In che modo l'AI automatizza la gestione dei viaggi e delle spese

Se i dipendenti dedicano ancora molto tempo alla prenotazione dei viaggi aziendali, all’organizzazione di riunioni fuori sede, alla compilazione delle note spese o ad altre attività amministrative ripetitive, l’agentic AI può rappresentare una soluzione concreta. Questa nuova evoluzione dell’intelligenza artificiale è in grado di avviare, pianificare, coordinare ed eseguire attività e altre mansioni ripetitive, aumentando l’efficienza operativa, ridurre il carico di lavoro manuale e semplificare le attività quotidiane, limitando al tempo stesso errori, inefficienze e frustrazioni per i dipendenti.

In che modo gli agenti AI contribuiscono ad aumentare l'efficienza nella gestione dei viaggi e delle spese

L’Agentic AI, basata su agenti AI specializzati, può entrare in azione da interfacce conversazionali come Joule, la soluzione di IA che opera nell’ecosistema SAP, comprese le soluzioni SAP Concur. Accedendo alle informazioni aziendali e coordinando i processi chiave, l’Agentic AI contribuisce a semplificare attività quali la pianificazione di un viaggio o la compilazione dei dettagli per le note spese.

Questo articolo approfondirà come:

• L’Agentic AI si differenzia dalle altre forme di AI per la sua capacità di avviare, eseguire e coordinare processi articolati in più fasi.
• Gli agenti di AI di SAP Concur risolvono i punti critici aziendali quali la compilazione delle note spese, la prenotazione dei viaggi, la verifica delle ricevute e la pianificazione di riunioni fuori sede.
• Le organizzazioni possono sviluppare nuovi approcci e metriche per calcolare il ROI derivante dall’AI.

In che modo l’AI agentica si differenzia dall’AI generativa?

Gli agenti AI rappresentano un’evoluzione dei progressi compiuti dall’intelligenza artificiale generativa, diventata un fenomeno di massa a partire dal 2023. A partire dai prompt forniti dagli utenti, l’AI generativa è in grado di creare nuovi contenuti, come e-mail, report e immagini, oltre a scrivere, riassumere e modificare testi grazie a grandi modelli linguistici.
Tutte queste potenti funzionalità dipendono però dalle indicazioni dell’utente: è necessario che sia questo ad indicare all’AI che cosa fare e come svolgere il compito.
L’agentic AI si distingue proprio per un maggiore livello di autonomia e possono:

• avviare azioni in autonomia;
• elaborare ed eseguire piani articolati;
• coinvolgere e coordinare altri agenti AI per portare a termine attività più complesse.

Con l’Agentic AI sei tu a controllare in ultima istanza gli input ed è richiesto un livello minore di assistenza. Se, ad esempio, stai pianificando una riunione del team fuori sede, un agente AI specializzato può valutare fattori come la vicinanza a uno degli uffici della tua organizzazione, raccogliere opzioni di viaggio aereo conformi e suggerire le località più comode e meno disagevoli per il maggior numero possibile di membri del team. Oppure, mentre un rappresentante commerciale esamina gli ordini e valuta lo stato di un rapporto di lunga data con un cliente, l’agente di IA può aiutarlo a pianificare un viaggio e suggerirgli le località più comode e meno disagevoli per il maggior numero possibile di membri del team. Non è necessario fornire ogni volta indicazioni o informazioni di contesto esplicite, perché l’agente ne è già a conoscenza.

In che modo SAP Concur utilizza l’intelligenza artificiale per risolvere i problemi aziendali?

Gli agenti AI delle soluzioni Concur si basano su oltre un decennio di innovazione nel campo dell’intelligenza artificiale, iniziata con l’apprendimento automatico e la tecnologia OCR. Concur ha continuato a evolversi con l’avvento dell’AI generativa, in grado di generare nuovi contenuti utilizzando un modello linguistico di grandi dimensioni. Oggi, gli agenti AI e la loro capacità di eseguire attività complesse e articolate in più fasi rappresentano il passo successivo nel nostro percorso nell’ambito dell’intelligenza artificiale.

«Siamo in grado di sviluppare strumenti che risolvono problemi aziendali concreti e offrono vantaggi tangibili, come l’avvio di una nota spesa», afferma Fred Fredericks, Direttore Generale e Chief Product Officer. «Laddove il giudizio umano è davvero importante, le persone sono coinvolte e noi ci assicuriamo che possano vedere cosa sta facendo l’AI».

