L’AI nei viaggi e note spese può alimentare il vantaggio competitivo. Qual è la tua situazione?

Ogni azienda cerca un vantaggio competitivo e l’intelligenza artificiale (AI) promette di offrirlo attraverso fonti un tempo impensabili: i dati frammentati dei viaggi aziendali distribuiti all’interno dell’organizzazione. Sebbene molte organizzazioni abbiano iniziato a implementare soluzioni T&E abilitate dall’AI, potrebbero chiedersi a che punto si trovano nel percorso di trasformazione T&E e quali vantaggi possano ottenere compiendo i passi successivi.  

Un nuovo Spotlight IDC, Oltre i Report: Il modello di maturità T&E abilitato dall’AI per sbloccare la business intelligence offre una roadmap per trasformare la gestione di viaggi e note spese da una funzione amministrativa onerosa a un motore strategico, fornendo insight operativi sulla gestione della spesa che guidano le decisioni e supportano la crescita. 

Il percorso di maturità T&E abilitato dall’AI 

L’ultimo IDC Spotlight sponsorizzato da SAP Concur analizza cinque fasi di maturità T&E attraverso le lenti della tecnologia e dell’AI, dei pagamenti digitali, dei dati e dell’integrazione, delle persone e della cultura, nonché della governance e della conformità.  

Scoprirai le diverse fasi, potrai valutare quanto la tua azienda sia allineata alle best practice nella gestione di viaggi e note spese e ottenere altri insight, tra cui: 

• I benefici e le sfide di ciascuna fase. 
• L’evoluzione dell’AI nella gestione della spesa in ciascuna fase successiva. 
• Come le soluzioni SAP Concur basate sull’AI aiutano le organizzazioni a progredire verso la maturità T&E. 

Benefici, sfide e vantaggio competitivo del T&E abilitato dall’AI 

Il modello di maturità di IDC per viaggi e note spese è una roadmap per una gestione strategica della spesa basata sui dati che fornisce business intelligence e vantaggio competitivo all’intera organizzazione. Questo modello può fungere da griglia di riferimento per individuare a che punto del percorso si trova la tua organizzazione e determinare quali benefici può ottenere avanzando in ciascuna fase.  

Fase 1: Automazione di base 

Gli strumenti digitali sono di base, poiché l’organizzazione si allontana dalla carta e dai processi manuali, con dati che rimangono isolati e la funzione T&E viene percepita come un assorbimento di risorse. 

• Le sfide:L’uso dell’AI nella gestione delle note spese è minimo, i pagamenti spesso non sono collegati alle piattaforme T&E, l’integrazione è limitata, i dipendenti possono essere resistenti al cambiamento e la conformità può essere gestita solo dopo che la spesa è stata sostenuta. 
• Vantaggi delle fasi successive: Le organizzazioni ottengono un controllo più proattivo sulla spesa, le capacità di integrazione migliorate aumentano la visibilità dei dati T&E e l’introduzione di AI e ML rafforza l’analisi dei dati di viaggi e note spese e i processi decisionali. 

Fase 2: Approfondimenti avanzati  

Invece di essere retrospettiva, la gestione di T&E inizia a diventare uno strumento orientato al futuro che fornisce business intelligence. La piattaforma T&E si integra con i pagamenti digitali e i sistemi aziendali core, aiuta a far rispettare una conformità di base basata su regole, utilizza il machine learning per rilevare anomalie e stabilisce chiari audit trail. 

• Le sfide:Sebbene le soluzioni possano fornire insight, eventuali azioni successive, analisi o richieste richiedono comunque un coinvolgimento umano significativo. Poiché i sistemi non sono ancora completamente unificati, permangono soluzioni manuali e attività di riconciliazione. 
• Vantaggi delle fasi successive: L’AI rende i processi T&E più intuitivi e personalizzati, le verifiche richiedono meno interventi manuali, i pagamenti sono completamente integrati e le soluzioni riepilogano in modo intelligente le spese, aggiungendo contesto per gli approvatori. 

Fase 3: Basata sull’AI generativa 

Una piattaforma T&E realmente intelligente è in grado di offrire capacità di ragionamento più avanzate per trasformare i dati sui viaggi aziendali e sulla spesa in insight concreti e utilizzabili. Può creare narrazioni di spesa che chiariscano tendenze e anomalie, gestire i pagamenti senza problemi, fornire opzioni di viaggio personalizzate, coinvolgere e supportare gli utenti, automatizzare in modo significativo gli audit e individuare i rischi di conformità. 

