Travel & Expense: i trend da tenere d’occhio nel 2026

Avere successo nel business oggi non significa più guidare con certezze assolute, ma saper navigare l’ambiguità. Nel corso del 2025, sia le piccole realtà sia le grandi aziende globali hanno sentito l’impatto di rapidi cambiamenti economici e socio-politici, e nulla lascia pensare che questo ritmo rallenterà nel prossimo futuro.

Con l’avvicinarsi del 2026, l’adattabilità sarà importante quanto la strategia. Per i responsabili Finance e Travel, questo significherà monitorare costantemente i trend emergenti, dalle evoluzioni dell’AI al continuo consolidamento del settore, anticiparne gli effetti e farsi trovare pronti a cambiare direzione quando necessario.

Ecco i trend che, secondo i dirigenti di SAP Concur, definiranno il prossimo capitolo del Travel & Expense (T&E).

La tecnologia potrà creare più valore che mai, ma fiducia e trasparenza saranno fondamentali

Nel 2026 assisteremo a progressi significativi nella personalizzazione dell’esperienza di viaggio e nella relazione con i fornitori. I progressi nell’intelligenza artificiale e nell’analisi predittiva renderanno possibili esperienze sempre più personalizzate e intuitive, con benefici che andranno oltre il travel, estendendosi all’intero ecosistema aziendale, incluse HR, Finance e Procurement,  generando più valore che mai.

Tuttavia, la tecnologia introduce anche nuovi rischi, come deepfake, minacce alla privacy dei dati e frodi, che stanno cambiando il modo in cui le aziende approcciano le policy di Travel & Expense. Tutto questo evidenzia quanto aspetti come interoperabilità, standard comuni dei dati, misure di sicurezza, autenticazione, governance e supervisione umana saranno cruciali nella prossima ondata di innovazione nel travel.

Grande attenzione sarà rivolta anche al modo in cui le aziende gestiranno talenti e risorse in risposta all’adozione dell’AI. Costruire fiducia e garantire trasparenza sarà essenziale per continuare a progredire nel prossimo anno.

Il processo di consolidamento che il settore dei viaggi ha vissuto negli ultimi due anni proseguirà anche nel 2026. Vedremo sempre più partnership strategiche, come l’alleanza annunciata da SAP Concur con American Express Global Business Travel (Amex GBT) e la soluzione co-sviluppata per ridefinire l’esperienza Travel & Expense aziendale per imprese e viaggiatori.

Ci troviamo in una fase di cambiamento estremamente dinamica per il settore travel, che sta stimolando un livello di innovazione senza precedenti. Anche se storicamente il settore è stato più lento nell’adottare nuove tecnologie, eventuali difficoltà iniziali saranno ampiamente compensate dall’enorme opportunità di contribuire a plasmare il futuro del T&E.

– Charlie Sultan, President of Concur Travel, SAP Concur

La tecnologia potrà bilanciare efficienza, compliance ed esperienza del viaggiatore

Nel prossimo capitolo del travel, le soluzioni basate sull’AI, insieme alle persone che le adottano, creeranno un ecosistema in cui tecnologia, sicurezza ed esperienza del viaggiatore convivono in modo fluido.

La modernizzazione tecnologica è ormai imprescindibile per garantire resilienza e reattività ad aeroporti e compagnie aeree. Dai controlli biometrici più diffusi alla manutenzione predittiva basata sull’AI, l’ecosistema evolverà nel 2026 per diventare più veloce e sicuro. Questa trasformazione è in linea con le aspettative dei viaggiatori, che richiedono accesso immediato alle informazioni e processi di sicurezza sempre più rapidi.

Nel 2026 le organizzazioni continueranno a esplorare come e dove l’AI possa avere il maggiore impatto. Sarà utilizzata per rafforzare il duty of care, prevedendo i rischi e personalizzando gli alert di sicurezza per ogni viaggiatore. I travel manager sfrutteranno AI e automazione per bilanciare efficienza, sostenibilità ed empatia nei programmi di viaggio, grazie a raccomandazioni personalizzate, una gestione delle spese semplificata e strumenti che aiutano i viaggiatori a sentirsi supportati. E con carte virtuali e pagamenti mobile, viaggiare sarà più semplice che mai.

Se il 2025 è iniziato con un certo scetticismo verso la GenAI, oggi queste tecnologie sono ovunque e non mostrano segni di rallentamento. I viaggiatori inizieranno ad affidarsi all’AI non solo per generare idee di viaggio o prenotazioni di base, ma per gestire interi itinerari e adattarsi alle interruzioni in tempo reale. E al rientro, la nota spese sarà più semplice che mai.

