Come Joule trasforma la gestione di viaggi e spese

L’intelligenza artificiale sta trasformando la gestione di viaggi e spese, aprendo una nuova fase che va oltre la semplice automazione. Dopo anni dedicati alla digitalizzazione dei processi, l’attenzione si sposta ora verso sistemi sempre più autonomi, capaci di supportare le decisioni, applicare le policy in tempo reale, individuare proattivamente i rischi e ridurre le attività manuali lungo l’intero ciclo di gestione della spesa.

È in questa direzione che si inserisce la visione di SAP per la gestione autonoma delle spese di viaggio e rappresentanza. Attraverso Joule e assistenti virtuali dedicati a viaggi e spese, l’intelligenza artificiale viene integrata direttamente nei flussi di lavoro. L’AI diventa così una componente naturale delle attività quotidiane, aiutando le organizzazioni a lavorare in modo più efficiente, rapido e consapevole, con maggiore visibilità e controllo sui processi di spesa.

Come Joule semplifica le attività di ogni giorno

La maggior parte dei team non ha difficoltà a comprendere che cosa sia l’intelligenza artificiale. Le domande emergono piuttosto quando si cerca di capire:

• dove entra concretamente nel lavoro quotidiano;
• quali attività può sostituire, e quali no;
• se rende davvero il lavoro più semplice oppure più complesso.

La vera domanda, quindi, non è soltanto che cosa può fare Joule, ma come può cambiare concretamente la giornata lavorativa.

Momento 1: prenotare un viaggio

“Prenotami un viaggio a Milano la prossima settimana.”

A partire da una richiesta in linguaggio naturale, Joule può trasformare queste poche parole in un itinerario completo e pronto per la prenotazione, in linea con la travel policy aziendale, personalizzato in base alle preferenze dell’utente e costruito sulla disponibilità in tempo reale.
Niente filtri da impostare manualmente o passaggi aggiuntivi. Il sistema può:

• interpretare richieste formulate in linguaggio naturale;
• applicare automaticamente le regole previste dalle policy;
• suggerire opzioni conformi e preferenziali;
• utilizzare le configurazioni di viaggio definite dall’organizzazione.

Attività che prima richiedevano tempo e diversi passaggi possono concentrarsi in un’unica interazione. Joule non si limita a guidare l’utente nel processo, ma contribuisce a portarlo a termine.

Momento 2: inviare una note spesa

È venerdì pomeriggio e arriva il momento di completare le note spese ma gran parte del lavoro è già stato svolto. Grazie a Joule, il report può essere compilato progressivamente durante il viaggio.
All’utente restano soltanto alcuni dettagli da verificare, segnalati attraverso notifiche puntuali, ad esempio:

• manca un partecipante associato a una spesa per un pasto;
• manca una ricevuta.

Joule può quindi intervenire con suggerimenti chiari e contestuali, come:

• “Manca un partecipante?”
• “Hai fotografato lo scontrino?”

Non è necessario cercare manualmente ciò che manca. Le indicazioni arrivano nel momento in cui servono e, passo dopo passo, la note spesa può essere completata con un intervento minimo da parte dell’utente. Questo significa ridurre la necessità di correzioni successive, richieste di integrazione o ulteriori passaggi.

Joule può contribuire a trasformare la gestione delle spese da un processo reattivo a uno più proattivo, aiutando a individuare e risolvere eventuali mancanze quando è ancora semplice farlo.

Momento 3: risolvere subito le domande che rallentano il lavoro

Spesso sono le domande più semplici a interrompere il flusso di lavoro:

• “Posso prenotare questa opzione?”
• “Serve una ricevuta?”
• “Perché questa spesa è stata segnalata?”

Con Joule, invece di cercare manualmente una risposta, è possibile ricevere indicazioni direttamente nel momento in cui nasce il dubbio.

La risposta non si limita a rimandare a una policy generica o a una linea guida poco contestualizzata. Joule può fornire indicazioni basate sul ruolo dell’utente, sulle regole dell’organizzazione e sulla situazione specifica. Ciò significa, meno ricerche, meno messaggi e meno attese e le informazioni arrivano direttamente nel flusso di lavoro.

Joule non si limita a rispondere alle domande, ma può ridurre la necessità stessa di cercare chiarimenti, offrendo supporto sia agli utenti finali sia a chi deve approvare note spese e altre attività.

