La gestione delle spese spiegata in modo semplice
Scopri cos’è la gestione delle spese, come funziona e perché molte aziende abbandonano fogli di calcolo e processi manuali per adottare software dedicati.
Che cos’è la gestione delle spese e come si sta evolvendo?
La gestione delle spese comprende tutte le attività con cui un’azienda monitora, verifica e rimborsa le spese sostenute dai dipendenti, ad esempio per viaggi, pasti e acquisti aziendali.
Sebbene alcune organizzazioni utilizzino ancora fogli di calcolo, email o ricevute cartacee, molte hanno adottato soluzioni automatizzate basate sull’AI per gestire le spese aziendali in modo più efficiente.
Perché il controllo delle spese è importante?
- Rimborsi lenti, che generano insoddisfazione tra i dipendenti
- Monitoraggio delle spese tramite fogli di calcolo o email, con conseguenti perdite di tempo
- Scarsa visibilità su come vengono utilizzate le risorse aziendali
- Acquisti frequenti non conformi alla policy
- Errori, richieste di rimborso duplicate o frodi
- Monitorare con precisione come vengono distribuite le spese tra i diversi team
- Applicare automaticamente le policy di spesa
- Rimborsare i dipendenti più rapidamente e con meno errori
- Ridurre le attività manuali per i team finance
- Visualizzare le spese in tempo reale e prendere decisioni più rapidamente
Come funziona la rendicontazione delle spese?
La maggior parte delle aziende segue questi passaggi per gestire le spese. Un software di expense management può automatizzarne molti, riducendo le attività manuali e migliorando l’accuratezza.
Fase 1: invio della nota spese
I dipendenti inviano la nota spese e caricano le ricevute.
Fase 2: processo di approvazione
I manager verificano che le spese siano conformi alle policy aziendali.
Fase 3: verifica da parte del team Finance
Il team Finance verifica la presenza di eventuali errori, associa le ricevute alle relative transazioni e approva le spese da rimborsare.
Fase 4: rimborso
I dipendenti ricevono il rimborso delle spese approvate.
Fase 5: reportistica e monitoraggio
L’azienda monitora e analizza i dati di spesa per tenere sotto controllo i costi, individuare le tendenze e migliorare la pianificazione del budget.
Segnali che indicano la necessità di un sistema di gestione delle spese più efficace
Termini chiave della gestione delle spese
Travel and expense (T&E)
Il Travel & Expense (T&E) comprende le spese aziendali sostenute dai dipendenti durante le trasferte, come voli, hotel, pasti e trasporti.
Nota spese
Una nota spese è il documento con cui i dipendenti riepilogano le spese aziendali sostenute e ne richiedono il rimborso, generalmente allegando le relative ricevute.
Riconciliazione delle spese
La riconciliazione delle spese è il processo con cui le spese presentate vengono confrontate con le transazioni finanziarie corrispondenti, per verificarne la correttezza.
Acquisizione delle ricevute
L’acquisizione delle ricevute è il processo con cui le ricevute vengono caricate, scansionate o registrate automaticamente, così da consentire la corretta rendicontazione e verifica delle spese.
Processo di approvazione
Un processo di approvazione è l’insieme dei passaggi attraverso cui una spesa viene verificata e approvata dai manager, in base alle policy aziendali.
Rimborso spese
Il rimborso è il pagamento riconosciuto ai dipendenti dopo l’approvazione delle loro note spese.
Policy di gestione delle spese
Una policy di gestione delle spese definisce quali spese sono consentite, entro quali limiti e secondo quali modalità devono essere presentate.
Duty of care
Il duty of care indica la responsabilità dell’azienda di garantire la sicurezza e il supporto dei dipendenti durante i viaggi di lavoro.
Best practice per un controllo efficace delle spese
Definire una policy di gestione delle spese chiara
Definisci regole semplici e chiare, così che i dipendenti sappiano quali spese sono consentite e come presentarle correttamente.
Automatizzare il processo e potenziarlo con l’AI
Utilizza un software di automazione basato sull’AI per ridurre l’inserimento manuale dei dati, velocizzare le approvazioni e prevenire gli errori.
Applicare le policy in tempo reale
Verifica le spese al momento dell’invio, così da individuare tempestivamente quelle non conformi alla policy.
Aumentare la visibilità sulle spese
Disporre di dati aggiornati sulle spese aiuta i responsabili a tenere sotto controllo i costi e a prendere decisioni finanziarie più informate.
Semplificare la compilazione delle note spese per i dipendenti
Un processo semplice e ottimizzato per i dispositivi mobili aiuta i dipendenti a presentare note spese accurate e puntuali.
Scopri di più con queste risorse aggiuntive
Utilizza una checklist per valutare le diverse soluzioni e scegliere il sistema di gestione delle spese più adatto alle esigenze della tua azienda.
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