KPI finanziari: strumenti indispensabili per un’analisi strategica delle note spese

Gestire i viaggi aziendali mantenendo l’equilibrio tra il rispetto del budget e la soddisfazione dei dipendenti è una sfida tutt’altro che semplice. Con il costo di voli, alloggi e pasti in continuo aumento, ottimizzare le spese diventa sempre più importante.

Oltre al controllo dei costi, i travel manager devono anche garantire che i dipendenti rispettino le policy aziendali e vivano un’esperienza di viaggio positiva.
In questo contesto, i KPI finanziari (Key Performance Indicators) diventano strumenti indispensabili: forniscono informazioni basate sui dati che consentono di prendere decisioni consapevoli orientate agli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Cosa sono i KPI finanziari?

I KPI finanziari non sono semplici numeri: rappresentano il battito vitale della salute economica di un’azienda.
Servono per individuare modelli di note spese, valutare l’efficienza dei processi, verificare la conformità e misurare le opportunità di risparmio.

Tra i tanti indicatori disponibili, analizziamo quelli più efficaci per una gestione strategica delle note spese aziendali.

KPI e metriche: la differenza

Sebbene spesso vengano usati come sinonimi, metriche e KPI non sono la stessa cosa.

• Le metriche si limitano a misurare la performance.
• I KPI, invece, misurano i progressi verso obiettivi specifici, concentrandosi sugli indicatori più significativi per le priorità strategiche e l’ottimizzazione delle note spese.

I vantaggi dell’utilizzo dei KPI

Grazie ai KPI finanziari, i travel manager possono comprendere con precisione dove e come vengono spesi i fondi dedicati ai viaggi e alle trasferte (T&E - Travel & Expense).
Quando i dati sono accurati e aggiornati, i KPI permettono di ottenere benefici concreti, come:

• Maggiore visibilità: una visione chiara delle spese T&E consente di individuare le principali aree di costo e di concentrare gli sforzi su iniziative di risparmio.
• Controllo e riduzione dei costi: il monitoraggio di categorie di spesa, prestazioni dei fornitori e comportamenti dei viaggiatori permette di individuare inefficienze e riallineare i budget agli obiettivi aziendali.
• Efficienza operativa: i KPI relativi ai tempi di ciclo e ai tassi di conformità aiutano a identificare colli di bottiglia e a migliorare i processi.
• Decisioni più informate: l’analisi dei KPI consente di ottimizzare policy di viaggio, accordi con fornitori e strategie di negoziazione.
• Miglioramento continuo: nel tempo, i KPI permettono di misurare i progressi, valutare l’impatto delle iniziative e aggiornare costantemente le strategie T&E.

I KPI fondamentali per l’analisi delle note spese

I KPI da monitorare possono variare in base alle esigenze aziendali, ma i seguenti rappresentano le basi per un’analisi completa e strategica delle note spese:

• Spesa totale: offre una panoramica completa delle spese T&E e facilita il monitoraggio del budget.
• Suddivisione per categoria: analizza le principali aree delle note spese, come voli, hotel, trasporti e pasti.
• Performance dei fornitori: valuta prezzi, qualità del servizio e rispetto dei contratti.
• Comportamento dei viaggiatori: identifica abitudini di prenotazione e possibili margini di efficienza.
• Costo medio per viaggio o transazione: confronta i costi tra sedi o reparti per individuare differenze significative.
• Tasso di conformità: misura il rispetto delle policy aziendali e riduce le spese non autorizzate.
• Durata del processo di rendicontazione: semplificare le procedure per migliorare l’efficienza e ridurre tempi e costi.
• ROI (Return on Investment): quantifica il ritorno economico delle iniziative T&E.

Spesa Totale

La spesa complessiva per viaggi e trasferte fornisce una visione d’insieme dell’impegno economico dell’azienda. Monitorarne l’andamento nel tempo consente di individuare trend e possibili aree di ottimizzazione.

Suddivisione per categoria

Oltre al totale, è essenziale analizzare le singole categorie di note spese (voli, alloggi, trasporti, pasti) per scoprire dove i costi stanno crescendo più rapidamente.
Ad esempio, un aumento dei prezzi degli hotel può portare a rinegoziare le tariffe, mentre l’aumento dei costi dei voli può suggerire una revisione delle policy di prenotazione anticipata.

Performance dei fornitori

Monitorare i KPI legati ai fornitori (prezzi, qualità del servizio, rispetto dei contratti) permette di valutare le collaborazioni in corso e di negoziare condizioni migliori in futuro.

Comportamento dei viaggiatori

Analizzare le abitudini di viaggio (come frequenza, fornitori preferiti, tempi di prenotazione) aiuta a ottimizzare le policy interne. Consolidare le prenotazioni presso fornitori preferenziali può portare a risparmi significativi.

