Cosa guadagnano davvero le aziende con SAP Concur: il valore di business secondo IDC

Quanto vale concretamente investire in una piattaforma di Travel & Expense? È una domanda che molti CFO, Finance Manager e Travel Manager si pongono, spesso senza avere dati precisi a supporto. IDC ha cercato una risposta con un'analisi indipendente, intervistando sette organizzazioni che utilizzano Concur Travel and Expense in settori diversi: dall'aerospaziale alla sanità, dalla biotech ai trasporti, con un organico medio di 3.643 dipendenti e un fatturato medio di 1,3 miliardi di dollari.

Cosa ottengono realmente i clienti SAP Concur: il valore aziendale e il ROI di Concur Travel & Expense

Scopri come le aziende stanno trasformando la gestione delle spese con Concur Travel and Expense e come il tuo team può ottenere risultati simili.

Scarica il report

406% di ROI in tre anni. E l'investimento si ripaga in 5,1 mesi.

Secondo la metodologia Business Value di IDC, le organizzazioni analizzate hanno realizzato benefici medi annui di 3,1 milioni di dollari per azienda pari a 128.000 dollari ogni 100 utenti. Nell'arco di tre anni, i benefici complessivi hanno raggiunto in media 7,46 milioni di dollari, a fronte di un investimento di 1,47 milioni, con un ROI del 406% e un payback period di soli 5,1 mesi.

Meno tempo perso, meno errori, meno ricevute smarrite

Uno degli impatti più tangibili riguarda la gestione quotidiana delle note spese. Prima di adottare SAP Concur, le organizzazioni impiegavano in media quasi un'ora per completare una nota spese. Con Concur, il tempo si è ridotto a circa 28 minuti: un miglioramento del 54%, che equivale al tempo di quasi 10 FTE (Full-Time Equivalent) risparmiati ogni anno, per un valore di oltre 680.000 dollari.

Anche i manager ci guadagnano: il tempo necessario per approvare una nota spese si è ridotto del 43%, grazie a flussi centralizzati, notifiche automatiche e visibilità in tempo reale sulle richieste.

I dati sulla qualità parlano da soli: le ricevute smarrite sono diminuite del 72% e gli errori nelle note spese del 53%, grazie alla fotografia da smartphone, alla validazione automatica dei dati e ai controlli di policy integrati.

La prenotazione viaggi? Più veloce e più conforme

Sul versante travel, le organizzazioni hanno registrato una riduzione del 53% del tempo impiegato per gestire ogni trasferta, con un risparmio di circa 77.600 dollari annui in tempo del personale. Ogni viaggiatore ha guadagnato in media 4,2 ore all'anno grazie a strumenti di prenotazione integrati, accesso mobile e gestione degli itinerari in tempo reale.

Le regole di policy integrate guidano i dipendenti verso le scelte più convenienti e conformi, riducendo le prenotazioni fuori policy prima ancora che vengano effettuate. Il risultato si vede sui costi: le organizzazioni hanno risparmiato in media 1,18 milioni di dollari l'anno in spese di viaggio e circa 599.500 dollari in costi legati alle note spese.

Compliance: da controllo a posteriori a prevenzione attiva

Prima di SAP Concur, la quota di dipendenti che rispettava le policy T&E era in media del 63%. Dopo l'implementazione è salita all'82%: 19 punti percentuali in più, ottenuti non con comunicazioni ripetute, ma con regole automatizzate integrate direttamente nei flussi di lavoro.

Anche i team di audit ne hanno beneficiato: la revisione delle note spese è diventata più rapida del 55%. Il lavoro è passato dalla verifica riga per riga all'audit per eccezione, con un risparmio equivalente a quasi 2 FTE (Full-Time Equivalent) all'anno. I team di processing hanno guadagnato il 50% di efficienza nella gestione delle spese e il 20% su quella dei viaggi.

Crescere senza assumere

Le aziende intervistate hanno stimato di aver evitato in media 10,3 assunzioni aggiuntive per gestire la crescita dei volumi T&E, per un risparmio di circa 718.000 dollari all'anno. Automatizzare i processi ha permesso a team piccoli di gestire volumi crescenti senza aumentare l'organico. Anche il carico sul supporto interno si è ridotto: le richieste all'helpdesk sono calate del 36%, con la maggior parte delle domande ora gestite direttamente attraverso la piattaforma.

Perché le aziende hanno scelto SAP Concur

Le motivazioni principali sono quattro: abbandonare processi cartacei e manuali, disporre di analytics e reporting affidabili, gestire la compliance in settori regolamentati e supportare la crescita senza incrementare il personale. A queste si aggiunge il valore dell'integrazione con carte aziendali, sistemi ERP, strumenti HR e app di terze parti.

I principali risultati della ricerca IDC

• 406% di ROI a tre anni
• 5,1 mesi di payback sull'investimento
• 3,1 milioni di dollari di benefici medi annui per organizzazione
• 1,6 milioni di dollari di risparmio medio annuo sui costi T&E
• 53% di efficienza in più nella prenotazione viaggi e nella rendicontazione spese
• 72% di ricevute smarrite in meno
• 53% di errori nelle note spese in meno
• 43% di tempo in meno per l'approvazione delle note spese
• 55% di attività di audit più rapide
• 19% di dipendenti in più che rispettano le policy T&E
• 36% di richieste all'helpdesk in meno

Vuoi scoprire nel dettaglio la metodologia e tutti i dati? Scarica il report completo di IDC: "Cosa ottengono realmente i clienti SAP Concur: il valore aziendale e il ROI di Concur Travel & Expense".