Come rendere il lavoro dei team finanziari davvero significativo?

Il contesto economico attuale è caratterizzato da incertezza, cambiamenti normativi continui e priorità aziendali in costante evoluzione. In questo scenario, le organizzazioni devono essere pronte ad affrontare qualsiasi eventualità. I team finanziari sono tra i più coinvolti da questa trasformazione: gestiscono spese, policy e budget, garantiscono la conformità normativa, lavorano per ridurre costi e frodi e puntano a massimizzare il recupero dell’IVA, spesso con meno risorse a disposizione e in un mercato segnato da una crescente carenza di talenti.

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Concentrarsi sulle attività che contano davvero

Leader finanziari e team condividono lo stesso obiettivo: dedicare il proprio tempo al quadro generale e alle attività che generano valore, evitando di disperderlo in compiti ripetitivi e operativi come la gestione manuale delle note spese e delle approvazioni. Le organizzazioni desiderano che i dipendenti si concentrino sul miglioramento dell’azienda, svolgendo un lavoro più significativo e gratificante.

Per raggiungere questo risultato, è necessario adottare un approccio proattivo, capace di comprendere quali attività i dipendenti considerano più importanti, come migliorare la loro esperienza di lavoro e come continuare a supportare modelli di lavoro ibrido e da remoto.

Ridurre il lavoro manuale e aumentare l’efficienza

Molti team finanziari fanno ancora largo uso dell’inserimento manuale dei dati, un’attività dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori. La gestione di note spese, fatture, audit e dati provenienti da sistemi isolati rallenta i processi e limita la produttività.

L’adozione di intelligenza artificiale (AI) e apprendimento automatico (ML) consente di automatizzare queste attività, monitorare errori e anomalie e distinguere tra incidenti e utilizzi impropri. L’integrazione dei dati di viaggi e note spese (T&E) con sistemi ERP e finanziari permette inoltre di superare i silos informativi e ottenere di più con meno risorse.

Semplificare i processi di spesa e approvazione

Un altro passaggio cruciale riguarda la semplificazione dei processi di richiesta, rendicontazione e approvazione delle spese. Quando questi flussi sono distribuiti su piattaforme diverse, diventano complessi e costosi da gestire.

Sistemi T&E completamente integrati e flussi di lavoro intuitivi e automatizzati, supportati anche da AI generativa, permettono di ridurre gli errori e i problemi di non conformità. Tecnologie come Concur Expense che consentono di fotografare le ricevute e generare automaticamente le note spese migliorano l’adesione alle policy e accelerano i pagamenti, offrendo un’esperienza migliore sia ai dipendenti sia ai manager.

Prevenire errori, frodi e spese non conformi

Per proteggere efficacemente la spesa aziendale, i responsabili finanziari devono poter rilevare errori e anomalie prima che le spese vengano effettuate. Gli audit manuali, a fronte di grandi volumi di dati, rischiano di trascurare informazioni e trend rilevanti.

L’uso dell’AI generativa permette di individuare modelli di spesa non conformi, prevenire frodi e rafforzare una cultura della conformità, liberando tempo da dedicare ad attività strategiche come l’ottimizzazione dei programmi T&E e la riduzione dei costi.

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Maggiore visibilità per decisioni più rapide e consapevoli

Collegare i dati di viaggio e note spese in un’unica fonte garantisce una visibilità completa delle spese. Manager e leader possono accedere a dashboard e viste basate sui ruoli, analizzare i dati in profondità e prendere decisioni più rapide e informate, migliorando il controllo dei costi e la pianificazione del budget futuro.

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