Costo medio per viaggio o transazione

Il calcolo del costo medio per viaggio o transazione consente di individuare sprechi e differenze tra reparti o sedi, favorendo interventi mirati di riduzione costi.

Tasso di conformità

Le spese non conformi alle policy aziendali tendono a generare costi aggiuntivi.
Per questo motivo, è fondamentale che i travel manager monitorino costantemente questo KPI, assicurandosi che i dipendenti rispettino le linee guida aziendali, così da mantenere il controllo dei costi e la coerenza dei comportamenti di spesa.

Le spese effettuate al di fuori delle policy o dei fornitori preferenziali possono accumularsi rapidamente, annullando i vantaggi ottenuti da tariffe negoziate o accordi commerciali più vantaggiosi.

Il monitoraggio dei tassi di conformità consente anche di individuare aree in cui le policy aziendali potrebbero richiedere aggiornamenti, oppure dove i dipendenti necessitano di ulteriore formazione per comprendere meglio le regole di spesa.

Le spese non conformi possono anche rappresentare un campanello d’allarme per possibili frodi nelle note spese, come ad esempio:

• Frode per errata classificazione delle spese 
• Frode per richieste falsificate
• Frode per dichiarazione di importi superiori al reale
• Frode per richieste duplicate 

Analizzare i modelli di conformità consente di individuare più facilmente comportamenti anomali, sprechi o tentativi di frode.
Ad esempio, nonostante le policy interne possano prevedere la prenotazione anticipata per accedere a tariffe più vantaggiose, alcuni dipendenti potrebbero scegliere di prenotare più tardi, dopo l’esaurimento dei posti in economy, ottenendo così un upgrade a classi superiori e generando costi aggiuntivi per l’azienda.

Tasso di eccezioni

Quanti report spese vengono presentati con una documentazione completa e accurata?
Assicurarsi che tutti i requisiti documentali siano rispettati permette di rendere i processi più efficienti, ridurre al minimo gli errori e garantire una maggiore prontezza in caso di verifiche o audit.

Un tasso di eccezioni elevato può invece segnalare la necessità di ulteriori sessioni di formazione per i dipendenti o di una revisione delle policy aziendali, al fine di migliorare la conformità e la qualità delle rendicontazioni.

Durata del processo di rendicontazione

Elaborare rapidamente i report di viaggio e note spese (T&E) è un indicatore chiave di efficienza operativa.
Ottimizzare i tempi di rendicontazione permette di ridurre i costi amministrativi, limitare i rischi finanziari e migliorare la soddisfazione dei dipendenti, che beneficiano di processi più snelli e trasparenti.

ROI 

Monitorare il ROI delle iniziative T&E consente di misurare i risultati ottenuti e valutare l’efficacia delle strategie adottate nel tempo.
Ad esempio, quantificare i risparmi generati dall’utilizzo di fornitori preferenziali o da accordi negoziati aiuta a giustificare gli investimenti effettuati e a dimostrare il valore concreto delle decisioni prese.

Il ROI è uno strumento fondamentale per verificare che le strategie T&E siano pienamente allineate agli obiettivi aziendali e producano benefici tangibili.

Molte organizzazioni monitorano il ROI in diverse aree chiave, tra cui:

• Risparmio sui costi, per valutare l’efficacia complessiva delle strategie di gestione della spesa.
• Riduzione dei costi, per misurare l’impatto di specifiche iniziative di contenimento.
• Contenimento dei costi futuri, per individuare i vantaggi derivanti da misure preventive e decisioni proattive.

Automatizzare la gestione delle note spese

Gestire in modo efficiente i KPI aziendali richiede oggi una solida automazione dei processi di spend management. Secondo lo studio Analysis Mason 2022 - Travel, Expense, and Vendor Invoice Management, soluzioni come SAP Concur permettono alle organizzazioni di ottenere risultati concreti, tra cui:

• 28% di riduzione nelle richieste di rimborso chilometrico non conformi
• 26% di riduzione delle eccedenze di budget
• 26% di incremento nel recupero fiscale

Adottare processi digitali integrati per la gestione delle note spese, come la rilevazione automatica delle ricevute tramite app mobile e la rendicontazione automatizzata, consente non solo di snellire le operazioni, ma anche di assicurare la conformità normativa e di identificare tempestivamente le anomalie.

Con la sua soluzione completa per la gestione delle note spese di viaggio e rappresentanza, SAP Concur aiuta le aziende a contenere i costi, migliorare la visibilità sui flussi di spesa e aumentare l’efficienza operativa, garantendo così una gestione finanziaria più solida e resiliente.

Scopri come le soluzioni SAP Concur possono trasformare la gestione delle note spese e rafforzare l’agilità finanziaria della tua organizzazione. Allineando la strategia ai KPI chiave e sfruttando le potenzialità dell’automazione intelligente, potrai affrontare con precisione e sicurezza le complessità dell’analisi e del controllo della spesa.