Come gestire il programma dei viaggi aziendali della tua azienda

Nelle aziende di piccole dimensioni, la gestione dei viaggi di lavoro viene spesso affidata a persone che si occupano già di numerose altre responsabilità. 
Anche se fino a questo momento la gestione delle trasferte aziendali non rientrava tra le tue mansioni, ora la tua azienda conta su di te per affrontare questa nuova sfida. Questa guida ti aiuterà a farlo.

Definire una strategia e scegliere gli strumenti giusti sono passaggi fondamentali per gestire le richieste relative alle prenotazioni e alle policy aziendali, affrontare cancellazioni e altri imprevisti, controllare i costi e monitorare i budget, garantendo al tempo stesso la sicurezza dei dipendenti in viaggio.

Per aiutare te e la tua azienda a organizzare al meglio la gestione delle trasferte, in questo articolo approfondiremo:

• I fattori che possono rendere complessa la gestione dei viaggi aziendali, tra cui costi, imprevisti e scarsa visibilità sulle spese.
• Le linee guida per sviluppare una travel policy semplice e facile da rispettare.
• Le funzionalità da ricercare in uno strumento di prenotazione dei viaggi aziendali.
• I vantaggi dell'integrazione tra gli strumenti di gestione dei viaggi e delle note spese per semplificare la conformità, migliorare il controllo dei costi e ottimizzare le attività, sia per chi gestisce le trasferte sia per i dipendenti in viaggio.

Perché la gestione dei viaggi aziendali può diventare rapidamente complessa?

Gestire i viaggi di lavoro non è semplice, nemmeno per i travel manager più esperti. Anche un sistema consolidato deve infatti confrontarsi continuamente con imprevisti e cambiamenti. Dai voli cancellati a causa delle condizioni meteorologiche alle tensioni geopolitiche ed economiche che rendono i prezzi imprevedibili e possono mettere a rischio la sicurezza dei viaggiatori d'affari, il settore dei viaggi è in continua evoluzione.

Ecco alcune delle principali sfide che ogni responsabile della gestione delle trasferte deve affrontare:

• Difficoltà nel mantenere una visione strategica: le richieste di viaggio e la necessità di recuperare approvazioni, ricevute e altre informazioni possono distogliere l'attenzione dalle attività di pianificazione e gestione.
• Scarsa visibilità sulle spese: i costi provengono da fonti diverse, i dati incompleti rendono difficile il monitoraggio e la presenza di ricevute false o spese gonfiate complica ulteriormente il controllo.
• Gestione degli imprevisti e sicurezza dei dipendenti: condizioni meteorologiche avverse, scioperi e altri fattori esterni rendono più difficile garantire la sicurezza dei viaggiatori d'affari. Inoltre, sistemi e processi poco efficaci possono impedire di conoscere la loro posizione.

Le responsabilità includono la definizione e l'applicazione delle politiche, la formalizzazione di un sistema di prenotazione, l'assistenza ai viaggiatori d'affari per domande e reclami, la gestione dei rischi e dei fornitori, nonché il monitoraggio e la rendicontazione delle spese. Consideriamo tre passi che un nuovo travel manager può intraprendere per dare struttura al proprio sistema ed essere proattivo anziché reattivo, senza sacrificare il proprio benessere.

Come sviluppare una travel policy aziendale?

Per definire una travel policy efficace, è necessario innanzitutto comprendere quali obiettivi l'azienda intende raggiungere e quali aspetti della gestione dei viaggi devono essere regolamentati.
Il primo passo consiste nell'analizzare chi viaggia all'interno dell'organizzazione, con quale frequenza, verso quali destinazioni e per quali motivi, distinguendo, ad esempio, le visite commerciali dalla partecipazione a conferenze di settore. Successivamente, è importante confrontarsi con i responsabili aziendali per individuare gli indicatori principali con cui valutare il successo del programma di viaggio: l'obiettivo prioritario è il controllo dei costi? Il miglioramento della produttività? Oppure la sicurezza dei dipendenti?

