Come funziona Concur Expense?

Gestisci le note spese ovunque e in qualsiasi momento con Concur Expense.

Le soluzioni SAP Concur integrano in un unico sistema le spese di viaggio e le note spese, offrendo un approccio completo alla gestione della spesa. In questo modo è possibile ottenere una visione più chiara delle transazioni, migliorare la conformità e semplificare l’intero processo per tutti i soggetti coinvolti.

Cos’è Concur Expense e come funziona?

Concur Expense è la soluzione pensata per gestire le note spese aziendali in modo semplice, preciso e immediato. Permette di registrare i costi nel momento stesso in cui vengono sostenuti e di avere una visione dettagliata di ogni singola transazione.

Grazie all’integrazione tra viaggi e note spese in un’unica piattaforma, Concur Travel & Expense, i dipendenti possono passare dalla prenotazione del viaggio alla creazione della nota spese in modo rapido, anche con un solo clic.

Concur Travel & Expense associano automaticamente i dati di spesa, semplificando in modo significativo la compilazione del report per il dipendente:

• combinando le transazioni con carta di credito, i viaggi prenotati e le ricevute elettroniche
• utilizzando regole di controllo integrate che segnalano immediatamente eventuali anomalie
• offrendo ai Responsabili Finance una visione unificata delle spese di viaggio e di rappresentanza

Grazie alle ricevute elettroniche degli hotel, i dipendenti non devono più richiedere una copia alla reception, mentre le spese vengono automaticamente dettagliate nelle relative voci. Inoltre, il sistema segnala eventuali dati mancanti o inserimenti incompleti, contribuendo a rendere ogni nota spese più accurata, completa e conforme.

L’interfaccia intuitiva consente di inserire manualmente le spese in modo semplice e veloce. Per la gestione dei rimborsi chilometrici, inoltre, gli utenti possono avvalersi di strumenti come Drive, che rendono il monitoraggio dei tragitti ancora più pratico.

Dopo l’invio della nota spese, Concur Expense permette ai dipendenti di seguirne con chiarezza lo stato di avanzamento all’interno del workflow approvativo.

Come racconta un utente in una recensione pubblicata su G2:
“Lavoro nel settore IT da oltre tre anni e apprezzo molto il modo in cui SAP Concur semplifica l’intero processo di gestione delle note spese. Lo utilizzo regolarmente per inviare spese di viaggio e trasferte di lavoro, ed è davvero comodo poter acquisire le ricevute direttamente dal telefono. La funzione OCR legge automaticamente informazioni come la data e l’importo, riducendo in modo significativo l’inserimento manuale. Apprezzo anche il fatto che il sistema si sincronizzi con le prenotazioni di viaggio aziendali e con le carte corporate, così tutte le spese vengono importate automaticamente e io devo solo controllarle e classificarle. È una soluzione particolarmente utile per chi viaggia spesso per lavoro.”

Con l’app mobile SAP Concur, gli utenti possono:

• gestire le note spese ovunque si trovino: consultarle, aggiungerle e inviarle in pochi passaggi;
• monitorarne lo stato lungo l’intero processo di approvazione e, per i manager, approvarle anche quando sono fuori ufficio.

Come racconta un utente in una recensione su G2:

“SAP Concur si è rivelato estremamente utile per automatizzare la gestione delle mie spese, soprattutto grazie all’integrazione con la carta aziendale, che riduce in modo significativo l’inserimento manuale dei dati e il rischio di errori. L’aspetto che apprezzo di più è l’app mobile, perché mi permette di inviare facilmente le note spese: basta una foto delle ricevute per risparmiare molto tempo. Inoltre, posso anche prenotare i viaggi mentre sono in movimento.”

Strumenti integrati per Concur Expense

Quando si viaggia per lavoro, gestire le note spese in modo rapido e preciso diventa essenziale. Per questo, le soluzioni SAP Concur mettono a disposizione ExpenseIt, una funzionalità integrata nell’app mobile SAP Concur che semplifica la raccolta delle ricevute e la compilazione delle note spese.

