Ottimizzare l'uso delle carte virtuali per le aziende

Le organizzazioni che seguono le tendenze in grado di migliorare la produttività hanno maggiori probabilità di mantenere il loro vantaggio competitivo. Una di queste tendenze è l'uso delle carte virtuali per le aziende.

Probabilmente conosci le carte di credito aziendali fisiche, ma le carte virtuali offrono nuove funzionalità e vantaggi. Questo articolo ti aiuterà a comprendere meglio cos'è una carta virtuale, come utilizzarla e i benefici che può portare alla tua azienda.

Cos'è una carta virtuale?

Immagina una carta aziendale che esiste solo nel cyberspazio. Niente plastica. Niente portafoglio. Questa è una carta aziendale virtuale. È un metodo di pagamento digitale che puoi utilizzare per coprire transazioni online e gestire facilmente i conti da pagare, comprese le note spese.

Come si confrontano le carte virtuali con le carte di credito tradizionali?

Le carte aziendali virtuali hanno alcune delle stesse caratteristiche delle tradizionali carte di credito fisiche. Hanno numeri di carta e un limite di credito. Possono essere utilizzate per pagare varie spese aziendali, come fatture, acquisti e prodotti, e sono ampiamente accettate dai fornitori.

Le carte virtuali si differenziano perché esistono solo online. Non puoi toccarle o metterle in tasca. Inoltre, le carte virtuali hanno numeri di conto che scadono dopo un determinato periodo, il che aiuta a incrementare la sicurezza.

Come pago con una carta virtuale?

Utilizzare una carta aziendale virtuale per una transazione online è semplice e molto simile all'utilizzo online di una carta di credito tradizionale. Prima ottieni il numero di conto, la data di scadenza e altri dettagli dalla tua istituzione finanziaria. Poi inserisci i dettagli presso il fornitore o il venditore con cui stai effettuando il pagamento e attendi la conferma che l'acquisto è andato a buon fine.

Il fornitore fornirà le stesse ricevute e conferme come se avessi usato una carta di credito tradizionale per effettuare l'acquisto.

Perché scegliere la carta virtuale?

Una carta di credito virtuale offre numerosi vantaggi che una carta di credito tradizionale non ha.

Snellire i processi finanziari

I processi che rendono la contabilità più fluida, mantenendola accurata e tracciabile, sono vantaggiosi per l'azienda.

• Riconciliazione delle carte di credito: dì addio alla tracciatura manuale. Le carte virtuali ordinano le tue transazioni e offrono dati dettagliati sulle spese aziendali, comprese le note spese, rendendo facile per il tuo team contabile tenere traccia di dove vengono spesi i soldi.

• Gestione del flusso di cassa: con il monitoraggio in tempo reale delle spese aziendali, puoi avere una visione più accurata delle tue finanze, in ogni momento. Questo approccio ti permette di prendere decisioni basate su informazioni finanziarie più recenti.

Esempio: la tua azienda deve gestire il budget con grande attenzione in vista di un imminente lancio di prodotto. È fondamentale prendere decisioni strategiche basate sui dati finanziari più aggiornati. Le carte virtuali permettono di monitorare in tempo reale tutte le spese aziendali, incluse le note spese. Puoi tenere sotto controllo le spese su ogni carta mentre si verificano, consentendoti di monitorare il budget in tempo reale. Questa visibilità immediata ti permette di adattare i piani istantaneamente, evitando così di superare il budget.

Aumentare la sicurezza

Proteggere le informazioni sensibili è una priorità per ogni azienda. Uno dei benefici più significativi delle carte aziendali virtuali è la sicurezza che possono offrire.

• Minimizzare le frodi. L'uso di carte con numeri monouso può ridurre significativamente il rischio in caso di smarrimento o furto. A differenza delle carte di credito fisiche, che hanno numeri fissi e possono essere riutilizzate, i numeri delle carte virtuali scadono dopo una sola transazione, aumentando la sicurezza.

• Ridurre il furto delle carte. Il rischio di furto di una carta virtuale è inferiore, poiché non esiste una carta fisica che possa essere facilmente prelevata da un cassetto o da un portafoglio.

• Controlli personalizzabili. Puoi impostare limiti per le carte, specificare restrizioni per i commercianti e definire i requisiti di utilizzo. Questo livello di controllo protegge i fondi aziendali e riduce il rischio di utilizzo non autorizzato.

• Mantenere la conformità. I registri delle transazioni e le funzionalità di reportistica dettagliata forniscono al team finanziario le informazioni necessarie per aumentare la conformità e prepararsi per le verifiche.