Cos’è Joule?

Joule è la soluzione AI conversazionale e multipiattaforma di SAP, caratterizzata da molteplici dimensioni. Integrata nelle soluzioni Concur per viaggi, spese e fatturazione – nonché nelle soluzioni SAP relative a finanza, approvvigionamento, risorse umane e altro ancora – Joule è in grado di conversare, fornire informazioni, avviare e coordinare flussi di lavoro in più fasi.

Utilizza agenti specializzati per eseguire un’attività, coinvolge altri agenti per fornire assistenza e dialoga con partner e fornitori, collegando al contempo dati, strumenti e applicazioni pertinenti. Ad esempio, un dipendente che lavora in un’applicazione Microsoft 365 può chattare con Joule in linguaggio semplice, direttamente all’interno dell’app, per prenotare un viaggio o raccogliere informazioni sul budget senza dover interrompere la presentazione o il report che sta preparando.

In che modo gli agenti AI Concur affrontano specifici punti critici?

Per sfruttare il grande potenziale dell’Agentic AI, oltre la metà del team di sviluppo prodotti di Concur ha lavorato alla creazione di agenti in grado di semplificare attività che in precedenza richiedevano tempo, energia e causavano frustrazione. Altri agenti sono in arrivo, ma ecco alcuni esempi recenti di quelli disponibili.

All’interno di Concur Travel:

• Booking Agent è basato sulla soluzione Joule ed è accessibile da soluzioni di gestione dei viaggi, delle spese e altre, il che significa che il dipendente non deve interrompere il lavoro che sta svolgendo per prenotare un viaggio. Basta digitare una semplice richiesta di viaggio per visualizzare opzioni conformi alle politiche aziendali e ricevere suggerimenti sugli itinerari.
• Meeting Location Planner Agent semplifica il processo di pianificazione di riunioni fuori sede, solitamente dispendioso in termini di tempo, in modo economicamente vantaggioso e con il minimo disagio per i partecipanti. Il responsabile della pianificazione fornisce date, numero di partecipanti e sedi, e l’agente basato sull’intelligenza artificiale propone rapidamente opzioni conformi ai requisiti.

Al'interno di Concur Expense:

• Expense Automation Agent avvia una nota spese non appena le transazioni compaiono in Concur Expense, compilando l’intestazione della nota e caricando i dettagli dalle ricevute e da altri acquisti. Il dipendente revisiona, perfeziona e invia la nota, senza dover digitare ogni singolo dettaglio.
• Receipt Analysis Agent analizza le foto delle ricevute raccolte dalla soluzione ExpenseIt, individua i dettagli mancanti e quindi utilizza i nomi dei fornitori, gli itinerari, la cronologia dei viaggi e altre fonti per compilare indirizzi e altri dettagli.
• Pre-Submit Receipt Check individua problemi di conformità quali dati mancanti, duplicati e discrepanze tra ricevute e spese, suggerendo soluzioni al dipendente prima che la nota venga inviata e accumuli segnalazioni.
• Expense Report Validation Agent, prima dell’invio, verifica la presenza di ricevute mancanti, voci incomplete ed errori che potrebbero comportare il rigetto della nota, contribuendo a evitare il lavoro aggiuntivo per il dipendente e per gli altri soggetti coinvolti nel processo.

“Siamo passati da un’intelligenza artificiale che fornisce informazioni a un’intelligenza artificiale che partecipa attivamente e integra strumenti intelligenti nel modo in cui i dipendenti preferiscono effettivamente lavorare”, afferma Fiona Ashley, responsabile globale del marketing di prodotto di SAP Concur.

Perché il calcolo del ROI derivante dall'intelligenza artificiale richiede nuovi parametri e una nuova mentalità

I CFO e gli altri dirigenti aziendali stanno riscontrando benefici sempre più concreti dall’adozione dell’intelligenza artificiale. In un recente sondaggio, i CFO hanno evidenziato come l’AI abbia contribuito a migliorare il processo decisionale, incrementare i ricavi e la produttività, ridurre i rischi e contenere i costi.

