Cos'è un Sistema di Gestione dei Viaggi?

Sappiamo quanto sia complicato il lavoro dei responsabili dei viaggi. Un dipendente potrebbe dover andare a Mumbai per gestire un progetto in corso, un altro deve recarsi a Milano per partecipare a un evento del settore. Altri ancora devono organizzare viaggi con più tappe, durante i quali dovranno fare delle presentazioni di vendita.

Chi si occupa dei viaggi aziendali supporta i membri del team nell'organizzazione di riunioni, presentazioni e sessioni di formazione in tutto il mondo. Si occupa di prenotare voli, riservare hotel e risolvere eventuali problemi in caso di ritardi o inconvenienti. Un recente studio, inoltre, ha evidenziato che la gestione dei viaggi sta diventando sempre più complessa per le aziende di qualsiasi dimensione.

Tuttavia, i professionisti più esperti non fanno tutto da soli. Si avvalgono di tecnologie, come un Sistema di Gestione dei Viaggi, per garantire che nulla venga trascurato e che tutto proceda senza intoppi.

Ma cos'è un Sistema di Gestione dei Viaggi? È uno strumento che fornisce un'interfaccia unica e fluida per prenotare, monitorare e gestire l'intero processo di viaggio aziendale.

Comprendere i Sistemi di Gestione dei Viaggi

I Sistemi di Gestione dei Viaggi (Travel Management System) sono piattaforme software complete che consentono di gestire tutte le organizzazioni relative ai viaggi aziendali. Queste soluzioni aiutano a gestire il budget per i viaggi, le policy aziendali e la reportistica, assicurando che tutto funzioni sempre in modo ottimale.

Una gestione efficiente dei viaggi aziendali implica un utilizzo delle risorse finanziarie in linea con gli obiettivi e i valori dell'azienda. Ciò significa stabilire budget specifici per diversi tipi di viaggi e definire policy aziendali che variano a seconda del ruolo ricoperto dal dipendente. Ad esempio, i dirigenti di alto livello potrebbero avere esigenze diverse rispetto ai membri del team di vendita.

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Tenere tutto sotto controllo può essere un compito piuttosto impegnativo. È un peccato quando un dipendente, entusiasta di prenotare un hotel che gli piace, scopre poi che non rientra nelle policy aziendali. Allo stesso modo, può essere frustrante quando qualcuno è pronto a prenotare un volo, ma perde l'opportunità perché non è sicuro che la scelta sia conforme alle linee guida aziendali.

Un buon Sistema di Gestione dei Viaggi facilita il tutto, mettendo a disposizione tutte le informazioni necessarie in modo chiaro e accessibile, per lavorare con maggiore facilità e velocità.

Caratteristiche principali di un Travel Management System

Il TMS ideale può essere personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche dei viaggi aziendali. Puoi definire policy che consentano a ciascun ruolo aziendale di accedere solo alle opzioni di viaggio necessarie, eliminando così prenotazioni fuori policy e riducendo il tempo impiegato nella ricerca di soluzioni conformi alle linee guida aziendali.

Il sistema dovrebbe essere adattabile alla dimensione della tua azienda e alle sue esigenze di viaggio più comuni. Ad esempio, la tua azienda predilige il treno rispetto all’aereo? Hai compagnie di autonoleggio preferite con cui collabori regolarmente? Un buon TMS ti permette di visualizzare solo le opzioni che rispecchiano le tue preferenze.

La piattaforma deve offrire una vasta gamma di opzioni. Maggiore è la varietà, più facile sarà per i tuoi viaggiatori trovare le migliori tariffe per voli, hotel, noleggi auto e molto altro. Inoltre, ti consente di prenotare le date ideali, assicurando che tutti siano presenti dove devono essere.

Un sistema che offre poche opzioni potrebbe comportare spese più elevate. Al contrario, una maggiore varietà di scelte consente di ottimizzare il budget aziendale per i viaggi e di semplificare gli spostamenti per i dipendenti.

Infine, un buon TMS deve rendere la prenotazione dei viaggi semplice e veloce. L’obiettivo principale è risparmiare tempo ed energie. Senza un sistema adeguato, potresti scoprire che i dipendenti spendono più tempo del necessario cercando soluzioni che rispettino la policy aziendale. Non è certo un buon uso del loro tempo, giusto?

Il TMS giusto è intuitivo e facile da usare, permettendo ai dipendenti di dedicare meno tempo alla gestione dei viaggi e più tempo al loro lavoro.

Come si adatta il tuo processo di gestione dei viaggi e delle spese alle necessità della tua azienda? Fai questo rapido test di valutazione della maturità nella gestione dei viaggi e delle spese per scoprirlo.

Integrazione con i tuoi sistemi finanziari

Non è un segreto: quando proponi l’adozione di nuovi software e strumenti, è fondamentale riuscire a dimostrare come questi possano contribuire a far risparmiare denaro all’organizzazione.

Un buon Sistema di Gestione dei Viaggi si integra perfettamente con il sistema finanziario interno dell’azienda. Raccogliendo in un unico luogo i report su tutte le spese legate ai viaggi, sarà più facile monitorare quanto stai spendendo e individuare dove hai ottenuto risparmi per l’organizzazione.

Quanto tempo hai dedicato a far sì che i dipendenti in viaggio inviassero le loro spese? Inoltre, anche quando le spese vengono inviate, possono verificarsi errori. Quel panino da 12 euro mangiato di fretta in aeroporto potrebbe essere registrato erroneamente come 120 euro, oppure potrebbe essere dimenticato, lasciando la spesa non rimborsata che dovrai gestire manualmente in seguito.

Con il TMS giusto, le prenotazioni e le spese vengono automaticamente registrate e classificate.

Trovare la soluzione migliore per la tua azienda

Affidare il compito ai professionisti più esperti e competenti è una scelta saggia, così come dotarli degli strumenti migliori per svolgere il loro lavoro. Trovare la soluzione giusta per la tua azienda può sembrare un compito arduo, ma un buon punto di partenza è analizzare le esigenze dei tuoi viaggiatori e quelle dell’azienda stessa.

I responsabili dei viaggi più esperti sanno che le agenzie di gestione dei viaggi possono aiutarli a risparmiare, lavorare in modo più efficiente e trovare le soluzioni più adatte, come i software di gestione dei viaggi, per ottimizzare gli spostamenti dei dipendenti da un punto A a un punto B.

Un’agenzia di gestione dei viaggi può fare molto per supportare i viaggi aziendali, ma abbinata al partner tecnologico giusto può essere determinante per il successo della gestione dei viaggi. Scopri come soluzioni come Concur Travel & Expense offrono strumenti per la gestione delle fasi pre-, durante e post-viaggio, contribuendo a realizzare un programma di viaggi sicuro, sostenibile e protetto.