Gestione dei viaggi aziendali in 3 passaggi: una guida pratica

Nelle aziende di piccole dimensioni, la gestione dei viaggi aziendali spesso viene affidata a chi si occupa di risorse umane, finanza, operations o amministrazione.

All’inizio, il carico di lavoro può sembrare limitato, ma quando il numero delle trasferte aumenta, crescono però anche le domande sulle policy di viaggio, le modifiche alle prenotazioni, le cancellazioni, le richieste della finanza e le responsabilità legate alla sicurezza dei viaggiatori.

I viaggi d’affari possono inoltre diventare una delle principali spese controllabili dell’azienda. Secondo la Global Business Travel Association, la spesa globale per i viaggi aziendali prevista per il 2026 è pari a 1,69 bilioni di dollari. Per questo motivo, anche le organizzazioni prive di un programma strutturato hanno bisogno di maggiore visibilità sulla spesa e controllo dei costi.

Perché gestire i viaggi aziendali è così complesso

La gestione delle trasferte non comprende una sola attività. Riunisce responsabilità differenti che, se affrontate attraverso processi manuali e poco organizzati, possono sottrarre tempo al lavoro quotidiano.

Tra le principali attività rientrano:

• la definizione e l’approvazione delle policy di viaggio;
• il coordinamento di voli, alloggi e trasporti;
• la gestione di modifiche e cancellazioni;
• il supporto ai viaggiatori prima, durante e dopo la trasferta;
• il monitoraggio della posizione dei dipendenti;
• la gestione dei fornitori e delle società di gestione dei viaggi;
• il controllo delle spese e la preparazione dei report;
• l’organizzazione di eventi, conferenze e viaggi di gruppo.

Le difficoltà aumentano soprattutto quando informazioni e documenti sono frammentati tra e-mail, carte di pagamento, ricevute e diversi siti di prenotazione. In questo scenario, la rendicontazione delle spese richiede continue riconciliazioni manuali, mentre una parte rilevante del lavoro svolto resta poco visibile ai vertici aziendali.

Chi gestisce i viaggi può inoltre trovarsi a rincorrere approvazioni e dati mancanti, senza disporre di informazioni sufficientemente chiare per verificare la spesa o monitorare con precisione la posizione dei dipendenti in trasferta.

Le conseguenze riguardano quattro aree principali: tempo, costi, sicurezza dei viaggiatori e visibilità.

Come migliorare la gestione dei viaggi aziendali

Per passare da una gestione reattiva dei viaggi a un processo più efficace non è necessario costruire immediatamente un programma sofisticato.

La guida SAP Concur propone tre passaggi:

1. chiarire la strategia e scrivere una policy di viaggio aziendale;
2. decidere come devono essere effettuate le prenotazioni aziendali;
3. collegare i processi di viaggio e la gestione delle note spese.

1. Definire la strategia e creare una policy di viaggio

Prima di modificare i processi o introdurre nuovi strumenti tecnologici, è importante comprendere la portata delle trasferte aziendali.

Il primo passo consiste nel rispondere ad alcune domande:

• Chi viaggia e con quale frequenza?
• Quali sono le destinazioni più comuni?
• Si tratta di viaggi nazionali, internazionali o verso località a rischio più elevato?
• Quali tipologie di trasferta sono più rilevanti per l’azienda?

Successivamente, è necessario concordare i leader aziendali gli obiettivi del programma. Tra gli aspetti da considerare possono rientrare il controllo dei costi, la produttività, la facilità di utilizzo degli strumenti e la sicurezza dei dipendenti.

A partire da queste informazioni è possibile redigere una policy di viaggio sintetica e pratica. Il documento dovrebbe chiarire almeno:

• come devono essere effettuate le prenotazioni;
• quali sono i limiti di spesa per le categorie più comuni;
• quando è necessaria un’autorizzazione.

La policy dovrebbe riflettere il modo in cui i dipendenti viaggiano oggi, non una situazione futura ipotetica. Dovrebbe inoltre essere abbastanza breve da poter essere consultata e utilizzata facilmente.

Una policy aziendale chiara non elimina completamente eccezioni e domande, ma rende più semplice gestirle. Per mantenersi efficace, deve essere aggiornata periodicamente in base all’evoluzione delle trasferte e dell’azienda.

2. Scegliere come prenotare i viaggi

La prenotazione dei viaggi aziendali è il momento in cui possono nascere molti dei problemi legati alle trasferte, ma è anche il punto in cui è possibile prevenirli.

Nei programmi non strutturati, i dipendenti tendono a utilizzare il canale più rapido o conosciuto. Questo approccio offre flessibilità e, inizialmente, sembra richiedere poco lavoro amministrativo.

Con l’aumento delle trasferte, però, un modello decentralizzato può comportare:

• visibilità limitata sulle destinazioni dei dipendenti;
• perdita degli sconti negoziati con i fornitori;
• maggiore variabilità dei prezzi;
• difficoltà nell’offrire assistenza ai viaggiatori quando cambiano i programmi;
• più tempo dedicato alla correzione dei problemi.

