Il paradosso al centro dei viaggi d’affari

I risultati dell’ottava edizione dell’indagine annuale SAP Concur Global Business Travel Survey suggeriscono che i dipendenti vivono sempre più spesso i viaggi d’affari attraverso due realtà contrastanti.

Sebbene i viaggiatori d’affari affermino che i viaggi di lavoro migliorano il benessere e rafforzano i legami interpersonali, molti sostengono anche che viaggiare sia ora più stressante e imprevedibile a causa delle preoccupazioni relative alla sicurezza, delle interruzioni e delle crescenti pressioni legate al proprio ruolo.

I viaggi d'affari continuano a offrire un valore aggiunto, ma le aspettative stanno cambiando

Nonostante le continue difficoltà che caratterizzano i viaggi a livello globale, i dipendenti continuano a ritenere che i viaggi di lavoro apportino benefici sia a livello personale che professionale. Il 93% dei viaggiatori d’affari afferma che i viaggi di lavoro giovano al proprio benessere fisico o mentale. Tra i principali benefici citati figurano: 

• Il 45% afferma che i viaggi di lavoro offrono una pausa dall’ambiente di lavoro in ufficio o a casa;
• Il 44% sostiene che un cambio di scenario aiuta a ricaricare le energie mentali;
• Il 36% afferma che ciò offra loro l’opportunità di incontrare di persona persone che di solito non riescono a vedere;
• Il 30% sostiene che ciò offra loro una breve pausa dagli impegni familiari o personali;
• Il 30% afferma che ciò consenta loro di usufruire dei servizi benessere offerti dagli hotel;
• Il 19% afferma che offrono opportunità legate al fitness che di solito non hanno.

Alcuni vantaggi risultano più evidenti tra i viaggiatori d’affari che sono genitori rispetto a quelli che non lo sono. Ad esempio, il 33% dei genitori ha affermato che i viaggi d’affari offrono una pausa dagli impegni familiari o personali, rispetto al 26% di chi non ha figli. I genitori erano inoltre più propensi a citare l’accesso ai servizi benessere degli hotel (33% contro 25%) e alle opportunità di allenarsi che di solito non hanno (22% contro 14%) come vantaggi dei viaggi d’affari.

Questi risultati suggeriscono che i dipendenti considerino sempre più i viaggi d’affari come qualcosa di più di una semplice funzione aziendale transazionale. In un’epoca caratterizzata dal burnout e dalla stanchezza digitale, molti lavoratori vedono i viaggi come un’opportunità per riconnettersi con i colleghi, i clienti e se stessi.

I responsabili finanziari continuano a riconoscere il valore strategico dei viaggi d’affari. Quasi tutti i CFO intervistati (97%) affermano che i viaggi d’affari sono importanti per la strategia di crescita complessiva della propria organizzazione, e l’82% prevede un aumento del budget destinato ai viaggi della propria azienda quest’anno. Tuttavia, l’aumento degli investimenti comporta anche un maggiore controllo. Quasi nove CFO su dieci (89%) concordano sul fatto che i propri responsabili dei viaggi debbano giustificare meglio in che modo i viaggi d’affari aiutino l’organizzazione a raggiungere gli obiettivi aziendali.

Tuttavia, i responsabili dei viaggi aziendali affermano di essere chiamati a dimostrare il ROI senza disporre di un adeguato supporto interno. L’84% ritiene infatti di non poter raggiungere pienamente gli obiettivi aziendali della propria organizzazione senza un maggiore sostegno da parte della leadership finanziaria. Tra le principali esigenze segnalate figurano l’accesso a dati e insight più efficaci per dimostrare il ROI (44%), una formazione più adeguata sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale (43%), un maggiore supporto nell’adozione di modifiche alle policy o di nuove iniziative (42%) e soluzioni tecnologiche più aggiornate (40%).

I viaggi d'affari stanno diventando sempre più stressanti e imprevedibili

Sebbene i dipendenti continuino ad apprezzare i viaggi di lavoro, molti guardano con crescente preoccupazione alle attuali condizioni di viaggio. Il 67% dei viaggiatori d’affari dichiara infatti di essere riluttante a viaggiare per lavoro a causa del clima di incertezza e instabilità nel panorama globale dei viaggi:

• Il 31% cita preoccupazioni relative alla sicurezza nei viaggi verso aree colpite da conflitti geopolitici o tensioni; 
• Il 28% cita la probabilità di disagi durante il viaggio, come ritardi o cancellazioni dei voli;
• Il 16% cita preoccupazioni relative ai visti, allo status di immigrazione e alle identità digitali.

