Dalla gestione operativa alla business intelligence: il nuovo paradigma AI per Travel & Expense

Per anni, la gestione di viaggi e note spese è stata considerata un’attività di back office focalizzata su prenotazioni, rimborsi, ricevute e conformità. Questo approccio, però, limita il potenziale strategico dei dati T&E.

Troppo spesso, le informazioni sono frammentate tra estratti conto delle carte, report e fogli di calcolo, generando scarsa visibilità e decisioni basate su dati storici e parziali. Quando invece questi dati vengono unificati, smettono di essere una semplice registrazione del passato e diventano una fonte dinamica di insight in tempo reale, in grado di guidare pianificazione, controllo e crescita.

Perché i dati T&E sono un asset nascosto

L’IDC Spotlight evidenzia che la dispersione dei dati T&E crea “blind spot” per i team finance e travel. Le decisioni si basano su report retrospettivi, mentre mancano strumenti per:

• identificare pattern di spesa
   
• rilevare rischi legati ai fornitori
   
• intercettare anomalie e problemi di compliance in modo proattivo

Unificando i dati, le organizzazioni possono ottenere una visione chiara e in tempo reale della spesa, rafforzare la conformità e supportare strategie di crescita aziendale.

Il modello di maturità T&E abilitato dall’AI: le 5 fasi

Il percorso di evoluzione della gestione di viaggi e note spese si articola in cinque fasi progressive, che accompagnano le organizzazioni verso un modello sempre più intelligente e data-driven.

Fase 1: Automazione di base

In questa fase, l’organizzazione abbandona carta e processi manuali per adottare strumenti digitali essenziali.

Il sistema acquisisce ricevute e note spese attraverso funzionalità di automazione di base - come OCR e regole predefinite - ma il valore dei dati rimane in gran parte inutilizzato. La riconciliazione delle carte aziendali è ancora manuale, le informazioni restano frammentate e la reportistica è prevalentemente retrospettiva, limitando la capacità decisionale in tempo reale.

La compliance è reattiva: i controlli avvengono dopo la spesa, aumentando il rischio finanziario e normativo.

Fase 2: Insight avanzati

Con l’automazione di base già attiva, l’azienda introduce funzionalità di machine learning per:

• rilevamento automatico di anomalie
• identificazione di spese fuori policy
• prime forme di analisi predittiva

I feed automatici delle carte aziendali riducono l’inserimento manuale e migliorano la visibilità.

Il sistema inizia a fornire supporto intelligente, ma rimane ancora in gran parte reattivo e dipendente dall’intervento umano.

Fase 3: AI generativa

In questa fase la piattaforma T&E diventa realmente intelligente grazie all’uso della GenAI.

Il sistema è in grado di:

• generare narrazioni intelligenti per i report spese
• fornire raccomandazioni di viaggio personalizzate
• supportare audit automatici preliminari

I pagamenti sono integrati e sicuri, con un utilizzo diffuso di carte aziendali e virtuali. L’AI può suggerire il metodo di pagamento ottimale e generare istruzioni verso i fornitori.

La compliance diventa proattiva: il sistema identifica i rischi prima che si concretizzino.

Fase 4: AI agentica

Si passa dall’assistenza intelligente all’autonomia.

Con l’AI agentica, il sistema può:

• prenotare viaggi in autonomia
• gestire modifiche e cancellazioni
• anticipare problemi e intervenire
• negoziare condizioni con i fornitori sulla base dei dati

I pagamenti diventano auto-gestiti, con carte virtuali granulari e routing automatico in base ai termini dei fornitori e alle proiezioni di cassa.

L’enforcement delle policy avviene quasi in tempo reale, con attenzione a trasparenza ed explainable AI.

Fase 5: Ecosistema cognitivo

Nell’ultimo livello, la gestione T&E diventa un ecosistema completamente integrato e auto-ottimizzante.

La piattaforma agisce come un “sistema nervoso centrale” per i dati di spesa, integrandosi con l’intera organizzazione. Tra le caratteristiche principali:

• apprendimento continuo (incluso federated learning)
• gestione predittiva del rischio
• orchestrazione intelligente dei pagamenti, incluse tecnologie emergenti
• forte enfasi su privacy, governance ed etica dell’AI

Il risultato è una visione unificata e in tempo reale di tutta la spesa aziendale.

Benefici del percorso di maturità T&E

Il percorso di maturità T&E non è più opzionale: le aziende che lo intraprendono trasformano un processo manuale e rischioso in una fonte di insight e vantaggio competitivo.

L’automazione intelligente e i pagamenti moderni:

• trasformano attività frammentate in workflow integrati
• abilitano decisioni più strategiche
• migliorano l’esperienza dei dipendenti
• rafforzano la compliance

In un contesto economico volatile, la capacità di agire su dati in tempo reale rappresenta un elemento distintivo tra leader e follower.

Scarica l’IDC Spotlight

Per approfondire il modello di maturità T&E abilitato dall’AI e scoprire come trasformare i dati di viaggi e note spese in un asset strategico per la business intelligence, scarica l’IDC Spotlight completo qui.