Le migliori funzionalità di gestione delle spese per le piccole imprese

Se la tua piccola impresa sta valutando l'acquisto di un software per la gestione delle spese, ecco una panoramica dettagliata delle migliori funzionalità da ricercare.  

Perché le piccole imprese hanno bisogno di un software scalabile per la gestione delle spese 

Con tempo e risorse limitati, le piccole imprese non necessitano di un'infrastruttura tecnologica complessa. Piuttosto, hanno bisogno di un software con funzionalità avanzate e flessibilità. Una soluzione scalabile, intuitiva e automatizzata è molto più preziosa – e a lungo termine potrebbe rivelarsi più conveniente – rispetto a una serie di software diversi.  

Funzionalità indispensabili per la gestione delle spese nelle piccole imprese 

Quando valutate un software per la gestione delle spese, cercate queste funzionalità indispensabili:  

• Acquisizione delle ricevute: converte automaticamente le ricevute in dati digitali utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), riducendo l'inserimento manuale e le copie cartacee.  
• Invio delle spese tramite dispositivi mobili: consente agli utenti di inviare le spese utilizzando dispositivi mobili e offre ai responsabili la possibilità di approvarle facilmente in mobilità, velocizzando il processo di rimborso.  
• Flussi di approvazione: standardizzare il processo di approvazione con una catena strutturata di revisioni, creando un sistema tracciabile e scalabile.    
• Controlli sulle politiche di spesa: garantisci la conformità con controlli integrati che segnalano le spese non conformi, mantenendo la coerenza in tempo reale.  
• Reportistica in tempo reale: fornisce un quadro completo delle spese, offrendo alle piccole imprese una visibilità aggiornata sul flusso di cassa.   
• Supporto per carte aziendali: carica automaticamente gli addebiti sulle carte negli account degli utenti, riducendo il lavoro manuale e semplificando il processo di rimborso.  
• Integrazioni contabili: consentono il flusso diretto dei dati di spesa tra i sistemi, centralizzando le informazioni relative alle spese ed eliminando l'inserimento manuale.   
• Automazione dei rimborsi: rimborsa automaticamente e con precisione i dipendenti nelle loro valute preferite, riducendo gli errori e velocizzando i rimborsi. 

Funzionalità di gestione delle spese in base alla fase di crescita aziendale 

Un'azienda in crescita necessita di un supporto diverso in momenti diversi. Nelle quattro fasi di crescita aziendale (Avvio, Crescita, Espansione e Maturità), alcune caratteristiche saranno più importanti di altre. Ecco cosa considerare e quando:  

• Startup: un'azienda appena agli inizi necessita di visibilità e di solide basi su cui costruire. In questa fase, l'integrazione con i sistemi contabili, l'invio delle note spese tramite dispositivi mobili e l'acquisizione delle ricevute ridurranno i costi amministrativi e consentiranno un maggiore controllo sulle spese.    
• Crescita: man mano che un'azienda cresce, necessita di un maggiore controllo per ridurre le responsabilità. I ​​controlli sulle politiche di spesa e i flussi di lavoro di approvazione garantiscono accuratezza e conformità, mentre l'invio mobile delle note spese e l'automazione dei rimborsi riducono attriti, errori e ritardi.  
• Scalabilità: un'azienda in crescita diventa sempre più complessa e necessita di coerenza in tutta l'organizzazione. La reportistica in tempo reale, il controllo delle politiche di spesa e le integrazioni contabili offrono visibilità e garantiscono la conformità, mentre il supporto per le carte aziendali semplifica ulteriormente i processi.  
• Maturità: con la maturità, un'azienda si concentra sulla strategia futura. La reportistica in tempo reale e le integrazioni contabili forniranno le informazioni necessarie per la pianificazione e la definizione del budget, mentre il supporto per le carte aziendali e i controlli sulle politiche di spesa garantiranno che le spese rimangano conformi e in linea con gli obiettivi finanziari a lungo termine dell'azienda. 

Come scegliere il software di gestione delle spese più adatto alle dimensioni della tua azienda 

Molte aziende, soprattutto le piccole imprese, commettono l'errore di acquistare software pensando al presente anziché al futuro. Un acquisto insufficiente porta ad avere un software che diventa facilmente obsoleto con la crescita dell'azienda, mentre un acquisto eccessivo significa pagare per una complessità che crea solo problemi. In definitiva, una piccola impresa dovrebbe cercare una piattaforma sufficientemente robusta per le sue esigenze attuali, ma anche abbastanza flessibile da poter scalare con la crescita. 

