AI in azione: come l'automazione intelligente sta trasformando la gestione delle note spese

L'intelligenza artificiale è ormai ovunque: alimenta i nostri telefoni, determina i risultati delle ricerche e influenza, spesso in modo discreto, le decisioni nel mondo degli affari. Nonostante l'hype e le notizie che ne parlano, il vero valore dell'AI non risiede in ciò che potrebbe fare in futuro, ma in ciò che sta già facendo oggi.

E non c'è settore in cui questo valore sia più evidente che nella gestione delle note spese.

Dalla prenotazione dei viaggi alla rendicontazione delle spese, fino alla gestione della conformità, l'AI sta trasformando i processi interni che permettono alle organizzazioni di funzionare. Sta riducendo ore di lavoro in pochi minuti, errori in intuizioni e operazioni manuali lente in automazioni intelligenti e rapide.

Dimentichiamoci della fantascienza. Ecco come l'AI sta effettivamente cambiando il modo in cui viene svolto il lavoro e perché le organizzazioni lungimiranti la stanno utilizzando per costruire operazioni finanziarie più agili e intelligenti proprio ora.

Trasformare il caos delle note spese in chiarezza

Chiunque abbia mai presentato una nota spese conosce bene il processo: scattare una foto della ricevuta, sperare che sia leggibile, inserire manualmente i dettagli, ricontrollare la policy aziendale, inviare per l'approvazione… e poi aspettare. Moltiplicato per centinaia o migliaia di dipendenti, il risultato è un processo costoso e soggetto a errori.

L'AI elimina l'attrito automatizzando ogni fase possibile, dalla cattura delle ricevute alla categorizzazione delle spese, fino all'individuazione delle violazioni delle policy aziendali. Non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche la conformità in tempo reale, riduce i rischi e crea documenti pronti per la revisione, senza complicazioni.

In SAP Concur, utilizziamo l'AI e l'apprendimento automatico per:

• Auto-categorizzare le transazioni in base ai modelli storici

• Individuare voci duplicate e potenziali casi di frode

• Abbinare le ricevute alle spese effettuate con carta di credito senza intervento umano

• Suggerire alternative conformi alla policy aziendale durante la prenotazione dei viaggi

• Avvisare i manager in caso di anomalie, consentendo loro di concentrarsi su ciò che richiede attenzione

E poiché il sistema migliora con l'uso, più lo utilizzi, più diventa preciso.

Scopri come SAP Concur sta utilizzando l'AI oggi e quali sono i suoi sviluppi futuri.

Addio alle intuizioni, benvenute decisioni basate sui dati

L'AI non si limita a automatizzare i flussi di lavoro. Sblocca intuizioni che altrimenti rimarrebbero nascoste. Pensa all'enorme volume di dati relativi a viaggi, note spese e fornitori che le organizzazioni generano ogni mese. Senza gli strumenti giusti, è impossibile ottenere una visione completa. Con l'AI, invece, modelli e anomalie emergono in tempo reale.

Che tu stia cercando di individuare spese fuori policy prima che accadano, ridurre le perdite in specifiche categorie, o avere una visione più chiara sull'andamento dei budget, l'AI ti fornisce risposte in modo immediato, preciso e su larga scala.

Questo significa che i team finanziari dedicano meno tempo a inseguire le ricevute e più tempo a ottimizzare la strategia.

Conformità proattiva (non solo correzioni)

I modelli tradizionali di conformità sono reattivi: esaminano i report dopo che sono stati presentati, rilevano gli errori troppo tardi e sperano che i dipendenti seguano le regole. L'AI capovolge questo approccio.

Con funzionalità di audit intelligenti, l'AI può esaminare ogni voce di ogni report quasi in tempo reale, individuando problematiche che potrebbero sfuggire ad un auditor umano e migliorando la propria accuratezza nel tempo. È come avere un co-pilota digitale per la conformità che non dorme mai.

La conformità proattiva riduce i rischi e offre vantaggi operativi. Quando le organizzazioni passano da correzioni reattive a controlli predittivi, ottengono una supervisione migliore, decisioni più rapide e una maggiore resilienza nei momenti di cambiamento.

Scopri come la conformità proattiva porta vantaggi sia nella riduzione dei rischi che nel ritorno sugli investimenti a lungo termine.

Perché questo è importante ora

L'AI non è più una teoria. Secondo McKinsey, l'AI potrebbe generare fino a 3,3 trilioni di sterline di valore economico globale all'anno e il 92% delle aziende sta aumentando il proprio investimento in essa.

Ma c'è una sfida: solo l'1% delle aziende si considera "matura" nell'adozione dell'AI. Questo significa che c'è un'enorme opportunità per le aziende che si muovono per prime, specialmente in settori come la gestione delle note spese, dove l'automazione intelligente può generare ritorni immediati sugli investimenti.

Adottando soluzioni basate sull'AI, le aziende non solo guadagnano in velocità ed efficienza, ma preparano anche le proprie operazioni finanziarie al futuro. Potenziano i dipendenti, migliorano la conformità e sbloccano intuizioni che alimentano decisioni più intelligenti a tutti i livelli aziendali.

Conclusione

L'intelligenza artificiale non riguarda la sostituzione delle persone. Si tratta di dotarle di strumenti migliori. Strumenti che eliminano il lavoro ripetitivo e permettono agli esseri umani di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio.

In SAP Concur, crediamo che l'AI debba essere invisibile: lavorando silenziosamente sullo sfondo per rendere la gestione di viaggi, note spese e fatture più intelligente, rapida e umana.

Se la tua organizzazione è ancora sommersa da processi manuali, è il momento di ripensare a ciò che è possibile: contattaci!