Misurare il ritorno sugli investimenti (ROI), tuttavia, resta una delle sfide principali. Tra gli ostacoli più frequenti vi è la qualità dei dati, ma anche la tendenza ad applicare l’intelligenza artificiale a progetti troppo ambiziosi o non sufficientemente focalizzati sulle priorità strategiche dell’azienda.

Poiché si tratta di una tecnologia ancora relativamente nuova e in rapida evoluzione, valutarne il successo richiede un approccio flessibile. Pazienza, sperimentazione nella definizione degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e una lettura più ampia dei miglioramenti in termini di produttività ed efficienza rappresentano elementi fondamentali per comprendere appieno il valore generato dall’AI.

Per misurare il ROI dell’AI, è necessario:

• Assicurarsi che i dati siano completi, accurati e coerenti. L’AI richiede grandi quantità di dati per ottenere i migliori risultati; lo stesso vale per il calcolo del ROI.
• Iniziare con progetti mirati, come l’ampliamento della base clienti o la produzione di approfondimenti in tempo reale su cui poter agire.
• Prendere in considerazione metriche quali il tempo risparmiato nella prenotazione di viaggi, nell’invio di note spese o nella revisione delle eccezioni (che potrebbero essere segnalate durante gli audit basati sull’AI).

«Il fatto di non dover stare lì a digitare il nome del ristorante, la data e l’ora rappresenta un miglioramento in termini di produttività che consente ai dipendenti di dedicarsi ad altre attività», afferma Charlie Sultan, presidente di Concur Travel. «Si tratta di individuare i problemi prima che si verifichino e di adottare un approccio meno reattivo e più proattivo. Per molti di questi aspetti, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono ancora in fase di sviluppo».

Conclusione: verso un’azienda fluida e interconnessa

L’Agentic AI offre un nuovo modo per creare connessioni tra reparti, funzioni e processi, mettendo in relazione informazioni e persone e superando gli ostacoli che limitano la visibilità e l’efficienza. Gli agenti di intelligenza artificiale, come quelli basati su Joule, possono semplificare i flussi di lavoro, rafforzare l’integrazione tra sistemi e ridurre alcune delle difficoltà associate ai processi aziendali.

«Se riuscissimo ad arrivare a un contesto in cui tutto è realmente integrato — dal calendario al CRM, dal sistema di gestione delle ferie a quello di budgeting, fino alla piattaforma per i viaggi — questi strumenti non funzionerebbero più come sistemi isolati», afferma Sultan. «Stiamo lavorando a un’intelligenza artificiale in grado di comprendere le intenzioni dell’utente lungo l’intero processo: dalla pianificazione e prenotazione alle approvazioni, dalla rendicontazione delle spese alle attività di vendita e alla gestione delle relazioni con i clienti.»

FAQ: come l’Agentic AI porta l’innovazione a un nuovo livello

Che cos’è l’Agentic AI e in cosa si differenzia dall’AI generativa?

L’AI generativa risponde ai prompt creando contenuti. L’AI agentica va oltre: può avviare azioni, pianificare attività, coordinare più passaggi e portare a termine compiti, mantenendo sempre le persone al centro del controllo.

Come funziona Joule con gli agenti AI di SAP Concur?

Joule è un’interfaccia conversazionale che mette in connessione le soluzioni SAP e gli agenti di intelligenza artificiale. I dipendenti possono richiedere attività utilizzando il linguaggio naturale, ad esempio prenotare un viaggio o recuperare informazioni sul budget, senza dover uscire dalla piattaforma in cui stanno lavorando.

Quali attività aziendali possono automatizzare gli agenti AI di SAP Concur?

Gli agenti AI di Concur possono proporre opzioni di viaggio conformi alle policy aziendali, pianificare riunioni fuori sede, avviare note spese, analizzare ricevute, individuare informazioni mancanti e verificare eventuali errori o violazioni delle policy prima dell’invio.

Come possono le aziende misurare il ROI dell’AI?

Il primo passo è disporre di dati accurati e coerenti e concentrarsi su casi d’uso ben definiti. È quindi possibile misurare risultati come il tempo risparmiato, la riduzione delle attività manuali e delle eccezioni, il miglioramento della conformità alle policy e l’aumento della produttività dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dell’Agentic AI?

Automatizzando le attività ripetitive e collegando tra loro i sistemi aziendali, gli agenti AI riducono le distrazioni, migliorano l’efficienza e la visibilità e consentono ai dipendenti di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto.