Le lezioni chiave del settore travel nel 2025: trend, sfide e visioni degli esperti

Nel 2025, l’intelligenza artificiale è diventata un alleato imprescindibile: dall’analisi di dati complessi alla gestione delle esigenze quotidiane di viaggio, come ottenere un late checkout o riprenotare un volo. L’anno è stato segnato da una persistente instabilità economica e politica, con un impatto diretto su prezzi e budget. In un contesto di lavoro sempre più distribuito e con l’efficienza come obiettivo prioritario, rafforzare la comunicazione e costruire relazioni solide si è rivelato essenziale. Parallelamente, temi chiave del travel 2025 come la sostenibilità, le soluzioni di pagamento virtuale e le nuove capacità di distribuzione (NDC) hanno continuato a rappresentare priorità strategiche. Secondo i leader del settore, sono proprio queste forze a delineare oggi le sfide più complesse e le opportunità più stimolanti del mondo travel.

Basato su interviste a cinque leader del travel aziendale, questo articolo offre spunti utili per confrontare le proprie esperienze del 2025 con quelle del settore e individuare strategie efficaci per affrontare le sfide del business travel, cogliendo al contempo nuove opportunità nel futuro prossimo.

Sfida del business travel: come affrontare prezzi e budget?

Le incertezze economiche e normative hanno caratterizzato il 2025, costringendo i responsabili del travel aziendale a confrontarsi con prezzi instabili e budget sempre più compressi. In alcuni mercati, questo si è tradotto in costi imprevedibili per voli e strutture ricettive, come sottolinea Anne Delgado, director of travel and payment di SAP.

Alla Michigan State University, la risposta è stata un’attenzione ancora più rigorosa alla gestione delle spese. “Quest’anno, più che in qualsiasi altro momento della mia carriera, ogni singolo dollaro è stato oggetto di analisi”, afferma Ed Phillips, travel manager dell’università.

Come gestire prezzi e budget

• Maggiore visibilità sui costi

Per ottenere una comprensione più approfondita delle dinamiche di prezzo, Anne Delgado sottolinea l’importanza di fare maggiore affidamento su automazione e strumenti di intelligenza artificiale, capaci di migliorare la visibilità sulla spesa e sui comportamenti dei viaggiatori.

• Ottimizzazione del budget

Alla Michigan State University, il budget travel è stato ottimizzato grazie all’utilizzo di strumenti di prenotazione e reportistica in grado di individuare casi in cui l’università, in quanto ente esente, aveva erroneamente pagato l’imposta sulle vendite per soggiorni alberghieri. L’analisi ha portato all’identificazione di circa 500 notti rimborsabili. Per prevenire situazioni simili in futuro, l’ateneo ha introdotto alert all’interno del sistema di prenotazione per informare i viaggiatori e li invita a portare sempre con sé i certificati di esenzione fiscale.

“Analisi più evolute ci permettono di trasformare dati complessi in insight semplici e immediatamente utilizzabili”, spiega Ed Phillips, sottolineando come un nuovo approccio al business travel abbia fatto emergere “soluzioni inaspettate per reinvestire risorse nel programma”.

Sfida del business travel: come rafforzare comunicazione e relazioni?

Che si tratti di incontrare di persona i colleghi, spiegare il valore della prenotazione tramite canali approvati o aggiornare un linguaggio di policy ormai superato, nel 2025 i travel manager aziendali hanno riconosciuto nella comunicazione e nella costruzione di relazioni due elementi centrali del proprio ruolo.

Il motivo è semplice: quando le persone comprendono le ragioni che stanno dietro a una regola, sono più propense a rispettarla. Allo stesso modo, quando i team sono abituati a collaborare e condividono una missione comune, il programma di viaggio ha maggiori probabilità di ottenere il supporto necessario per funzionare in modo efficace.

Come migliorare la comunicazione, dentro e fuori l’organizzazione

• Un approccio più personale

In un contesto di lavoro sempre più virtuale, Anne Delgado ha puntato a rafforzare le relazioni con gli stakeholder interni, in particolare con i team HR e Finance, valorizzando momenti di confronto diretto come coffee chat e incontri di persona. “Spiegare in modo chiaro l’importanza e le motivazioni che stanno dietro a una richiesta aiuta a creare allineamento all’interno del team”, sottolinea.

• Chiarezza sulle regole

Se si chiede ai viaggiatori di rinunciare a soluzioni apparentemente più economiche per scegliere opzioni conformi alle policy, è fondamentale che comprendano le conseguenze di eventuali deviazioni. Come racconta un travel manager, il focus si è spostato sullo sviluppo di materiali formativi più efficaci, come guide operative o contenuti video realizzati con il supporto dell’AI. Particolare attenzione è stata dedicata anche all’onboarding dei nuovi assunti, per metterli nelle condizioni di comprendere fin da subito come muoversi correttamente all’interno dell’organizzazione.

• Partnership più solide

Ed Phillips e il team della Michigan State University hanno lavorato sul rafforzamento delle relazioni con fornitori e partner TMC, puntando su una comunicazione più chiara e su un maggiore allineamento rispetto a priorità condivise, come il duty of care. Allo stesso tempo, sono state interrotte collaborazioni che non rispondevano più agli obiettivi del programma. “Ad esempio, abbiamo affrontato il tema degli hotel che non avevano disattivato correttamente alcuni codici tariffari, effettuando audit per garantire che fossero prenotabili solo strutture con contratti validi”, spiega Phillips.
Il 2025 si è rivelato anche un anno di consapevolezza: sono emerse lacune inattese nei processi di duty of care, come la mancanza di fatture da parte dei partner TMC, che limitavano la visibilità sugli spostamenti di dipendenti e gruppi di studenti in caso di emergenza. Da qui la decisione di rafforzare l’obbligo di gestire tutte le prenotazioni di trasporto interno tramite i canali TMC, per garantire piena tracciabilità e supporto nei momenti critici.

• Un linguaggio più contemporaneo

Con una popolazione di dipendenti e studenti sempre più tech-oriented, la Michigan State University ha promosso l’utilizzo di app di viaggio mobile-first e aggiornato la comunicazione adottando un linguaggio più attuale, sostituendo ad esempio il termine “click” con “tap”. Come osserva Phillips, “con sempre meno persone che utilizzano una tastiera, il concetto stesso di cliccare sta rapidamente diventando obsoleto”.

Sfida del business travel: come valorizzare l’intelligenza artificiale?

Nel loro ruolo quotidiano (e persino durante i propri spostamenti) i leader del travel aziendale stanno iniziando a esplorare le potenzialità dell’intelligenza artificiale con un approccio graduale. Per alcuni, l’AI si è rivelata un importante alleato nel risparmio di tempo su attività ripetitive; per altri, uno strumento utile per l’analisi dei dati o per valutare applicazioni più avanzate, come il confronto tra contratti complessi.

Nonostante la disponibilità di strumenti e il supporto del top management, resta una sfida significativa: trovare il tempo necessario per una formazione adeguata sull’AI, indispensabile per sviluppare competenze reali e un utilizzo consapevole. È quanto osserva un responsabile travel & expense di un’azienda manifatturiera globale, sottolineando come la curva di apprendimento rappresenti ancora un ostacolo concreto.

“Alcune delle nuove tecnologie, in particolare l’intelligenza artificiale, pensate per migliorare l’esperienza degli utenti finali hanno funzionato persino meglio di quanto ci aspettassimo”, afferma Anne Delgado, Director Travel and Payment, Global Procurement Organization di SAP.

Come mettere l’AI al lavoro

• Sperimentare su attività mirate

Una travel leader racconta di aver utilizzato l’intelligenza artificiale per riassumere e riscrivere email, oltre che per analizzare dati, adottando un approccio graduale per acquisire familiarità con la tecnologia. “È evidente che l’AI può aumentare la produttività e semplificare i processi, ma è fondamentale bilanciarne l’utilizzo con il proprio giudizio e la propria esperienza”, osserva.

• Rendere più efficienti le attività operative

Affidare a un chatbot, basato sull'AI generativa, richieste come l’ottenimento di un check-out posticipato consente di individuare rapidamente la struttura e attivare il supporto di un operatore. Allo stesso modo, chiedere di recuperare i dettagli di un volo permette di ottenere in pochi istanti opzioni alternative, variazioni e tariffe disponibili. Si tratta di attività operative che possono essere delegate all’AI, liberando tempo da dedicare a compiti a maggiore valore aggiunto.

La stessa leader ha inoltre guidato 15 sessioni di formazione per favorire l’adozione dell’AI all’interno dell’organizzazione. Tuttavia, la disponibilità di tempo resta una sfida costante per figure come commerciali, analisti e altri ruoli chiave. In questo contesto, il supporto del top management fa la differenza: “Avere l’endorsement del CEO e l’invito esplicito ai leader a migliorare l’efficienza attraverso l’AI è estremamente efficace per coinvolgere le persone”.

Altre sfide chiave: sostenibilità, carte virtuali, NDC e compliance

Ogni organizzazione presenta sfide e opportunità specifiche, che influenzano le priorità strategiche, il livello di automazione e l’adozione di tecnologie intelligenti. Queste differenze emergono chiaramente nella varietà di ulteriori criticità del travel aziendale segnalate dai leader nel 2025, riflettendo esigenze e approcci diversi da azienda ad azienda.

Come promuovere e gestire la sostenibilità?

Con l’evoluzione delle normative sulla sostenibilità a livello globale, molte aziende hanno iniziato a prendere questi temi con crescente serietà, in particolare nell’ambito del business travel. “La frammentazione dei dati sulla sostenibilità rappresenta ancora una sfida, ma le tecnologie emergenti stanno aiutando a semplificare il processo e ci aspettiamo progressi ancora più significativi nel 2026”, racconta uno dei leader intervistati.

L’attenzione verso la sostenibilità è tutt’altro che episodica. Per Anne Delgado di SAP, si tratta di un pilastro strutturale di ogni programma di viaggio. “Continuiamo a investire sulla sostenibilità, che considero una costante del travel aziendale. In questo percorso stiamo rafforzando le partnership con i fornitori per perseguire obiettivi comuni, andando oltre una logica esclusivamente orientata ai costi.”

Come spiegare le New Distribution Capability (NDC) ai viaggiatori?

Le nuove capacità di distribuzione (NDC) introducono un’ampia gamma di opzioni, ma anche un livello di complessità maggiore, soprattutto in relazione ai vettori low cost e ai numerosi elementi che compongono l’offerta di viaggio. Capire se servizi come la selezione del posto o altri extra siano inclusi nella tariffa è solo uno degli esempi che rendono evidente la necessità di aggiornare i viaggiatori.

“Questa complessità può generare confusione, in particolare quando i dipendenti notano opzioni apparentemente più economiche altrove. Le dinamiche legate all’NDC ci hanno imposto di investire molto nell’educazione dei viaggiatori, per aiutarli a comprendere i cambiamenti e le sfumature del settore.”

Come stanno evolvendo le carte virtuali (e i costi)?

Le carte virtuali rappresentano uno strumento di pagamento sicuro ed efficace per Alpine Air Express, azienda di trasporto cargo in forte crescita negli Stati Uniti occidentali e centrali. “Questo sistema ha migliorato in modo significativo sicurezza ed efficienza, permettendoci di concentrarci sull’esperienza di viaggio e di riconciliare le spese in tempi record”, spiega Amanda Lack, travel and expense administrator.

Non mancano però le criticità: compatibilità limitata con i wallet digitali, opzioni di notifica poco flessibili, dashboard ancora poco evolute e, soprattutto, costi in aumento. “Con l’incremento annuale dei costi delle piattaforme di carte virtuali, ci troviamo a dover valutare se questi abbonamenti siano ancora giustificati e sostenibili nel lungo periodo”, osserva Lack. Per ora, Alpine Air Express continua a monitorare attentamente l’evoluzione dello strumento, valutandone costantemente benefici e impatti economici.

Come ridurre il carico di compliance per i dipendenti?

I dipendenti di Alpine Air Express viaggiano frequentemente e, con l’aumento dei volumi nel 2025, la gestione delle ricevute elettroniche degli hotel è diventata sempre più complessa. “Il nostro obiettivo è trattare i viaggiatori come dei veri ospiti d’onore, riducendo al minimo il tempo trascorso al front desk per check-in e check-out”, racconta Amanda Lack.