• Le sfide:La piattaforma di gestione strategica della spesa non è autonoma; dipende ancora dalle persone per prendere decisioni e risolvere i problemi. Sebbene l’integrazione si sia ampliata, non è ancora fluida né in grado di comunicare in tempo reale con sistemi interni ed esterni. 
• Vantaggi delle fasi successive:  L’intervento umano diventa minimo, poiché la piattaforma è in grado di agire in modo proattivo. I pagamenti vengono effettuati in modo autonomo e ottimizzano il flusso di cassa, mentre il sistema gestisce automaticamente prenotazioni, modifiche e rimborsi. 

Fase 4: Guidata dall’AI agentica 

In questo contesto, il sistema abilitato dall’AI può agire per conto dei dipendenti oppure fornire opzioni da valutare. È in grado di prenotare e riprenotare voli, fornire dati per migliorare le negoziazioni con i fornitori, favorire la collaborazione e l’innovazione tra dipendenti e soluzioni, e utilizzare dati integrati per consentire decisioni autonome.  La tecnologia gestisce i flussi di lavoro nella loro interezza, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività strategiche.  

• Le sfide:Un sistema in gran parte indipendente può creare nuove sfide di gestione e governance, poiché le decisioni devono essere spiegabili e trasparenti. Con l’aumento della complessità, l’organizzazione potrebbe aver bisogno di nuove competenze nei team viaggi, finanziari e IT. 
• Vantaggi delle fasi successive: Grazie all’elevato livello di intelligenza, il sistema può contribuire a prevedere i rischi, intraprendere azioni preventive e favorire una collaborazione uomo-AI, in cui la tecnologia avanzata gestisce le attività di routine e potenzia le capacità umane.  

Fase 5: L’ecosistema 

In questa fase più avanzata, l’AI nella gestione della spesa ha creato un sistema centralizzato in cui i ricchi dati T&E sono completamente integrati in tutta l’organizzazione. La piattaforma T&E è dinamica e apprende e migliora continuamente. I pagamenti sono completamente integrati, dipendenti e AI collaborano per favorire l’innovazione e la conformità è adattiva. 

• Le sfide:Con la rapidità di adattamento, le organizzazioni devono assicurarsi che l’innovazione non superi il controllo. Saranno necessarie competenze specialistiche e nuovi modelli operativi per mantenere la sicurezza e garantire operazioni fluide. Le aziende devono impegnare risorse per gestire e sostenere il vantaggio competitivo che hanno costruito. 
• Vantaggi continui: Con un sistema resiliente e sicuro, progettato per gestire le sfide ed evolversi, l’organizzazione può affrontare qualunque cosa riservi il futuro e mantenere il proprio vantaggio competitivo. 

Oltre i Report: Il modello di maturità T&E abilitato dall’AI per sbloccare la business intelligence 

Approfondisci il modello di maturità T&E di IDC e scopri come i dati diventano più coerenti, l’intensità dell’AI cresce e la gestione strategica della spesa fornisce insight e un vantaggio competitivo.  

Ottieni IDC Spotlight

Il vantaggio competitivo cresce con l’aumento dell’integrazione dell’AI   

Con una panoramica delle cinque fasi di maturità T&E, potresti avere una visione più chiara dei progressi della tua organizzazione. L’AI è al centro di questa evoluzione, quindi un’analisi più approfondita del suo utilizzo sempre più intenso può chiarire ulteriormente le fasi e i benefici. 

Fase 1: AI nella gestione delle note spese 

L’uso dell’AI è, nella migliore delle ipotesi, superficiale. L’automazione è di base, utilizza l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per digitalizzare le ricevute e può applicare regole semplici per gestire i flussi di lavoro di note spese e fatture. Sono possibili pochi insight e gran parte del lavoro è ancora manuale. 

Fase 2: AI nella gestione delle note spese 

L’uso dell’AI cresce man mano che il machine learning inizia a individuare trend e anomalie, segnalare spese non conformi e potenzialmente fraudolente e consentire insight e decisioni basati sui dati.  In sostanza, questa fase getta le basi per l’AI generativa e altre forme avanzate di AI. 

