Come le aziende stanno trasformando la gestione di viaggi e note spese con SAP Concur

Si parla spesso di come le soluzioni per la gestione dei viaggi di lavoro e delle note spese possano automatizzare la conformità, offrire una maggiore visibilità sui costi, ottimizzare le operazioni grazie all’intelligenza artificiale e migliorare l’esperienza dei dipendenti. Ma come prendono forma questi vantaggi nella pratica quotidiana? E soprattutto, come può la tua organizzazione coglierli davvero?

Il punto di vista dei clienti sul valore di SAP Concur

Le esperienze di clienti reali permettono di cogliere con maggiore chiarezza il potenziale delle soluzioni intelligenti per la gestione di viaggi e note spese di SAP Concur. Di recente, professionisti dei team travel e finance di aziende come Mastercard, ACV Auctions, Orthofix e altre realtà hanno condiviso la loro esperienza attraverso interviste dirette e autentiche.

Nei tre video riportati di seguito raccontano come le soluzioni Concur abbiano semplificato attività complesse, rendendo il loro lavoro più efficace e contribuendo a migliorare la produttività complessiva delle organizzazioni e delle persone che ne fanno parte.

Scopri quali risultati hanno ottenuto queste aziende e come Concur supporta la gestione di viaggi di lavoro e note spese grazie a soluzioni capaci di automatizzare la conformità e rafforzare il controllo sui costi, sfruttare l’innovazione dell’intelligenza artificiale per ottimizzare i processi aziendali e migliorare l’esperienza dei dipendenti, liberando tempo da dedicare ad attività a maggior valore.

Soluzioni per semplificare la gestione della conformità e rafforzare il controllo sui costi

In ACV Auctions, i dipendenti non avevano piena chiarezza sui requisiti relativi alle ricevute. In risposta, l’azienda ha rafforzato i programmi di formazione, migliorando comprensione e consapevolezza.

In Orthofix, il team di conformità ha individuato spese per pasti particolarmente elevate rispetto al costo medio delle città in cui erano state sostenute. Per gestire meglio queste situazioni, è stato introdotto un ulteriore livello di approvazione nel processo di rendicontazione.

Entrambi gli esempi mostrano come soluzioni integrate per la gestione dei viaggi di lavoro e delle note spese possano incrementare la conformità fino al 28%, grazie all’uso dell’intelligenza artificiale e all’automazione dei processi di controllo.

Come le soluzioni Concur aiutano ad automatizzare la gestione della conformità e a migliorare la visibilità sui costi

• Una piattaforma unica e integrata per la gestione di viaggi e note spese offre una visione completa e continua della spesa aziendale, eliminando aree di scarsa visibilità. In questo modo diventa più facile monitorare e controllare i costi, riducendo allo stesso tempo il tempo e le attività manuali legate alla gestione di spese, viaggi e fatture. Il tutto è reso ancora più efficace dalla possibilità di integrarsi con oltre 330 sistemi ERP.
• Grazie a una maggiore visibilità sulla spesa, le organizzazioni possono comprendere meglio come vengono applicate le policy e aggiornarle rapidamente man mano che emergono criticità o cambiano le esigenze di business.
• Intelligent Audit consente di verificare automaticamente ogni spesa e ogni report, permettendo ai team di concentrarsi sulla gestione delle eccezioni invece che sulla loro individuazione manuale.

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Aumentare produttività ed efficienza grazie all’innovazione dell’AI

I clienti raccontano come l’innovazione basata sull’intelligenza artificiale stia permettendo a team, utenti finali e organizzazioni di risparmiare tempo e risorse. Tra gli esempi citati: ExpenseIt, che interpreta automaticamente le ricevute; Concur Expense, che dettaglia le note spese alberghiere; ed Expense Assistant, che crea in automatico le note spese per i dipendenti. Una delle testimonianze ha evidenziato come Intelligent Audit abbia consentito alla propria organizzazione di risparmiare oltre 2.000 ore di lavoro.

Nel complesso, gli utenti Concur elaborano le note spese in modo cinque volte più efficiente e riducono del 23% i costi legati alla gestione di viaggi e note spese.

Come le soluzioni per la gestione dei viaggi di lavoro e delle note spese sfruttano l’intelligenza artificiale per aumentare produttività ed efficienza

• Joule supporta l’analisi delle sedi degli incontri, suggerisce le opzioni più efficienti, propone ai viaggiatori soluzioni personalizzate e verifica le note spese individuando eventuali errori prima dell’invio.
• Concur Travel guida i viaggiatori verso scelte conformi alle policy aziendali e mette a disposizione risorse utili prima della partenza.
• TripIt Pro offre avvisi in tempo reale in caso di imprevisti, propone alternative e aiuta i viaggiatori a rispettare tempi e impegni di lavoro.
• Concur Request riduce dell’83% il tempo dedicato alla ricerca delle soluzioni di viaggio e all’invio delle stime di costo.
• Intelligent Audit individua le spese non conformi alle policy, consentono ai dipendenti di risolvere rapidamente eventuali anomalie e aiutano i team finance a individuare trend e aggiornare le policy.