Cosa rende Joule diverso?

Joule è integrato direttamente in SAP Concur e interviene all’interno delle attività che i team già svolgono, supportando le decisioni e i flussi di lavoro nel momento in cui avvengono.

Può collegarsi agli strumenti già utilizzati dai team, come Microsoft 365, rendendo le informazioni disponibili senza interrompere le modalità di lavoro abituali.

L’obiettivo è integrare l’intelligenza artificiale nel punto esatto in cui serve, ossia mentre si prenota un viaggio, si completa una note spesa, si verifica una policy o si prende una decisione.

Una volta attivato, Joule entra semplicemente nel flusso di lavoro suggerendo, chiarendo e supportando le attività nel momento in cui vengono svolte.

Cosa significa Joule per i vostri team

Joule non interviene soltanto sulle singole attività, ma può contribuire a migliorare l’esperienza di lavoro dei diversi ruoli coinvolti nella gestione di viaggi e spese.

• Responsabili dei viaggi: invece di intervenire sui problemi quando si sono già verificati, possono adottare un approccio più proattivo. Le policy vengono applicate direttamente nel flusso di lavoro, contribuendo a ridurre le violazioni prima che si verifichino. Questo può tradursi in meno richieste di chiarimento, minori interventi manuali e un’esperienza più semplice per i dipendenti.
  Il risultato è un maggiore controllo sul programma di viaggio e una gestione più efficiente.
• Team Finance: le note spese possono essere più complete già al primo invio, mentre errori e anomalie vengono individuati prima. In questo modo si riduce la necessità di correzioni successive e diventa più semplice applicare le policy in modo coerente. 
  Il risultato: approvazioni più rapide, dati più accurati e maggiore affidabilità nei processi decisionali.
• Utenti finali: prenotare un viaggio, inviare una nota spese o trovare risposta a un dubbio può diventare più semplice e intuitivo. Le indicazioni arrivano direttamente nel flusso di lavoro, riducendo passaggi, attese e possibili errori. 
  Il risultato è un’esperienza con meno attriti e più tempo da dedicare alle attività a maggior valore.

Joule supporta quindi i diversi ruoli direttamente all’interno di SAP Concur, con l’obiettivo di rendere le attività quotidiane più semplici, rapide e facili da completare correttamente fin dal primo momento.

Controllo, sicurezza e fiducia nell’intelligenza artificiale

Prima di adottare una nuova tecnologia, soprattutto quando si parla di intelligenza artificiale, le organizzazioni si interrogano non solo sulle funzionalità, ma anche sul livello di controllo che possono mantenere.

Le domande più comuni riguardano aspetti come la sicurezza e la riservatezza dei dati, la possibilità di definire chi può utilizzare Joule, l’eventuale necessità di strumenti aggiuntivi o la possibilità di testarne l’utilizzo prima di estenderlo all’intera organizzazione.

Joule si basa sull’infrastruttura dati di SAP e su principi di AI responsabile pensati per un utilizzo aziendale:

• I dati rimangono privati, non vengono utilizzati per addestrare modelli esterni e restano all’interno dell’infrastruttura AI enterprise di SAP.
• L’accesso può essere controllato. Joule può essere abilitato per utenti o gruppi specifici, facilitando anche eventuali fasi pilota prima di un’adozione più ampia.
• Opera all’interno dell’ambiente esistente, utilizzando policy, configurazioni e flussi di lavoro già presenti, senza richiedere un sistema separato.
• Non richiede strumenti aggiuntivi per iniziare. Joule è integrato direttamente in SAP Concur e può essere attivato all’interno dell’ambiente già in uso.

La fiducia nell’intelligenza artificiale non dipende quindi soltanto da ciò che può fare, ma anche dalla possibilità di comprenderne il funzionamento e mantenerne il controllo.

Il vero cambiamento

L’intelligenza artificiale applicata alla gestione di viaggi e spese non richiede necessariamente di ripensare da zero i processi esistenti. Il suo valore sta soprattutto nel renderli più semplici, rapidi ed efficienti. È in questo contesto che si inserisce Joule: non come uno strumento a sé stante, ma come una componente integrata nel lavoro quotidiano. Scopri di più sull’intelligenza artificiale in SAP Concur.