Esempio: ogni volta che i viaggiatori aziendali della tua compagnia devono prenotare un hotel, utilizzano una carta virtuale generata appositamente per quella transazione. Questo numero di carta monouso scade subito dopo la prenotazione. Anche se un criminale informatico intercetta la transazione, il numero non sarà più valido, riducendo notevolmente il rischio di frode. Questo è particolarmente vantaggioso rispetto a una carta fisica tradizionale, il cui numero rimane invariato e può essere riutilizzato in modo fraudolento se rubato.

Ottimizzare la gestione delle spese di viaggio

La gestione dei viaggi e delle note spese aziendali è fondamentale per il benessere di un'azienda. Gestirla in modo proattivo e completo mantiene i costi sotto controllo e aiuta le aziende ad evitare sorprese. Le carte virtuali per le spese aziendali possono aiutare a creare visibilità.

• Semplificare il processo di pianificazione. Le carte aziendali virtuali rendono facile prenotare voli, riservare hotel, noleggiare veicoli e pagare altre spese di viaggio.

• Reportistica automatica. Caricare gli acquisti effettuati con carte virtuali nel sistema di gestione delle spese aziendali è molto più veloce e meno frustrante. Inoltre, non ci saranno più report errati o imprecisi.

• Conformità alla policy di viaggio. Controlli più severi aiutano a gestire le spese aziendali e a garantire il rispetto delle regole della policy di viaggio, assicurando che ogni dipendente gestisca correttamente le proprie spese secondo le direttive aziendali.

Esempio: la tua azienda sta inviando un team a una grande conferenza del settore. Organizzare il viaggio per un gruppo comporta numerose transazioni, come la prenotazione di voli, hotel e trasporti. Con le carte virtuali, puoi assegnare una carta al leader del team o a ciascun membro con un budget predefinito. Ogni persona può quindi utilizzare la propria carta per prenotare online tutti gli alloggi necessari. I voli tramite un portale, le camere d'hotel tramite un altro, i noleggi auto tramite un terzo, e così via. Non è necessario anticipare denaro personale né compilare moduli di rimborso complessi.

Rafforzare le relazioni con i fornitori

Le relazioni positive con i fornitori sono fondamentali per il successo della tua azienda. Un altro vantaggio offerto dalle carte aziendali virtuali è la possibilità di liquidare rapidamente i conti da pagare, contribuendo a costruire rapporti di fiducia duraturi.

Una carta aziendale virtuale può:

• Pagare le fatture più velocemente. I fornitori apprezzano i pagamenti tempestivi. Il pagamento rapido delle fatture da parte del team contabile può accrescere la buona volontà del fornitore e portare a condizioni più favorevoli per gli ordini futuri.

• Ridurre gli errori. La registrazione precisa dei dati e le transazioni dettagliate delle carte virtuali aiutano a minimizzare il rischio di errori nell'inserimento delle informazioni e garantiscono trasparenza nei saldi dei conti.

• Aumentare la sicurezza. I protocolli di sicurezza avanzati proteggono le informazioni sensibili, sia per l'acquirente che per il fornitore.

• Semplificare le interazioni. Invece di attendere che il team finanziario emetta un assegno o completi un bonifico bancario, un pagamento tramite carta aziendale virtuale può saldare immediatamente il saldo aziendale.

Esempio: immagina che la tua azienda acquisti frequentemente forniture da diversi fornitori. Tradizionalmente, il processo implica l'emissione di assegni o bonifici bancari, che possono richiedere giorni per essere elaborati. Con le carte virtuali, i pagamenti vengono effettuati subito dopo l'approvazione della fattura. Questo pagamento rapido favorisce la costruzione di fiducia e buona volontà, con la possibilità di ottenere sconti o condizioni di pagamento più vantaggiose nelle transazioni future.

Usare carte virtuali per le note spese aziendali offre molti vantaggi

Le aziende devono impegnarsi per mantenere alta l'efficienza, garantire la sicurezza delle informazioni e preservare il loro vantaggio competitivo. Un modo per raggiungere questi obiettivi è adottare soluzioni innovative come le carte aziendali virtuali. Ottimizzando i processi finanziari, aumentando la sicurezza e gestendo in modo più efficiente le spese aziendali, comprese le note spese, nonché la riconciliazione dei conti da pagare, è possibile ridurre i costi, migliorare l'accuratezza e consolidare le relazioni con i fornitori.

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