Fase 3: AI nella gestione delle note spese 

L’AI generativa entra in gioco per interpretare e riepilogare i report di note spese e altri dati sui viaggi aziendali, consigliare la migliore modalità di pagamento per ciascuna transazione, offrire opzioni di viaggio personalizzate e conformi, supportare le attività di audit, rendere i processi più intuitivi, fornire assistenza e favorire una cultura di miglioramento continuo.  

Fase 4: AI nella gestione delle note spese 

L’AI acquisisce maggiore agency e autonomia, agendo in modo indipendente oppure fornendo ai dipendenti opzioni da valutare. Il sistema è in grado di ottimizzare il flusso di cassa, prenotare e riprenotare viaggi in modo autonomo, fornire insight proattivi, prendere decisioni automaticamente e adattare le policy in base alle esigenze. 

Fase 5: AI nella gestione delle note spese 

L’AI funge da assistente intelligente per le persone, prevede i rischi e adatta in modo dinamico policy e flussi di lavoro per prevenire le minacce. La tecnologia intelligente è diventata parte integrante della cultura organizzativa, fungendo da partner affidabile nell’innovazione. 

Considerare SAP Concur per una gestione di viaggi e note spese intelligente e abilitata dall’AI 

Da tempo fornitore leader di software per la gestione strategica della spesa, SAP Concur ha integrato l’AI nelle proprie soluzioni T&E da oltre un decennio e ha effettuato investimenti significativi per ampliare l’utilizzo dell’AI nelle soluzioni esistenti e in quelle nuove. 

IDC Spotlight rileva che Concur Travel, Concur Expense e le soluzioni estese si traducono in un’unica piattaforma con funzionalità tra cui: 

• Flussi di lavoro digitalizzati e automatizzati 
• Analisi integrata dei dati relativi a viaggi e note spese 
• Raccomandazioni di viaggio personalizzate:  
• Integrazione fluida con i fornitori di servizi di pagamento e altri sistemi 

“SAP Concur è progettato per aiutare le organizzazioni a raggiungere la maturità T&E”, afferma il report IDC, aggiungendo in seguito: “Per il livello più alto di maturità, SAP Concur si concentra sulla creazione di un ecosistema cognitivo completamente integrato, in cui la piattaforma agisce come un asset a livello aziendale”. 

Soluzioni basate sull’AI: IDC MarketScape nomina SAP Concur Leader – per quattro volte 

I punti di forza che contribuiscono a renderci Leader nelle soluzioni T&E includono un set di funzionalità ampio e maturo, una solida presenza e supporto a livello globale e un ecosistema di integrazione robusto. 

Scopri il perché

FAQ:  Il modello di maturità T&E abilitato dall’AI di IDC  

D: Qual è il modello di maturità? 

R: Attraverso cinque fasi, IDC traccia il percorso di trasformazione della gestione di viaggi e note spese da attività di back office in gran parte manuale a fornitore di business intelligence automatizzato, arricchito dall’AI e quasi autonomo.   

D: Che cosa posso imparare dal modello? 

R: Un’organizzazione può determinare a che punto si trova nel proprio percorso di trasformazione T&E, cosa può ottenere nella fase successiva e come affrontare le principali sfide legate a viaggi e note spese. In ogni fase, IDC Spotlight esamina la tecnologia e l’AI, i pagamenti digitali, i dati e l’integrazione, le persone e la cultura, la governance e la conformità. 

D: Qual è il ruolo dell’AI nel modello di maturità T&E? 

R: L’AI svolge un ruolo sempre più rilevante in ciascuna fase, passando da un’automazione minima a un assistente intelligente completamente integrato e auto-apprendente.  

D: Quale ruolo può svolgere SAP Concur nella trasformazione T&E abilitata dall’AI? 

R: SAP Concur vanta una lunga esperienza nell’utilizzo dell’AI e continua a innovare con nuove funzionalità abilitate dall’AI, come l’assistente personale Joule. “Man mano che le organizzazioni progrediscono, SAP Concur fornisce la tecnologia necessaria per aiutarle a raggiungere i più alti livelli di maturità. La piattaforma è progettata per essere il sistema nervoso centrale della spesa T&E”, afferma IDC Spotlight.