Viaggi e Spese
Viaggi d’affari nel 2026: fiducia, AI e duty of care al centro delle nuove sfide
I viaggi d’affari continuano a rappresentare un elemento importante per le aziende: il 97% dei CFO li considera una componente importante della strategia di crescita complessiva della propria organizzazione. Allo stesso tempo, il 93% dei viaggiatori d’affari riconosce ai viaggi di lavoro benefici per la propria salute mentale e fisica.
In uno scenario caratterizzato da instabilità geopolitica, aumento dei costi e crescente utilizzo dell’intelligenza artificiale, però, gestire efficacemente i programmi di viaggio richiede sempre più attenzione alla fiducia tra aziende, travel manager e dipendenti.
È quanto emerge dall’8° Report Annuale sul Sondaggio Globale sui Viaggi d’Affari di SAP Concur. Lo studio ha coinvolto 3.300 viaggiatori d’affari in 21 mercati, 800 travel manager in otto mercati e 700 CFO in sette mercati, analizzando come policy, spese, frodi, duty of care e AI stiano trasformando la gestione dei viaggi aziendali.
Policy di viaggio e comportamento dei dipendenti: il divario da colmare
Una policy di viaggio aziendale non è sufficiente, da sola, a garantire la conformità. Il successo di un programma dipende anche da quanto le regole vengono comprese e applicate concretamente dai dipendenti.
Il report evidenzia innanzitutto una differenza nella percezione dei cambiamenti. Il 49% dei travel manager afferma che l’approccio della propria azienda ai viaggi si sta inasprendo, attraverso budget più contenuti e maggiori restrizioni, mentre il 41% segnala un allentamento. Solo il 10% non rileva variazioni.
Dal punto di vista dei viaggiatori, invece, il 35% ritiene che non ci siano stati cambiamenti nell’approccio aziendale ai viaggi.
Il divario diventa ancora più evidente osservando il rispetto delle regole: circa la metà dei viaggiatori d’affari dichiara di aggirare o infrangere le policy relative ai viaggi o alle note spese, mentre il 48% ha violato una policy durante un viaggio di lavoro.
Le violazioni comprendono comportamenti diversi, tra cui l’utilizzo di sconti aziendali per viaggi personali, il pagamento con fondi aziendali di pasti o spese di persone non autorizzate, l'utilizzo di fondi aziendali per spese personali e il mancato rispetto dei protocolli di sicurezza informatica.
La presenza di programmi obbligatori non modifica significativamente il quadro: il 50% dei viaggiatori soggetti a programmi obbligatori ha violato la policy aziendale, rispetto al 53% di quelli soggetti a programmi non obbligatori.
Per questo, accanto alle regole, assumono un ruolo centrale comunicazione, cultura aziendale e coinvolgimento dei dipendenti.
Budget per i viaggi d’affari in crescita, ma aumenta anche la richiesta di controllo
Nonostante le sfide, gli investimenti nei viaggi d’affari sono in crescita. L’82% dei CFO dichiara che il budget destinato ai viaggi della propria azienda aumenterà nel 2026, rispetto al 76% dell’anno precedente. Solo il 5% prevede una riduzione.
Parallelamente aumenta la pressione sui travel manager affinché dimostrino il valore generato dai programmi di viaggio.
Quasi nove CFO su dieci (89%) ritengono che il proprio travel manager debba impegnarsi maggiormente per dimostrare in che modo i viaggi d’affari contribuiscano agli obiettivi aziendali.
Dall’altra parte, l’84% dei travel manager afferma che non è possibile raggiungere pienamente gli obiettivi aziendali senza un maggiore sostegno da parte del CFO.
Tra le principali necessità indicate dai travel manager emergono:
- dati e insight migliori per dimostrare il ROI (44%);
- formazione sull’utilizzo efficace dell’AI (43%);
- maggiore supporto alle modifiche delle policy e alle nuove iniziative (42%);
- aumento del personale o delle risorse (41%);
- maggiore chiarezza su aspettative e visione (41%);
- soluzioni tecnologiche aggiornate (40%).
Il rapporto tra funzione Finance e travel management diventa quindi un elemento importante per collegare la gestione operativa dei viaggi agli obiettivi dell'organizzazione.
Il valore dei viaggi d’affari va oltre i costi
Il valore di un programma di viaggio non si misura solo in termini di costi, ma anche attraverso il suo impatto sulle persone. Il 93% dei viaggiatori d’affari afferma infatti che viaggiare per lavoro apporta benefici alla propria salute mentale e fisica.
Tra i vantaggi maggiormente indicati ci sono la possibilità di prendersi una pausa dal consueto ambiente lavorativo (45%), cambiare scenario e ricaricarsi (44%) e trascorrere del tempo con persone che normalmente non si incontrano (36%).
Questi aspetti possono offrire ai travel manager ulteriori elementi per dimostrare il valore dei programmi di viaggio, andando oltre la sola analisi della spesa.
