischio, soprattutto per i viaggi in aree ad alto rischio. Integra gli avvisi di viaggio nell'itinerario e assicurati che l'azienda abbia accesso alle informazioni di contatto e, se necessario, ai dati sanitari dei dipendenti.

La policy deve prevedere piani di emergenza dettagliati e pronti all'uso. È essenziale che i dipendenti abbiano accesso a tecnologie in grado di risolvere eventuali problemi e fornire assistenza in caso di difficoltà durante il viaggio.

7. Includi considerazioni sulla gestione dei rischi legati al viaggio

La gestione dei rischi di viaggio è la pratica di anticipare, prevenire e rispondere a problematiche che potrebbero sorgere mentre i dipendenti sono in viaggio. I rischi possono variare da problemi meteorologici e disastri naturali a disordini sociali e terrorismo.

L'obiettivo della gestione dei rischi di viaggio è identificare i rischi probabili, prepararsi ad affrontarli e ridurre la probabilità che si verifichino. Se i rischi si materializzano, la gestione dei rischi sviluppa piani per affrontarli.

La gestione dei rischi di viaggio e il duty of care sono strettamente correlati e spesso si sovrappongono. Entrambi sono fondamentali per garantire la sicurezza dei dipendenti.

8. Pratica il miglioramento continuo

Mantenere aggiornate le politiche di viaggio aziendale richiede un'attenta revisione della policy stessa e dei dati a supporto. Considerare la sicurezza dei dipendenti, i costi e la conformità richiede una revisione regolare delle politiche. Questo consente all'azienda di avere politiche che continuano a portare benefici sia all'organizzazione che ai dipendenti.

Scarica l'infografica per ulteriori approfondimenti da parte di viaggiatori d'affari e travel manager tratti dal 5° rapporto annuale SAP Concur Global Business Travel Report.  

Il ruolo della digitalizzazione nella gestione della travel policy

Digitalizzare la travel policy significa integrare strumenti tecnologici che rendano più semplice rispettare le regole, monitorare i costi e tutelare i dipendenti. L’uso di soluzioni automatizzate consente di allineare la travel policy ai reali comportamenti di viaggio, evitando errori manuali, incoerenze e violazioni delle policy.

Grazie alla digitalizzazione, è possibile:

• Applicare automaticamente le regole di policy durante la prenotazione
   
• Ricevere alert in tempo reale su spese fuori policy o viaggi non autorizzati
   
• Offrire ai dipendenti strumenti facili da usare per prenotare e rendicontare
   
• Generare report dettagliati e personalizzati per analisi strategiche
   

Come SAP Concur automatizza e semplifica la compliance

SAP Concur offre una piattaforma integrata che connette viaggi, spese e fatture in un unico ecosistema digitale. Le sue funzionalità avanzate permettono di:

• Automatizzare la gestione delle spese e delle note spese
   
• Applicare le policy in tempo reale durante la prenotazione
   
• Tracciare i viaggiatori per garantire la loro sicurezza
   
• Raccogliere dati utili per ottimizzare la policy nel tempo
   
• Migliorare la compliance grazie a controlli integrati e flussi approvativi rapidi
   

Con SAP Concur, ogni fase del business travel, dalla pianificazione alla rendicontazione, diventa più efficiente, trasparente e sicura.

In SAP Concur, aiutiamo le aziende a integrare senza difficoltà la gestione dei viaggi d'affari, delle spese e delle fatture. Le nostre soluzioni semplificano e automatizzano le meccaniche di viaggio, integrando dati in tempo reale e intelligenza artificiale per migliorare efficienza e precisione. 

Perché le policy aziendali sui viaggi sono importanti?

Una policy di viaggio aziendale ben strutturata è uno strumento potente. Può influenzare positivamente il coinvolgimento dei dipendenti, il reclutamento e la fidelizzazione.

Coinvolgendo i principali stakeholder, comunicando regolarmente, raccogliendo dati, integrando sistemi e concentrandosi sulla sicurezza, la tua policy di viaggio aziendale potrà servire al meglio tutti i dipendenti.

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