Ti fidi davvero dei tuoi dati di spesa?

Nella gestione di viaggi aziendali, note spese e contabilità fornitori, la qualità dei dati è un fattore decisivo. Quando le informazioni relative a T&E sono imprecise o i dati AP non sono chiari, anche le decisioni strategiche, le previsioni e i budget rischiano di essere compromessi. I dati errati non si limitano a creare complessità operative: consumano risorse, riducono la visibilità finanziaria e aumentano i rischi, soprattutto in uno scenario economico e normativo già caratterizzato da incertezza.

Per questo motivo, affidarsi a dati realmente attendibili è essenziale per mantenere il controllo della spesa e prendere decisioni aziendali consapevoli.

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Perché i dati errati compromettono le decisioni aziendali

Ogni nota spese e ogni fattura contiene numerose voci e transazioni. Se si considera il volume complessivo di spese gestite in un mese, un trimestre o un anno, anche errori apparentemente minimi possono accumularsi rapidamente. Questo riduce la capacità di avere una visione chiara della situazione finanziaria e limita anche il valore che tecnologie avanzate, come l’intelligenza artificiale, possono apportare alla gestione delle spese e al business nel suo complesso.

I quattro pilastri dei dati di spesa affidabili

Per essere davvero utili, i dati di spesa devono rispondere a quattro requisiti fondamentali: accuratezza, completezza, tempestività e convalida.

1. Dati accurati

L’accuratezza dei dati di spesa non è mai scontata. Considerato l’elevato numero di transazioni T&E e AP, il rischio di errori manuali è elevato. La tecnologia consente di ridurre drasticamente queste imprecisioni automatizzando l’acquisizione delle informazioni.

La registrazione diretta dei dati dai fornitori tramite ricevute elettroniche permette di acquisire ogni transazione senza passaggi manuali. Allo stesso modo, l’uso di soluzioni basate su intelligenza artificiale e OCR consente di estrarre automaticamente i dati dalle ricevute fotografate dai dipendenti e inserirli correttamente nelle note spese. Anche la gestione elettronica delle fatture contribuisce a migliorare la precisione e a velocizzare i processi.

Una gestione più accurata e automatizzata dei dati è alla base di soluzioni come Concur Travel & Expense, progettate per semplificare i processi di viaggio e note spese.

2. Dati completi

Decisioni basate su dati incompleti equivalgono a fare supposizioni. Se alcune spese emergono solo dopo settimane o mesi, oppure se i dati T&E e AP non sono integrati con il sistema contabile o ERP, diventa impossibile avere una visione completa del budget.

Per una gestione efficace, tutte le transazioni devono essere registrate e integrate in un unico sistema, così da offrire un quadro completo e coerente della spesa aziendale.

3. Dati tempestivi

Disporre di dati aggiornati è essenziale per prendere decisioni nel momento giusto. Senza informazioni tempestive, non è possibile gestire il flusso di cassa, controllare l’andamento dei budget o mantenere previsioni allineate agli obiettivi.

L’automazione accelera la raccolta delle informazioni e rende i dati disponibili quando servono. Ricevute elettroniche, notifiche automatiche e richieste di spesa digitali permettono di conoscere rapidamente ciò che è stato speso, ciò che è in sospeso e ciò che è previsto, riducendo il rischio di sorprese sul budget.

4. Dati convalidati

Affidarsi esclusivamente a controlli manuali non è una strategia efficace. L’utilizzo di intelligenza artificiale, apprendimento automatico ed esperti di controllo consente di effettuare verifiche più approfondite, individuando duplicazioni, errori, spese non conformi e potenziali frodi.

Nel contesto della contabilità fornitori, l’analisi dei dati storici migliora la precisione delle fatture e riduce le anomalie. Inoltre, il supporto di esperti di reporting permette di ottenere dashboard personalizzate basate su KPI e priorità specifiche.

Dati affidabili per decisioni più consapevoli

Affidarsi a dati accurati, completi, tempestivi e convalidati consente alle aziende di migliorare il controllo finanziario, mitigare i rischi e prendere decisioni più rapide e informate. La disponibilità di informazioni affidabili rappresenta un elemento chiave per ottimizzare budget, flussi di cassa e processi di gestione delle note spese.