Frodi nelle note spese e AI: percezioni diverse tra CFO, travel manager e dipendenti
L'intelligenza artificiale introduce nuove opportunità, ma anche nuove complessità nella gestione delle note spese.
Il 60% dei CFO afferma che le frodi relative alle spese sono in aumento nella propria attività. Inoltre, il 92% considera probabile che i dipendenti utilizzino l’AI per falsificare spese di viaggio o ricevute. La percentuale scende all’87% tra i travel manager e al 67% tra i viaggiatori d’affari.
Il quadro delle spese, tuttavia, non riguarda esclusivamente le frodi. Un quarto dei viaggiatori d’affari dichiara di non aver presentato una spesa aziendale legittima per evitare di attirare l’attenzione su di sé o sulla richiesta di rimborso.
Tra le motivazioni indicate, il 25% afferma che la spesa riguardava qualcosa di cui aveva beneficiato personalmente, il 24% che avrebbe superato il budget preapprovato e il 19% temeva di dare l’impressione di spendere più dei colleghi.
Senza una visibilità completa sulle spese, diventa quindi più difficile per le organizzazioni comprendere come le proprie policy vengano effettivamente rispettate o aggirate.
Duty of care: cresce l’attenzione alla sicurezza dei viaggiatori
La sicurezza nei viaggi d’affari rappresenta un altro tema centrale del report. Due terzi dei viaggiatori d’affari (67%) dichiarano di provare ansia all’idea di viaggiare per lavoro.
Il 31% indica tra le proprie preoccupazioni l’instabilità geopolitica o i rischi per la sicurezza, mentre il 28% cita disagi e ritardi nei viaggi.
Anche le aspettative rispetto al ruolo dell'azienda stanno cambiando. Il 37% dei viaggiatori considera se stesso il principale responsabile della propria sicurezza, mentre il 27% attribuisce la responsabilità principale al datore di lavoro.
Allo stesso tempo, solo il 38% dei CFO ritiene che la propria organizzazione abbia la piena responsabilità di garantire la sicurezza dei dipendenti durante i viaggi di lavoro. Il 57% considera l’organizzazione parzialmente responsabile, ritenendo che la responsabilità maggiore ricada sul dipendente.
Dal punto di vista dei travel manager, la preoccupazione è significativa: l’87% teme che la propria azienda non stia facendo abbastanza per garantire la sicurezza dei dipendenti durante i viaggi.
Diventa quindi importante definire chiaramente ruoli e responsabilità tra CFO, travel manager e viaggiatori, accompagnando le policy con interventi concreti e una comunicazione trasparente.
AI e viaggi d’affari: cresce il fenomeno della shadow AI
L'intelligenza artificiale è già entrata nelle abitudini di chi viaggia per lavoro. Il 75% dei viaggiatori d’affari utilizza l’AI in qualche modo per facilitare i propri viaggi e le prenotazioni.
La sfida riguarda soprattutto l’utilizzo di strumenti non approvati dall’organizzazione.
L’85% dei CFO teme che i dipendenti utilizzino strumenti di shadow AI, cioè soluzioni di AI non autorizzate, per pianificare o prenotare viaggi d’affari. Il 72% dei viaggiatori dichiara di aver utilizzato o di essere disposto a utilizzare questi strumenti. Inoltre, il 42% afferma di preferirli alle soluzioni messe a disposizione dalla propria azienda, mentre un ulteriore 30% spiega di ricorrervi perché la propria organizzazione non offre strumenti di AI.
L’utilizzo di strumenti non autorizzati può esporre le aziende a rischi legati alla sicurezza dei dati, alla mancata conformità alle policy sul trattamento delle informazioni e alla condivisione involontaria di dati aziendali sensibili con piattaforme di terze parti non sottoposte a verifica.
Integrare l’AI nei flussi di lavoro dei viaggiatori
La risposta alla shadow AI passa anche dalla capacità di comprendere come i dipendenti vogliono utilizzare l’intelligenza artificiale durante i viaggi d’affari.
Il 36% dei viaggiatori vorrebbe che l’AI fosse integrata negli strumenti utilizzati quotidianamente nel proprio flusso di lavoro, il 33% nei software di comunicazione aziendale e il 31% vorrebbe ricevere notifiche e promemoria relativi alle prenotazioni.
Le priorità dei travel manager sono parzialmente differenti: il 45% vorrebbe utilizzare l’AI per notifiche proattive legate al duty of care, il 42% per verificare la conformità alle policy aziendali e il 41% per monitorare i rischi a livello globale.
La governance dell’AI deve quindi confrontarsi con il modo in cui i viaggiatori utilizzano concretamente questi strumenti. Se le soluzioni approvate risultano assenti o non soddisfano le esigenze dei dipendenti, aumenta.
8° Sondaggio annuale globale sui viaggi d’affari di SAP Concur
Scarica il report per avere il quadro completo della situazione attuale nel settore dei viaggi aziendali.