Inoltre, quasi uno su quattro (24%) afferma che il sovraffollamento turistico ha influito negativamente sul viaggio d’affari. Di conseguenza, l’87% dei viaggiatori d’affari dichiara di cercare di evitare di soggiornare nelle zone più affollate di turisti durante i viaggi di lavoro. Tra le principali fonti di frustrazione:

• Il 43% sottolinea i costi più elevati nelle destinazioni affollate;
• Il 38% afferma che è più difficile spostarsi nelle zone sovraffollate di turisti;
• Il 33% segnala difficoltà nel trovare le opzioni di viaggio preferite a causa della sovraprenotazione o dell’offerta limitata;
• Il 27% cita il disagio di trovarsi circondato da così tante persone;
• Il 26% rileva maggiori rischi per la sicurezza o preoccupazioni riguardo all’ostilità nei confronti dei turisti.

I risultati suggeriscono che i dipendenti apprezzano sempre di più i viaggi d’affari, ma molti aspetti di questi sono fonte di frustrazione.

I dipendenti si aspettano maggiore sostegno dai datori di lavoro quando sono in viaggio

Il sondaggio di quest’anno rivela un cambiamento nelle aspettative riguardo alla responsabilità dei datori di lavoro e al sostegno offerto ai viaggiatori d’affari. Più di un quarto (27%) dei viaggiatori d’affari afferma di ritenere il proprio datore di lavoro il principale responsabile della propria sicurezza durante i viaggi di lavoro, una differenza significativa rispetto al 18% registrato quando una domanda simile era stata posta nel 2020.

Il 37% dei viaggiatori d’affari ritiene che la responsabilità principale ricada su se stesso, una convinzione più diffusa tra le generazioni più anziane rispetto a quelle più giovani (baby boomer: 47%, Generazione X: 43%, Millennial: 35%, Generazione Z: 33%). Solo il 6% ritiene che la responsabilità principale ricada sul governo.

Allo stesso tempo, la fiducia nella preparazione dei datori di lavoro è contrastante. Solo il 58% dei viaggiatori d’affari dichiara di essere abbastanza o completamente fiducioso che la propria organizzazione sarebbe in grado di recuperarli con successo qualora rimanessero bloccati in un paese a causa di una situazione di pericolo o di un’emergenza.

Le organizzazioni hanno l’obbligo legale di adottare misure ragionevoli per proteggere i dipendenti durante i viaggi di lavoro. Tuttavia, l’86% dei responsabili dei viaggi dichiara di temere che la propria organizzazione non stia facendo abbastanza per garantire la sicurezza dei dipendenti in viaggio. Solo il 38% dei direttori finanziari (CFO) afferma che la propria organizzazione sia pienamente responsabile di garantire la sicurezza dei dipendenti in viaggio per lavoro, mentre la maggioranza (57%) sostiene che l’azienda sia in parte responsabile, ma che tale responsabilità ricada principalmente sui dipendenti.

È inoltre importante notare che, secondo i responsabili dei viaggi, la minaccia maggiore per i viaggi d’affari della propria azienda quest’anno non è rappresentata dai conflitti geopolitici (43%), dai ritardi dell’ultimo minuto (39%) o dalle interruzioni dei viaggi legate a condizioni meteorologiche avverse (39%), bensì dal rischio che informazioni sensibili vengano hackerate durante i viaggi all’estero (44%).

Dal punto di vista tecnologico, i dipendenti sono disposti a condividere i propri dati personali se ciò migliora la sicurezza e l’assistenza durante i viaggi. Il 79% dei viaggiatori d’affari dichiara di sentirsi almeno in parte a proprio agio con il fatto che i datori di lavoro monitorino la loro posizione mentre sono in viaggio per lavoro, al fine di garantire una maggiore sicurezza. Tuttavia, la fiducia rimane un fattore cruciale, poiché quasi un terzo (29%) dei viaggiatori d’affari a livello globale afferma che il monitoraggio in tempo reale della posizione e delle note spese durante i viaggi di lavoro li porterebbe a perdere fiducia nelle decisioni dei dirigenti della propria organizzazione.

I risultati evidenziano un crescente bisogno di equilibrio per le organizzazioni: i dipendenti desiderano sempre più rassicurazioni e supporto da parte dei datori di lavoro durante i viaggi, ma si aspettano anche trasparenza su come vengono utilizzati i dati relativi ai viaggiatori d’affari.

Il futuro dei viaggi d'affari potrebbe dipendere dalla fiducia

Il sondaggio globale SAP Concur sui viaggi d’affari del 2026 mostra che i viaggi d’affari continuano a offrire un valore significativo in termini di crescita, collaborazione ed esperienza dei dipendenti.

Tuttavia, i risultati evidenziano anche crescenti divari tra ciò che le organizzazioni si aspettano dai programmi di viaggio e il modo in cui i dipendenti vivono i viaggi d’affari. Tali divari incidono sempre più sul benessere dei viaggiatori d’affari, sul dovere di diligenza e sulla fiducia nella leadership.

Le organizzazioni in grado di colmare tali divari, attraverso una comunicazione più chiara, una migliore governance, un sostegno più forte ai viaggiatori d’affari e strumenti che i dipendenti desiderano utilizzare, saranno in una posizione migliore per sviluppare programmi di viaggio di cui i dipendenti si fidino e che i team dirigenziali possano sostenere con fiducia.