Per questo motivo, invece di gravare ulteriormente sui viaggiatori, l’azienda ha fatto leva sulla collaborazione con il proprio TMC. “Il rapporto con il nostro TMC è diventato ancora più strategico, soprattutto considerando le dimensioni contenute dell’azienda e le esigenze di viaggio continue”, spiega. Oltre a negoziare tariffe coerenti, il TMC gestisce direttamente i rapporti con le strutture alberghiere, mantenendo una carta corporate in archivio e inviando le ricevute direttamente in ufficio. È stato inoltre introdotto un servizio white-glove, con un referente unico che coordina ogni esigenza. “Che si tratti di un problema amministrativo o di una criticità sul campo, sappiamo sempre a chi rivolgerci.”

Guardando avanti: consigli per i travel leader nel 2026

Come emerge chiaramente dai trend analizzati, molte delle sfide affrontate nel 2025 continueranno a influenzare il lavoro dei travel manager anche nel prossimo futuro. Proprio per questo, i leader del settore condividono alcune riflessioni su dove concentrare energie e investimenti nel 2026.

Secondo Anne Delgado di SAP:

“Mantenete la sostenibilità al centro delle strategie. Non è più un ‘nice to have’, ma sta diventando una vera aspettativa di business.”

E aggiunge:

“Restate flessibili e considerate le sfide come opportunità di miglioramento. Il mercato evolve rapidamente, mentre il settore travel e pagamenti è ancora legato a processi introdotti decenni fa. Continuare a investire in strumenti che garantiscano dati di qualità semplifica enormemente le decisioni e il reporting interno.”

Ed Phillips della Michigan State University sottolinea invece l’importanza delle relazioni:

“Concentratevi sulla costruzione di partnership solide e affidabili, sostenendo i fornitori allineati con i vostri obiettivi e con le policy. Allo stesso tempo, affrontate in modo diretto le criticità con chi non lo è. Una comunicazione chiara e onesta, anche quando complessa, rafforza la fiducia e consolida relazioni realmente reciproche.”

Altri leader aggiungono un’ulteriore prospettiva:

“Abbracciate l’apprendimento continuo e la collaborazione. Dopo l’uscita di molti professionisti esperti durante il periodo Covid, oggi sono meno le persone con una visione completa del settore. Condividere competenze, lavorare in squadra e valorizzare punti di vista diversi è fondamentale per orientarsi con successo in un panorama travel in continua evoluzione.”

FAQ: Business Travel nel 2025 e oltre

1. Come stanno affrontando i travel manager l’instabilità di prezzi e budget?
   In un contesto di incertezza economica e variazioni tariffarie, realtà come SAP e la Michigan State University hanno fatto leva su automazione e analytics per monitorare la spesa e recuperare risorse, ad esempio attraverso il rimborso di imposte applicate erroneamente ai soggiorni alberghieri.

2. Che ruolo ha avuto la comunicazione nel travel management del 2025?
   Un ruolo centrale. Policy aggiornate, incontri di persona e un linguaggio più attuale e accessibile hanno contribuito a migliorare la compliance e la comprensione da parte dei dipendenti.

3. In che modo l’AI sta trasformando la gestione del business travel?
   Gli strumenti di intelligenza artificiale supportano attività come la sintesi delle email, l’analisi di contratti e report, la personalizzazione delle opzioni di viaggio e la gestione delle modifiche alle prenotazioni. L’AI aumenta l’efficienza senza sostituire il giudizio umano, anche se il tempo dedicato alla formazione resta una criticità.

4. Quali altre sfide hanno inciso sui programmi travel nel 2025?
   Sostenibilità, New Distribution Capability (NDC), carte di pagamento virtuali e compliance sono stati temi centrali, ciascuno con complessità operative e opportunità strategiche.

5. Come possono le aziende bilanciare innovazione ed esperienza del viaggiatore?
   Il successo passa dall’integrazione tra efficienza digitale e servizio personalizzato: dal monitoraggio della sostenibilità alle partnership con i TMC che gestiscono ricevute, supporto operativo e assistenza diretta ai viaggiatori.

Travel & Expense: i trend da tenere d’occhio nel 2026

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