Gestione dei rischi legati a viaggi e note spese: 7 priorità per le aziende

Per molto tempo viaggi e note spese sono stati considerati soprattutto una questione amministrativa. Prenotazioni da gestire, ricevute da raccogliere, rimborsi da approvare. Oggi non è più così. I processi T&E incidono su costi, conformità, sicurezza, qualità dell’esperienza dei dipendenti e capacità dell’azienda di reagire a un contesto esterno sempre più incerto. Non sorprende quindi che la percezione del rischio sia in aumento: il 65% dei professionisti del settore segnala una crescita dei rischi a livello globale, con percentuali che salgono al 71% nelle Americhe e al 67% in Europa.

Il punto è che, quando questi processi non sono abbastanza solidi, il problema non si limita a qualche inefficienza interna. Si perdono opportunità di risparmio, aumentano frodi ed errori, si amplifica l’esposizione a criticità fiscali e informatiche e si peggiora anche l’esperienza di chi viaggia. In altre parole, non è solo una questione di spesa: è una questione di controllo.

Ci sono sette aree, in particolare, che oggi meritano attenzione.

Valutare l’impatto della geopolitica sulla sicurezza dei dipendenti

Le tensioni geopolitiche non restano fuori dai processi aziendali. Entrano nelle trasferte, nei piani di viaggio, nelle decisioni operative e nella percezione di sicurezza di chi parte. Conflitti regionali, rapporti internazionali più instabili, restrizioni ai confini e cambiamenti normativi rendono gli spostamenti di lavoro più delicati da organizzare e più difficili da presidiare.

Per questo oggi non basta più limitarsi alla logistica. Serve preparare i viaggiatori in anticipo, offrire indicazioni pratiche, contestualizzare i rischi e garantire punti di riferimento chiari in caso di cambiamenti o criticità. Conta anche la capacità di incrociare informazioni sugli itinerari con dati aggiornati sul rischio, così da poter intervenire rapidamente se necessario.

Il tema, del resto, ha un impatto diretto sulle persone. Il 38% dei viaggiatori chiede maggiori misure di sicurezza e il 90% dichiara che prenderebbe in considerazione l’idea di non partire a causa di preoccupazioni legate alla sicurezza o a questioni sociali.

Prepararsi a una maggiore complessità fiscale e normativa

Un’altra area sempre più critica riguarda la compliance. Dazi, restrizioni commerciali, fatturazione elettronica, validazione IVA e controlli più stretti stanno aumentando il livello di complessità, soprattutto per chi opera in più paesi o gestisce spese transfrontaliere. Oggi le autorità chiedono dati più precisi, documentazione più completa e tempi di risposta più rapidi.

In questo scenario, errori e omissioni possono avere conseguenze pesanti. Non solo sanzioni, ma anche ritardi nei pagamenti, difficoltà nel recupero dell’IVA e danni reputazionali. Per questo la compliance fiscale non può essere affrontata a valle, quando il problema è già emerso, ma va costruita a monte attraverso dati centralizzati, sistemi integrati e verifiche più frequenti.

Anche il quadro economico spinge in questa direzione. Il 59% dei dirigenti ritiene che i dazi avranno un impatto negativo sulle proprie aziende, segnale di quanto il contesto normativo ed economico stia diventando un fattore di rischio sempre più concreto.

Adottare un approccio alle frodi basato sull’AI

Le frodi nelle note spese non sono una novità, ma stanno cambiando forma. Oggi l’intelligenza artificiale rende più facile creare ricevute false, simulare documenti credibili, moltiplicare piccoli addebiti inventati e costruire irregolarità più difficili da intercettare con i controlli tradizionali. Questo rende il presidio manuale meno sufficiente di prima.

Allo stesso tempo, però, l’AI può anche diventare il principale alleato nel contrasto alle frodi. Verifica automatica delle transazioni, rilevazione di anomalie, controlli in tempo reale e capacità di analizzare volumi molto più ampi permettono di rafforzare il presidio in modo più efficace. Non si tratta solo di fare più controlli, ma di farli meglio e più rapidamente.

È significativo che il 55% dei CFO si aspetti dall’AI una capacità superiore ai metodi tradizionali nel rilevare errori e frodi. Il punto, quindi, non è solo difendersi dall’AI usata male, ma imparare a usarla per rendere più forte il controllo.