Il funzionamento è semplice: basta usare la fotocamera dello smartphone per fotografare una ricevuta e caricarla nell’app. A quel punto, Concur Expense acquisisce automaticamente le informazioni principali, tra cui:

• importo
• data della transazione
• fornitore
• tipologia di spesa
• località

Inoltre, collegando SAP Concur alle app partner, è possibile semplificare ulteriormente la gestione delle note spese e renderla più integrata ed efficiente.

Come Analytics aiuta a monitorare e controllare la spesa

Con Analytics è possibile tenere sotto controllo i dati più rilevanti grazie a dashboard intuitive e facili da consultare, che permettono di:

• avere una visione chiara delle spese sostenute e delle aree in cui si concentrano
• monitorare in modo completo i principali KPI legati ai viaggi aziendali
• ricevere insight concreti e utili all’azione direttamente nella casella di posta

Un utente G2 sottolinea il valore della piattaforma dal punto di vista dell’analisi e del reporting:

“Il sistema è in continua evoluzione e dimostra un forte impegno verso la soddisfazione del cliente, grazie a miglioramenti costanti e alla capacità di anticiparne le esigenze. Nel mio ruolo di analista, faccio grande affidamento sulla Concur Intelligence Platform per la creazione dei report, sia estraendo direttamente i report in Cognos sia collaborando con un consulente specializzato. Questa funzionalità mi consente di fornire alla mia azienda dati e informazioni essenziali, contribuendo a migliorare l’efficienza operativa. Nel complesso, queste caratteristiche rendono SAP Concur uno strumento di grande valore per la nostra organizzazione.”

Come le integrazioni di Concur Expense aiutano ad automatizzare i processi e aumentare la produttività

Un ulteriore vantaggio delle soluzioni SAP Concur è la possibilità di collegare i connettori finanziari ai sistemi ERP, CRM, HR e contabili già in uso in azienda, così da ottenere una visione unificata di tutti i dati.

SAP Concur offre integrazioni native con soluzioni come ADP, NetSuite, QuickBooks e Salesforce, oltre alla possibilità di connettersi ad altri sistemi attraverso la rete di partner. In questo modo, i team possono contare su un quadro finanziario più tempestivo, accurato e completo.

I vantaggi di Concur Expense

Con Concur Expense, le aziende possono contare su un’unica soluzione per gestire viaggi e note spese, semplificando i processi e aiutando i dipendenti a essere più produttivi.

Inoltre, la piattaforma offre maggiore trasparenza e visibilità sulle spese dei dipendenti, supporta l’applicazione delle policy aziendali e consente di prendere decisioni più rapide e consapevoli nella gestione della spesa.

Vuoi vedere Concur Expense all’opera? Scopri la demo guidata e approfondisci tutte le funzionalità della soluzione.

Domande frequenti su Concur Expense

In che modo uno strumento di gestione delle spese può aumentare la produttività dei dipendenti?

Questi strumenti aiutano a ridurre il tempo dedicato alle attività più ripetitive, come la raccolta delle ricevute e la compilazione delle note spese, permettendo così ai dipendenti di concentrarsi su attività a maggior valore. Inoltre, la possibilità di acquisire, gestire e inviare le spese da mobile rende l’intero processo più rapido e flessibile, anche quando si è fuori ufficio o in viaggio.

In che modo gli strumenti di gestione delle spese contribuiscono a ridurre il rischio di frodi?

Le soluzioni automatizzate aiutano a individuare più facilmente anomalie, eccezioni e voci non conformi alle policy aziendali, riducendo così il rischio di comportamenti fraudolenti. Allo stesso tempo, la presenza di controlli integrati, tracciabilità e report dedicati offre maggiore visibilità sull’intero processo di approvazione e consente di intervenire in modo più tempestivo.

In che modo l’intelligenza artificiale migliora le soluzioni di gestione delle spese?

L’intelligenza artificiale rende questi strumenti ancora più efficaci, automatizzando attività come la classificazione delle spese, l’individuazione di possibili anomalie e l’elaborazione di analisi predittive. Il risultato è un processo più veloce, report più accurati e una disponibilità maggiore di insight utili a supportare decisioni finanziarie più informate e strategiche.