Queste evoluzioni renderanno l’esperienza di viaggio nel 2026 più intuitiva, fluida e piacevole.

– Jen Moyse, Vice President of Product e Head of UX, SAP Concur

L’AI potrebbe rendere obsolete le note spese dal 2026 in poi

Nel 2026, il futuro della gestione Travel & Expense si svolgerà sempre più al di fuori delle applicazioni tradizionali. Con l’AI profondamente integrata in strumenti di collaborazione come Microsoft Teams e Slack, attività come approvare una nota spese o prenotare un viaggio di lavoro avverranno direttamente negli ambienti in cui i dipendenti lavorano ogni giorno.

Il vero potenziale dell’AI emerge quando è in grado di connettere e validare dati provenienti da fonti diverse. Quando i sistemi sono integrati, l’AI crea una visione più intelligente e affidabile di ogni transazione, combinando informazioni da itinerari di viaggio, note spese, buste paga, fatture e molto altro.

Con l’espansione dello spend management oltre gli strumenti tradizionali, le aziende dovranno rimanere attente a sicurezza dei dati e compliance. Come ogni nuova tecnologia, l’AI introduce nuove modalità di potenziale abuso, ma non necessariamente aumenta le frodi: ne cambia semplicemente la forma. Ad esempio, abbiamo rilevato che circa l’1% delle ricevute analizzate dal nuovo verificatore di ricevute generato dall’AI in Verify potrebbe essere stato creato artificialmente. Questi primi segnali rafforzano l’importanza di continuare a innovare.

L’attenzione resterà focalizzata sull’automazione dei processi manuali e sull’uso di servizi basati sull’AI per migliorare l’efficienza e rafforzare i controlli. In pochi anni, il concetto stesso di “nota spese” potrebbe diventare obsoleto, sostituito da un’AI agentica in grado di verificare, riconciliare e rimborsare automaticamente in background, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su attività a maggior valore strategico.

– Christopher Juneau, SVP e Head of Product Marketing, SAP Concur

Investire in tecnologia e T&E per il successo delle PMI

Le piccole e medie imprese (PMI) sono per definizione resilienti: spesso riescono a cambiare strategia più rapidamente rispetto alle grandi organizzazioni strutturate su più livelli. Consapevoli che la volatilità continuerà anche nel 2026, molte PMI stanno mantenendo solide riserve di liquidità e di gestione del rischio, investendo al contempo in iniziative di crescita mirate, tra cui tecnologia e business travel intelligente.

L’adozione continua di soluzioni tecnologiche, dall’automazione di base all’AI agentica, aiuterà le PMI a ottenere miglioramenti concreti in termini di efficienza, visibilità e controllo. Le organizzazioni che iniziano adottando l’AI all’interno degli strumenti già in uso e che investono in applicazioni basate su dati aziendali affidabili ridurranno i rischi e accelereranno l’adozione da parte dei dipendenti.

Le PMI investiranno in viaggi che generano un ROI reale, affidandosi alla tecnologia per offrire ai dipendenti maggiore autonomia e scelta, mantenendo al contempo priorità su sicurezza, sostenibilità e controllo dei costi. La promessa dell’AI è proprio questa: creare valore per il business e un’esperienza positiva per i dipendenti.

Anche i controlli pre-spesa, come carte virtuali e controlli dinamici delle carte, saranno elementi chiave per migliorare il controllo della spesa, ridurre i rischi e limitare l’anticipo di cassa per le spese aziendali.

– Kacey Flygare, General Manager e Global Business Head, SMB, SAP Concur

I dipartimenti Finance potranno avere successo con l’AI adottando una cultura “failure-forward”

Nel 2026, le organizzazioni Finance più avanzate nell’adozione dell’AI saranno quelle che promuoveranno una mentalità orientata all’apprendimento dagli errori. Man mano che l’AI automatizzerà molte attività di calcolo e reporting, il valore distintivo dei team Finance risiederà nella capacità di pensare in modo critico, porre le domande giuste e imparare rapidamente dagli sbagli. L’obiettivo è guidare il cambiamento, non subirlo.

Questo approccio richiede però un vero cambio culturale. I professionisti Finance sono formati per eliminare gli errori, mentre l’innovazione basata sull’AI si nutre di iterazione e sperimentazione. I leader devono dare l’esempio, creando un ambiente in cui i rischi calcolati siano incoraggiati, gli errori analizzati senza colpevolizzazioni e l’apprendimento riconosciuto come progresso.

Solo quando il fallimento diventerà un dato di partenza, e non un ostacolo, la funzione Finance potrà sbloccare appieno il potenziale dell’AI e ridefinire decision-making, crescita e creazione di valore per l’intero business.

– Sonja Simon, Chief Financial Officer, SAP Americas