Integrare viaggi, spese e pagamenti

Molti rischi non nascono nei singoli processi, ma negli spazi vuoti tra un sistema e l’altro. Quando strumenti di viaggio, gestione delle spese e pagamenti non dialogano bene, aumentano le attività manuali, si riduce la visibilità e diventa più facile che violazioni di policy o anomalie passino inosservate.

È qui che l’integrazione diventa un fattore di controllo. Un ecosistema più connesso consente di tracciare meglio le spese, rendere più fluida la riconciliazione, migliorare la qualità della reportistica e intervenire prima che un problema si trasformi in un costo. Anche l’uso di carte aziendali e pagamenti virtuali va in questa direzione, perché permette di impostare limiti, vincoli e autorizzazioni con maggiore precisione.

Non è solo una questione tecnologica. È una scelta che ha effetti misurabili: le aziende che utilizzano una piattaforma integrata riportano in media un aumento del 26% della conformità alle policy, un’efficienza doppia nell’elaborazione dei report e il 21% di risparmi annuali sui costi.

Prestare attenzione alla qualità delle informazioni

Oggi anche la qualità delle informazioni è diventata una variabile di rischio. Informazioni errate, incomplete o fuorvianti su sicurezza, salute, normative di viaggio e condizioni locali possono alimentare confusione, frenare le partenze, causare ritardi o complicare decisioni già delicate.

Per questo la gestione del rischio passa anche dalla verifica delle fonti e dalla qualità del dato. Non basta avere accesso a molte informazioni: bisogna poter contare su contenuti aggiornati, affidabili e chiari, da condividere con i dipendenti nei modi e nei formati più adatti.

Il fatto che il 27% delle organizzazioni abbia avuto difficoltà a gestire gli effetti destabilizzanti della disinformazione involontaria e che il 18% abbia affrontato criticità legate alla disinformazione intenzionale mostra quanto questo tema sia ormai concreto anche per chi gestisce i viaggi aziendali.

Supportare il benessere dei dipendenti in viaggio

C’è poi un aspetto che spesso resta sullo sfondo, ma che incide in modo diretto sulla qualità del viaggio: il benessere delle persone. Stress, ansia, ritardi, cancellazioni, timori per la sicurezza dei voli, rischi sanitari e preoccupazioni sulla protezione dei dati possono rendere ogni trasferta più faticosa e meno sostenibile, soprattutto per chi viaggia spesso.

I numeri lo confermano. Il 58% dei lavoratori esprime preoccupazione per la sicurezza dei voli e il 48% teme che le proprie informazioni personali o professionali possano essere accessibili o violate durante i viaggi all’estero. A questo si aggiunge l’impatto di ritardi e cancellazioni, che complicano il lavoro e aumentano la pressione sui viaggiatori.

Sostenere chi viaggia non significa eliminare ogni criticità, ma costruire un’esperienza più gestibile. Formazione sui rischi informatici, alert tempestivi, informazioni chiare sulla destinazione, indicazioni sanitarie e maggiore attenzione al comfort possono fare una differenza concreta nel ridurre il carico percepito.

Aggiornare le policy T&E in modo continuo

Infine, c’è il tema delle policy. In molte aziende le regole che governano viaggi e note spese sono il risultato di stratificazioni successive: procedure pensate per contesti diversi, controlli mai pienamente attivati, strumenti non più allineati all’organizzazione attuale. Il rischio, in questi casi, è che le policy smettano di essere un presidio e diventino un punto debole.

Per questo oggi serve un approccio più dinamico. Le policy non devono solo esistere o funzionare formalmente: devono restare adatte al contesto, coerenti con i nuovi modelli di lavoro e capaci di accompagnare l’evoluzione dei rischi. Anche in questo caso, la lettura dei dati e la capacità di adattamento diventano centrali. Non a caso, l’89% dei travel manager afferma di avere bisogno di policy T&E più dinamiche basate sull’AI.

Conclusioni

Gestire i rischi legati a viaggi e note spese oggi significa superare una visione puramente operativa o amministrativa. Questi processi sono sempre più al centro di temi che riguardano controllo, compliance, sicurezza, efficienza e benessere delle persone. Le sette aree da presidiare mostrano che il rischio non si concentra in un unico punto, ma attraversa tutto il processo: dalla pianificazione del viaggio alla gestione della spesa, dai pagamenti alla qualità delle informazioni, fino all’aggiornamento continuo delle policy. Rafforzare questi ambiti vuol dire costruire processi più affidabili, più leggibili e più capaci di reggere la complessità del contesto attuale.

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