Come gli scanner di ricevute aumentano l’efficienza finanziaria

Nel dinamico panorama del business moderno, la trasformazione digitale è diventata una condizione indispensabile per garantire crescita e continuità. Digitalizzare i processi e sfruttare l’automazione non solo semplifica le operazioni, ma riduce anche gli errori, generando vantaggi significativi.

In questo contesto, lo scanner di ricevute rappresenta uno strumento strategico, soprattutto nella gestione delle note spese aziendali.

Grazie alla loro capacità di automatizzare e ottimizzare i flussi di lavoro, gli scanner per ricevute trasformano la rendicontazione delle note spese e altri processi finanziari, portandoli a un livello superiore di efficienza. 

Cosa sono gli scanner di ricevute?

Uno scanner di ricevute è uno strumento tecnologico versatile, disponibile sia in versione hardware che software, che consente di trasformare le ricevute cartacee in documenti digitali attraverso la scansione o l’acquisizione delle immagini. Un esempio comune è rappresentato dalle app di scansione per dispositivi mobile, che utilizzano la fotocamera di smartphone o tablet per catturare le ricevute in modo rapido e intuitivo.

Quali sono i vantaggi?

Gli scanner per ricevute apportano vantaggi significativi a imprese, reparti finanziari e dipendenti. Tra i principali benefici rientrano: la riduzione dei costi e il miglioramento dell’efficienza, elementi che rafforzano la redditività aziendale, oltre alla comodità e alla semplicità d’uso, che contribuiscono a incrementare la soddisfazione del personale.

Maggiore accuratezza dei dati

Gli scanner per ricevute migliorano la precisione della gestione documentale e della rendicontazione delle spese, permettendo ai dipendenti di digitalizzare rapidamente le ricevute e riducendo così il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti.

Quando sono dotati di tecnologia OCR (Optical Character Recognition), questi strumenti riducono ulteriormente la necessità di inserimenti manuali, abbattendo gli errori derivanti da refusi o da una lettura non corretta delle informazioni.

Maggiore efficienza e produttività

La gestione digitale delle ricevute offre un livello di efficienza nettamente superiore rispetto ai metodi manuali, grazie alla possibilità di inviare documenti in qualsiasi momento e ovunque ci si trovi. I flussi di lavoro basati su cloud, inoltre, velocizzano i processi di approvazione e riducono i tempi di gestione attraverso l’automazione.

Elaborare una nota spese con un sistema digitale in cloud presenta diversi vantaggi rispetto alla modalità cartacea:

• I dipendenti possono scansionare e caricare le ricevute in tempo reale, senza dover attendere di essere in ufficio o inviare copie cartacee.

• I processi di approvazione si svolgono interamente online, permettendo a più persone di visionare e validare contemporaneamente ricevute e richieste di rimborso, con un sensibile risparmio di tempo.

• L’integrazione dell'intelligenza artificiale e dell'automazione consente di incrementare ulteriormente la produttività. Ad esempio, il sistema può essere programmato per approvare automaticamente le note spese di primo livello quando rileva la presenza di una ricevuta per ciascuna voce di spesa.

Maggiore soddisfazione dei dipendenti

La scansione digitale delle ricevute migliora l’esperienza dei dipendenti nei processi di rendicontazione e rimborso delle note spese, eliminando disagi e stress legati alla gestione dei documenti cartacei.

Nei processi tradizionali, i dipendenti devono conservare le ricevute fino al momento della presentazione del report, con inevitabili complicazioni e fastidi, soprattutto durante i viaggi di lavoro. Grazie a scanner portatili o a soluzioni di scansione tramite smartphone, è possibile digitalizzare le ricevute immediatamente, evitando così il rischio di smarrimento e la necessità di gestirle manualmente per tutta la durata del viaggio.

Integrazione con i sistemi finanziari

Gli scanner per ricevute integrati con soluzioni di gestione finanziaria, come l’app mobile SAP Concur, offrono ulteriori vantaggi, garantendo un’esperienza mobile unica e completa per la gestione di viaggi e note spese.

Quando uno scanner per ricevute non si limita alla sola acquisizione dei documenti ma supporta anche l’automazione della rendicontazione o dei processi legati alla fatturazione, il beneficio per l’azienda e i dipendenti è ancora maggiore. L’app mobile SAP Concur ne è un esempio concreto: oltre alla scansione e al monitoraggio delle ricevute, include funzionalità per la rendicontazione delle note spese, il tracciamento dei chilometri percorsi e l’integrazione fluida con altre soluzioni, offrendo così una piattaforma mobile completa e integrata per la gestione delle trasferte e delle note spese.

Maggiore compliance e controllo dei processi di audit

Gli scanner per ricevute contribuiscono a rafforzare la conformità e a semplificare le attività di audit, garantendo che le note spese siano sempre documentate, che le ricevute siano conservate in modo sicuro e che l’organizzazione dei documenti sia più ordinata ed efficiente.

Un sistema di tracciamento che consente ai dipendenti di acquisire i dati originali della ricevuta e di inviarne subito una copia digitale offre numerosi vantaggi, tra cui:

• assicurare che ogni nota spesa sia supportata da una ricevuta;

• garantire la conservazione a lungo termine, evitando i problemi legati al deterioramento o alla perdita delle ricevute cartacee, che potrebbero compromettere i controlli successivi;

• disporre di un archivio digitale ordinato per data, che semplifica il reperimento dei documenti necessari in occasione di verifiche o audit.

Processi più sostenibili

Gli scanner per ricevute rappresentano un valido supporto alle iniziative di sostenibilità, poiché riducono l’uso della carta e favoriscono una gestione sempre più digitale dei documenti. Anche se il punto di partenza resta la ricevuta cartacea, questa viene immediatamente trasformata in formato digitale, aprendo la strada a processi più sostenibili ed efficienti.

Grazie alla possibilità di gestire i rimborsi spese in modalità elettronica, gli scanner contribuiscono a diminuire in modo significativo il consumo di carta nelle organizzazioni e creano le basi per una gestione efficace e completamente paperless delle ricevute in futuro.

Cosa considerare nella scelta di uno scanner di ricevute

Per scegliere lo scanner di ricevute più adatto alla tua azienda, è utile valutare alcuni criteri fondamentali:

• Hardware o software: preferisci un dispositivo fisico, come uno scanner dedicato, oppure una soluzione software installabile su vari dispositivi? Se l’obiettivo è consentire ai dipendenti di acquisire ricevute in mobilità, il software rappresenta la scelta più pratica.

• Qualità e formati: verifica la risoluzione delle immagini generate e i formati di file supportati, assicurandoti che siano compatibili con i processi finanziari e di rendicontazione della tua azienda.

• Portabilità: quanto è importante la mobilità? Alcuni scanner sono pensati per postazioni fisse, mentre le applicazioni mobile permettono di digitalizzare le ricevute ovunque, direttamente dallo smartphone.

• Integrazione: accertati che la soluzione scelta si integri facilmente con i sistemi di gestione finanziaria e i software di monitoraggio delle note spese già in uso.

Scansione delle ricevute da mobile

La scansione delle ricevute tramite smartphone si sta affermando come la scelta ideale per molte aziende grazie alla sua portabilità e semplicità d’utilizzo. Questa tecnologia rappresenta un approccio strategico per aumentare l’efficienza dei processi finanziari, ridurre gli errori e favorire pratiche sostenibili e paperless.

Con le soluzioni SAP Concur puoi gestire facilmente le ricevute ovunque ti trovi, semplificando la rendicontazione delle note spese e migliorando l’efficienza finanziaria della tua organizzazione.