Consigli per la creazione della tua politica di viaggio

Una volta definiti gli obiettivi e i parametri di riferimento, è possibile iniziare a sviluppare la policy aziendale. Per aiutarti a svilupparla, puoi utilizzare questo modello gratuito come punto di partenza. 

In generale, ecco alcune linee guida da seguire:

• Mantieni il documento breve e semplice, descrivendo come i dipendenti devono prenotare i viaggi, stabilendo limiti di spesa per gli acquisti più comuni e specificando quando è necessaria l'approvazione.
• Tieni presente che la policy non eliminerà le eccezioni, ma ne faciliterà la risoluzione.
• Concentrati su come viaggi oggi, piuttosto che cercare di prevedere ogni possibilità futura.

Perché è importante definire le modalità di prenotazione dei viaggi aziendali?

Nelle aziende sprovviste di un programma di viaggi aziendali o in quelle che lo stanno appena implementando, i viaggiatori d'affari spesso possono prenotare i viaggi attraverso i canali che preferiscono, il che si traduce in un'elevata flessibilità ma in un basso livello di controllo. 
Con l'aumento delle trasferte, emergono infatti alcune criticità: l'impossibilità di sfruttare gli sconti offerti dai fornitori, le difficoltà nel monitorare i costi e la mancanza di strumenti adeguati per supportare i dipendenti quando i programmi di viaggio cambiano.
Passare a un sistema centralizzato, basato su un unico strumento di prenotazione, può contribuire a ridurre queste problematiche.

Consigli per scegliere uno strumento di prenotazione dei viaggi

Le aziende possono scegliere di adottare un unico strumento di prenotazione oppure valutare un approccio ibrido, che consenta di utilizzare una piattaforma centralizzata mantenendo la possibilità di prenotare anche attraverso canali esterni.

Ecco alcuni aspetti da considerare nella scelta della soluzione:

• Integrazione con la gestione delle spese: cerca una piattaforma che consenta ai dipendenti di prenotare direttamente presso i fornitori e che acquisisca automaticamente i dati delle transazioni, trasferendoli al sistema di gestione delle note spese.
• Ampia scelta e conformità alle policy: privilegia strumenti che offrano diverse opzioni di viaggio e orientino fin dall'inizio i dipendenti verso soluzioni conformi alle regole aziendali.
• Livello di assistenza: considera che la scelta di uno strumento di prenotazione online comporta anche la selezione di una società di gestione dei viaggi (Travel Management Company, TMC). Sarà quindi necessario valutare se l'azienda abbia bisogno di un'assistenza disponibile 24 ore su 24 oppure di un servizio di supporto meno strutturato.

Perché è importante integrare la gestione dei viaggi e delle note spese?

Le complessità legate ai viaggi di lavoro possono proseguire anche dopo la conclusione della trasferta. Le spese possono essere presentate settimane dopo il viaggio e i dettagli delle prenotazioni potrebbero non corrispondere agli addebiti effettuati sulle carte di credito. Travel manager e personale amministrativo devono quindi dedicare tempo alla risoluzione di queste discrepanze, con conseguenze negative sulla visibilità della spesa e sulla capacità di prevedere i budget. Spesso, alla base di queste difficoltà, c'è la mancata integrazione tra sistemi e processi di gestione dei viaggi e delle note spese.

I vantaggi dell'integrazione tra viaggi e note spese

Quando prenotazioni, transazioni delle carte di credito e note spese vengono gestite all'interno di un sistema integrato, è possibile migliorare l'efficienza e ottenere una maggiore chiarezza sui costi, riducendo le attività manuali e i processi disconnessi.

