Che cosa sono i rimborsi spese?

Se la gestione delle spese dei dipendenti ti sembra dispendiosa in termini di tempo, non sei solo. Rispondiamo ad alcune domande frequenti per aiutarti a semplificare il processo.

Che cos'è un rimborso spese? 
Un rimborso spese è il pagamento effettuato dall'azienda a un dipendente per le spese aziendali sostenute personalmente. L'importo di rimborso deve corrispondere esattamente all'importo della spesa.  

Quali spese sono rimborsabili in nota spese? 
La parte che controlla ciò che è e non è rimborsabile è il titolare dell'azienda o il leader finanziario dell'azienda. I dipendenti possono prenotare voli in Business Class? Possono spendere bevande alcoliche illimitate quando si intrattengono i clienti? Il modo più semplice per garantire che i dipendenti siano al corrente su ciò che possono e non possono spendere (prima che il denaro venga speso) è avere una chiara policy di spesa.

Se attualmente non si dispone di una policy di spesa, SAP Concur permette di creare policy di spesa che sono personalizzabili gratuitamente in base alle proprie esigenze. 

Sono necessarie ricevute per rimborsare un dipendente? 
Sì! Non mettere in rimborso le spese senza ricevuta. Non solo è importante per ottenere il rimborso, ma anche l'aziende deve confermare che ogni spesa sia valida e che le ricevute sono obbligatorie da mostrare in caso di controlli da parte delle autorità.

Per avere diritto al rimborso, il dipendente deve creare una nota spese che documenti i dettagli di ogni spesa aziendale sostenuta. Le ricevute dettagliate devono essere fornite per ogni spesa dichiarata. (Per il chilometraggio, i dipendenti devono conservare i rimborsi chilometrici o utilizzare un'app di tracciamento della distanza, come Concur Drive.) 

La conservazione delle ricevute è un punto dolente sia per i dipendenti che per le aziende, ed è uno dei motivi per cui molte aziende si stanno rivolgendo alla creazione di note spese non cartacee.  

Come posso pagare i rimborsi spese? 
È possibile integrare i rimborsi direttamente nel sistema di gestione stipendi o rimborsare i dipendenti separatamente per le spese tramite assegno o bonifico diretto. Per quanto conveniente per il datore di lavoro, bisogna tenere presente che i rimborsi spese liquidati in busta paga possono comportare che i dipendenti debbano attendere più a lungo per ricevere indietro il proprio denaro. 

Quando devono essere rimborsate le note spese?
Indipendentemente dall'importo, il rimborso dei fondi personali di un dipendente dovrebbe avvenire tempestivamente. Come best practice, assicurarsi che i dipendenti vengano rimborsati per le spese aziendali prima dell'addebito delle fatture delle carta di credito.  

Esistono alternative ai rimborsi spese? 
Nella maggior parte dei casi, le note spese e i rimborsi non possono essere completamente evitati. Tuttavia, alcune delle alternative/integrazioni comuni ai rimborsi tradizionali includono: 

Anticipi di cassa
Indennità giornaliere  
Carte di credito aziendali 
Carte d'acquisto (carte d'acquisto) 

Le soluzioni SAP Concur sono accessibili ed efficienti per le piccole imprese? 
Se la gestione di note spese e rimborsi sembra richiedere molto tempo, abbiamo la soluzione per te. Lavoriamo ogni giorno con le piccole imprese, per eliminare i problemi, i rischi e i costi dei processi manuali.

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