Per queste ragioni, molte aziende scelgono di adottare una prenotazione centralizzata o gestita attraverso un unico strumento, in grado di offrire un’esperienza chiara e intuitiva, proporre diverse alternative e fornire indicazioni automatiche sulla travel policy fin dalle prime fasi del processo. L’acquisizione di dati più completi consente di migliorare previsioni di spesa, report e assistenza ai dipendenti.

La scelta non deve necessariamente essere tra un modello completamente centralizzato e uno completamente decentralizzato. Un modello ibrido può permettere di bilanciare controllo e flessibilità in base alle necessità dell’organizzazione.

Nel valutare strumenti e servizi, è utile considerare anche il ruolo di una società di gestione dei viaggi, o TMC.

3. Integrare viaggi e note spese

Molte complicazioni non nascono durante la trasferta, ma dopo il rientro del dipendente.

Quando i sistemi dedicati alle prenotazioni e alla gestione delle spese aziendali non sono collegati, i dati di viaggio possono non coincidere con gli addebiti effettuati sulle carte aziendali. Le spese possono inoltre essere registrate settimane dopo, rendendo più difficile per manager e team finanziari gestire budget e previsioni.

Le eccezioni diventano più complesse da spiegare e approvare, mentre chi gestisce i viaggi deve dedicare tempo alla riconciliazione dei dati incompleti o contrastanti.

Connettere prenotazioni, carte aziendali e note spese in un unico flusso di lavoro integrato permette invece di:

• trasferire automaticamente i dati delle prenotazioni nelle note spese;
• ridurre la gestione manuale delle ricevute;
• aumentare la precisione delle informazioni;
• associare gli addebiti alle relative trasferte;
• intercettare le eccezioni durante i processi di pre-approvazione;
• velocizzare i rimborsi spese;
• ottenere una visibilità anticipata sulla spesa e sulla conformità;
• accedere più rapidamente ai report.

Uno strumento di prenotazione online (Online Booking Tool), può integrare la policy nel processo di acquisto, aiutando i dipendenti a scegliere i fornitori indicati e a rispettare il budget.
Il software di gestione delle spese può poi collegarsi allo strumento di prenotazione e alle carte aziendali, semplificando l’invio e l’approvazione delle note spese e aumentando la trasparenza.

Duty of care: una responsabilità da non trascurare

La gestione dei viaggi aziendali comprende anche il duty of care, ossia l’obbligo legale delle organizzazioni di adottare misure ragionevoli per tutelare la salute, la sicurezza e il benessere dei dipendenti.
Questo obbligo si applica quando le persone viaggiano per lavoro, svolgono missioni internazionali o lavorano da remoto in luoghi poco familiari. Rimane valido anche quando l’azienda non dispone di un dipartimento dedicato alla gestione dei viaggi o alla gestione dei rischi.

Sottovalutare il duty of care può aumentare i rischi per i dipendenti, danneggiare la reputazione aziendale e incidere sulla produttività e sul turnover.

Per gestire queste responsabilità, numerose aziende si affidano a partner specializzati nella gestione del rischio di viaggio. Ad esempio, partner come International SOS si integrano con strumenti di prenotazione come SAP Concur per monitorare la posizione dei viaggiatori, inviare alert e indicazioni in situazioni critiche e fornire supporto qualificato in caso di incidente. 

Costruire un programma di viaggio che supporti la crescita

Definire una policy, scegliere una modalità coerente di prenotazione e integrare viaggi e note spese non serve soltanto a risolvere i problemi immediati. Questi interventi permettono di creare una base capace di accompagnare la crescita aziendale.
Quando i viaggi aumentano senza processi strutturati, crescono anche costi, complessità e rischi. La leadership può avere una visione limitata delle attività e della spesa, mentre l’espansione verso nuove regioni può generare maggiore incertezza.

Con fondamenta più solide, invece:

• nuovi viaggiatori possono essere aggiunti senza rivoluzionare il processo;
• i team possono raggiungere nuovi mercati con meno ostacoli;
• spese e attività restano più facili da monitorare;
• i viaggi d’affari possono sostenere la crescita anziché rallentarla.

Non è necessario progettare fin dall’inizio una struttura adatta a ogni possibile situazione futura. È sufficiente creare un sistema replicabile, supportato da tecnologie per la gestione dei viaggi e partner in grado di evolvere insieme all’organizzazione.

Dalla gestione reattiva a un processo più strutturato

La gestione dei viaggi potrebbe non essere nata come un’attività a tempo pieno, ma influenza comunque i costi, la produttività e la continuità delle operazioni.

Stabilire aspettative chiare, adottare modalità coerenti di prenotazione e collegare viaggi e note spese consente di ridurre le interruzioni, rispondere più facilmente alle domande e costruire un programma capace di supportare un numero crescente di dipendenti.

Il risultato non è un sistema perfetto, ma una gestione dei viaggi aziendali più ordinata, sostenibile e meno dipendente da decisioni isolate e attività manuali.

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