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Migliorare l’esperienza dei dipendenti riducendo le attività ripetitive

I dipendenti desiderano un lavoro significativo, non compiti ripetitivi. "Ripetitivo" potrebbe essere un modo gentile per descrivere attività come confrontare manualmente i prezzi, prenotare viaggi conformi alle policy aziendali, raccogliere le ricevute durante i viaggi e compilare una nota spese al ritorno. Per una buona ragione, i clienti riconoscono una migliore esperienza dei dipendenti come uno dei benefici aggiuntivi della gestione intelligente dei viaggi di lavoro e delle note spese. Citano strumenti come l'app mobile Concur e Concur TripLink, che aiutano a semplificare le prenotazioni e l'invio delle note spese. Queste funzionalità consentono ai dipendenti di tenere sotto controllo la gestione dei viaggi e delle note spese, evitando che i compiti si accumulino e debbano essere affrontati successivamente.

Strumenti per ottimizzare le operazioni aziendali migliorando l’esperienza dei dipendenti

• Quando la gestione dei viaggi e delle note spese alimentata dall'intelligenza artificiale aumenta la visibilità della spesa, automatizza la conformità, migliora l'efficienza e gestisce compiti complessi come il recupero dell'IVA e i benefici imponibili per i dipendenti, i team finanziari possono concentrarsi sull'ottimizzazione delle operazioni aziendali.
• I viaggiatori possono stimare, richiedere e prenotare un viaggio senza dover consultare un manuale delle policy o preoccuparsi della conformità delle loro scelte.
• I dipendenti possono scattare foto delle ricevute e i dettagli vengono automaticamente raccolti, classificati e inviati alle note spese, che vengono inoltre completate con i dettagli degli acquisti effettuati con la carta aziendale. Semplificare il processo T&E aumenta l'accuratezza e accelera i rimborsi.

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Conclusioni 

Le organizzazioni si affidano alle soluzioni di SAP Concur per risolvere problemi, cogliere opportunità e, in un contesto di incertezza economica e con l'efficienza come priorità, far crescere il loro business. Continuiamo a prevedere le esigenze aziendali e a innovare per soddisfarle, ed è per questo che ci rende soddisfatti quando un cliente ci considera “partner straordinari”. Oppure, quando un altro cliente, parlando di intelligenza artificiale e del nostro obiettivo, afferma che le soluzioni intelligenti "renderanno sicuramente il mio lavoro più facile in futuro".

FAQ: Come le soluzioni intelligenti per la gestione dei viaggi e delle spese migliorano la gestione delle spese aziendali

D: In che modo le soluzioni intelligenti per la gestione dei viaggi e delle note spese rafforzano la conformità?
R: Strumenti integrati come Intelligent Audit esaminano automaticamente ogni spesa, identificano le lacune nelle policy aziendali e aiutano le organizzazioni a perfezionare le regole man mano che le esigenze cambiano. Questo semplifica il controllo e facilita la gestione della conformità.

D: In che modo l'innovazione dell'AI nella gestione dei viaggi e delle note spese ottimizza le operazioni aziendali per i team di viaggio e finanza?
R: Le funzionalità basate sull'AI, come ExpenseIt per catturare le ricevute, la creazione automatica dei report e la suddivisione delle spese alberghiere, eliminano i passaggi manuali che rallentano il lavoro. Gli utenti di Concur, in media, elaborano i report cinque volte più velocemente, e un cliente ha risparmiato oltre 2.000 ore nella revisione delle note spese.

D: Come beneficiano i viaggiatori delle soluzioni Concur?
R: I dipendenti possono prenotare viaggi conformi alle policy aziendali, scattare foto delle ricevute in viaggio e inviare i report tramite l'app mobile. Con meno attività ripetitive e rimborsi più rapidi, l'intero processo di prenotazione e gestione delle spese diventa più semplice e soddisfacente.

D: Come le soluzioni integrate per la gestione dei viaggi e delle note spese aziendali aiutano a gestire i costi?
R: Unificando i dati relativi a viaggi, note spese e fatture, le organizzazioni ottengono una visibilità chiara sulle spese aziendali e possono identificare rapidamente tendenze, adattare le policy e prevenire costi non conformi.

D: Cosa dicono i clienti sull'impatto delle soluzioni Concur?
R: Aziende come Mastercard, ACV Auctions e Orthofix segnalano flussi di lavoro semplificati, maggiore conformità e una produttività migliorata, il che le aiuta a gestire al meglio le sfide dei viaggi e delle note spese aziendali.