Per evitare di acquistare troppo o troppo poco, concentratevi su queste quattro aree:  

• Piattaforme vs. soluzioni puntuali: le soluzioni puntuali sono il modo più semplice per cadere nella trappola degli acquisti eccessivi, perché sono progettate per risolvere problemi specifici e spesso non si integrano bene tra loro. Una piattaforma integrata è progettata per ospitare tutto in un unico luogo e per integrarsi con altri strumenti, creando una solida base che può scalare insieme alla tua attività .  
• Prezzi: il prezzo dei software di gestione delle spese varia a seconda del fornitore.  Familiarizzate con le diverse strutture tariffarie in modo da avere un'idea chiara di quanto spenderete ora e di come cambierà con la crescita della vostra attività. 
• Facilità d'uso: indipendentemente dal costo della tecnologia, i dipendenti non la utilizzeranno se è complicata o difficile da usare. La tecnologia in cui investite dovrebbe semplificare il loro lavoro e non aumentarne il carico. L'app mobile SAP Concur e l'integrazione con i dati delle carte di credito, ad esempio, eliminano ogni dubbio sulla gestione delle spese per chi viaggia per lavoro.
• Funzionalità future: quando valutate un software per la gestione delle spese, adottate una prospettiva a lungo termine e considerate come si adatterà all'evoluzione tecnologica. Il software che scegliete dovrebbe essere in grado di automatizzare i processi attuali, ma anche di integrare l'intelligenza artificiale e altre tecnologie avanzate man mano che si presentano. SAP Concur, ad esempio, ha introdotto Joule, un assistente conversazionale basato sull'IA che sta suscitando grande interesse tra i clienti. 

Scegliere il software di gestione delle spese più adatto alla tua piccola impresa può fare la differenza. Parla con un esperto di soluzioni SAP Concur per scoprire come Concur Expense può aiutare la tua azienda ad avere successo, ora e in futuro.  

FAQ

Quali funzionalità di gestione delle spese sono più utili alle piccole imprese? 

Le piccole imprese traggono maggior vantaggio dalle funzionalità di gestione delle spese che eliminano il lavoro manuale e riducono il tempo che dipendenti e manager dedicano alle attività amministrative, come l'acquisizione di ricevute tramite dispositivi mobili, la creazione automatizzata di note spese e flussi di lavoro di approvazione semplificati. Altrettanto fondamentale è la visibilità sulla spesa a livello aziendale, anche su piccola scala, così come la possibilità di applicare una politica di spesa coerente senza richiedere personale finanziario dedicato al monitoraggio manuale della conformità. 

In che modo Concur aiuta le piccole imprese a gestire le spese? 

Concur aiuta le piccole imprese a sostituire i processi manuali di gestione delle spese basati su fogli di calcolo con flussi di lavoro automatizzati che acquisiscono le ricevute, categorizzano le spese e inoltrano i report per l'approvazione, riducendo il carico amministrativo sia per i dipendenti che per i manager. La piattaforma offre inoltre ai titolari d'azienda e ai team finanziari una visibilità in tempo reale sulle spese, semplificando l'applicazione delle policy, l'identificazione delle tendenze e il mantenimento di registri accurati senza dover dedicare tempo o risorse significative alla gestione delle spese. 

Le piccole imprese possono permettersi le soluzioni Concur? 

Concur offre soluzioni scalabili in base alle esigenze e ai budget delle piccole imprese e di quelle in crescita, con prezzi strutturati in base all'utilizzo piuttosto che al numero di postazioni. Nel valutare i costi, le piccole imprese dovrebbero considerare anche il ritorno sull'investimento: il tempo risparmiato sull'elaborazione manuale delle spese, la riduzione degli errori e delle spese non conformi alle politiche aziendali, nonché l'eliminazione dei ritardi nei rimborsi, possono compensare significativamente il costo della piattaforma. 

Cos'è l'acquisizione di ricevute tramite OCR e perché è importante per le piccole imprese?

L'acquisizione di ricevute tramite OCR, o riconoscimento ottico dei caratteri, utilizza una tecnologia intelligente per leggere ed estrarre automaticamente le informazioni chiave da una ricevuta, tra cui il commerciante, la data e l'importo, e compilare una voce di spesa senza richiedere l'inserimento manuale dei dati. Per le piccole imprese, questa funzionalità riduce significativamente il tempo che i dipendenti dedicano alla rendicontazione delle spese e gli errori derivanti dall'inserimento manuale, creando al contempo una registrazione digitale affidabile che supporta una contabilità accurata e la preparazione per le verifiche fiscali. 

Qual è la differenza tra una piattaforma e una soluzione puntuale per la gestione delle spese? 

Una soluzione puntuale si concentra su una singola funzione specifica, come l'acquisizione delle ricevute o il monitoraggio del chilometraggio, mentre una piattaforma come Concur Solutions integra la gestione delle spese con la prenotazione dei viaggi, l'elaborazione delle fatture e flussi di lavoro finanziari più ampi in un unico ambiente connesso. Per le piccole imprese, questa distinzione è importante perché un approccio basato su piattaforma elimina l'inefficienza e la frammentazione dei dati derivanti dalla gestione di più strumenti scollegati e fornisce una base scalabile che può crescere con l'azienda senza richiedere successivi cambiamenti di sistema radicali.