In particolare:

• Automazione dei processi: i dati delle prenotazioni vengono trasferiti direttamente nelle note spese e le ricevute vengono gestite automaticamente, riducendo gli interventi manuali.
• Riduzione degli errori e rimborsi più rapidi: gli addebiti vengono associati correttamente ai viaggi e le eventuali anomalie vengono individuate tempestivamente, velocizzando i rimborsi.
• Maggiore visibilità e conformità: il monitoraggio delle spese diventa più efficace, aumenta il rispetto delle policy aziendali e i responsabili possono accedere facilmente a report aggiornati.

Garantire la sicurezza dei dipendenti in viaggio: il duty of care

I passaggi analizzati finora riguardano processi, sistemi, organizzazione e strategia. Sono tutti elementi fondamentali, ma al centro della gestione dei viaggi aziendali ci sono sempre le persone. 
Garantire la sicurezza e il benessere dei dipendenti in trasferta è una responsabilità fondamentale per ogni organizzazione, che deve tenere conto delle loro esigenze in tutte le decisioni relative ai viaggi. 
Non riuscire a proteggere adeguatamente i propri collaboratori può avere conseguenze negative sulla produttività, sulla capacità di trattenere i talenti e sulla reputazione aziendale.

Adottare un sistema automatizzato per la gestione dei viaggi, integrato con una soluzione per la gestione delle note spese, può aiutare le aziende ad adempiere alle proprie responsabilità di duty of care, strutturando al tempo stesso i processi e garantendo conformità e controllo dei costi.

Prepararsi alla crescita aziendale

Quando si costruiscono le basi di un moderno sistema di gestione dei viaggi aziendali, è importante anche guardare al futuro e scegliere una soluzione in grado di adattarsi alla crescita dell'organizzazione e all'aumento delle trasferte, perchè se il sistema adottato non riesce a gestire la crescente complessità associata allo sviluppo aziendale anche un travel manager ormai più esperto potrebbe trovarsi impreparato e dover ripartire da zero per costruire una nuova struttura di gestione.

FAQ: come iniziare a gestire i viaggi aziendali senza essere un travel manager

Quali sono le principali sfide nella gestione dei viaggi aziendali?

I responsabili dei viaggi devono bilanciare prenotazioni, approvazioni, costi, imprevisti, conformità, visibilità della spesa e sicurezza dei viaggiatori d'affari, spesso con sistemi limitati e dati incompleti.

Come può un'azienda sviluppare una travel policy?

Inizia identificando chi viaggia, dove va, con quale frequenza e perché. Quindi allinea la politica alle priorità aziendali, mantienila semplice e facile da seguire, definisci le linee guida per le prenotazioni e le spese e prevedi delle eccezioni.

Perché centralizzare le prenotazioni dei viaggi aziendali?

Un approccio centralizzato o ibrido alle prenotazioni può migliorare il controllo dei costi, facilitare la raccolta dei dati di viaggio, supportare la conformità alle policy e consentire alle aziende di accedere agli sconti offerti dai fornitori.

Quali caratteristiche dovrebbe avere uno strumento di prenotazione dei viaggi aziendali?

È importante scegliere una soluzione che offra un'ampia gamma di opzioni di viaggio, orienti i dipendenti verso scelte conformi alle policy, acquisisca i dati delle prenotazioni e si integri con il sistema di gestione delle note spese. Occorre inoltre considerare il livello di assistenza necessario da parte della società di gestione dei viaggi (TMC).

Perché integrare la gestione dei viaggi e delle note spese?

L'integrazione tra viaggi e note spese consente di trasferire automaticamente i dati delle prenotazioni, associare correttamente gli addebiti alle trasferte, individuare tempestivamente eventuali anomalie, velocizzare i rimborsi, ridurre il lavoro manuale e migliorare la visibilità sulle spese.

In che modo l'integrazione tra viaggi e note spese può supportare la sicurezza dei dipendenti e la crescita aziendale?

I sistemi automatizzati e integrati possono contribuire a migliorare il duty of care e la conformità alle policy, offrendo processi scalabili e una maggiore visibilità anche quando i programmi di viaggio diventano più complessi.