Gestione integrata di viaggi e note spese: i costi reali dei processi inefficienti

I processi relativi ai viaggi aziendali e alle note spese sono strettamente collegati. Le prenotazioni, le richieste di viaggio, le approvazioni, i pagamenti e i rimborsi fanno parte dello stesso flusso operativo. Eppure, in molte organizzazioni, queste attività vengono ancora gestite attraverso sistemi separati.

Un connettore o un’API non garantiscono necessariamente una vera integrazione. Quando le soluzioni per i viaggi e quelle per la gestione delle spese provengono da fornitori diversi, può essere necessario ricorrere a sviluppi personalizzati, riconciliazioni manuali e continui interventi da parte dei team IT e finanziari. Il risultato è un processo più lento, costoso e soggetto a errori. Ma quali sono, concretamente, i costi di una gestione frammentata di viaggi e note spese?

Dati frammentati e minore capacità di negoziazione

Per negoziare condizioni vantaggiose con i fornitori di viaggio servono dati completi, aggiornati e affidabili.

Quando le informazioni sulle prenotazioni e quelle sulle spese sono distribuite tra sistemi differenti, i team devono combinare manualmente report provenienti da più fonti. Questa attività richiede tempo e aumenta il rischio di trascurare dati importanti. Inoltre, i report generati da strumenti diversi possono utilizzare criteri e formati non omogenei. Le cifre potrebbero quindi non coincidere, rendendo necessarie ulteriori verifiche e riconciliazioni.

Anche l’attesa dei dati forniti dalla società di gestione dei viaggi o dai team che si occupano delle spese può rallentare l’analisi. Lo stesso vale per l’allineamento manuale degli addebiti effettuati tramite carte aziendali.

Una piattaforma integrata consente invece di centralizzare i dati relativi a viaggi e note spese, offrendo una visione più completa delle spese aziendali e informazioni immediatamente utilizzabili durante le trattative con i fornitori.

Approvazioni duplicate e processi più lenti

Un processo di pre-approvazione permette di autorizzare in anticipo il budget previsto per un viaggio. Se il dipendente rispetta il limite già approvato, la relativa nota spese potrebbe essere gestita senza richiedere al manager una seconda verifica delle stesse informazioni.

Con sistemi separati, però, la soluzione utilizzata per le note spese potrebbe non conoscere le autorizzazioni ottenute durante la prenotazione. Di conseguenza, approvatori e responsabili devono controllare nuovamente spese che erano già state esaminate. Questo passaggio aggiuntivo rallenta il processo e sottrae tempo ad attività più strategiche.

Collegando richieste di viaggio, prenotazioni e note spese, SAP Concur permette alle informazioni relative alle approvazioni di accompagnare l’intero processo. Chi deve autorizzare la spesa non è quindi costretto a ripetere verifiche già effettuate.

Compilazione manuale delle note spese

Se i dati della prenotazione non possono passare automaticamente al sistema di gestione delle spese, il dipendente deve inserirli manualmente. Questo significa copiare date, importi, fornitori e altre informazioni già presenti in un altro strumento. Oltre a rallentare la compilazione della nota spese, l’inserimento manuale aumenta la probabilità di errori e genera frustrazione tra i viaggiatori.

Con una soluzione integrata, i dati delle prenotazioni possono confluire direttamente nel sistema di gestione delle spese, indipendentemente dal canale utilizzato per prenotare. Anche le ricevute elettroniche possono essere associate automaticamente alle relative voci di spesa.
L’automazione riduce quindi il numero di attività richieste ai dipendenti e accelera l’elaborazione delle note spese.

Minore controllo sulla conformità alle policy

I controlli in tempo reale sono difficili da applicare quando prenotazioni e note spese vengono gestite attraverso strumenti scollegati.

Una soluzione per i viaggi può segnalare una prenotazione non conforme, come un hotel con una tariffa superiore a quella approvata o un upgrade di classe. Tuttavia, se il sistema delle note spese non riceve queste informazioni, il dipendente potrebbe comunque presentare una richiesta di rimborso per una voce non autorizzata.
Il team finanziario deve quindi confrontare manualmente le spese presentate con le prenotazioni effettuate. Si tratta di un’attività dispendiosa, soggetta a errori e potenzialmente in grado di rallentare i rimborsi.

Quando approvazione preventiva, prenotazione e nota spese sono collegate, è più semplice verificare che ogni spesa rispetti le policy aziendali. Le imprese considerate dal SAP Concur 2024 ROI Study hanno registrato, dopo l’adozione di una soluzione T&E integrata, un incremento medio del 26% nella conformità alle policy sulle note spese.

Gestione manuale delle eccezioni

Non tutte le spese possono essere gestite attraverso regole standard. Alcune situazioni richiedono eccezioni specifiche, come l’autorizzazione di un volo in classe business da parte di un responsabile.
L’approvazione deve essere ottenuta prima della prenotazione, ma deve anche rimanere disponibile quando viene presentata la nota spese.

Con sistemi separati, il dipendente potrebbe dover allegare o inserire manualmente l’autorizzazione. Approvatori e auditor devono poi verificarla nuovamente per stabilire se la spesa può essere rimborsata.

In una piattaforma integrata, l’approvazione concessa durante la prenotazione può essere riconosciuta automaticamente anche dal sistema di gestione delle spese. In questo modo, le eccezioni vengono tracciate lungo tutto il processo e richiedono meno interventi manuali.

Costi tecnologici che crescono nel tempo

Utilizzare soluzioni separate può sembrare inizialmente più conveniente. Nel lungo periodo, tuttavia, i costi possono aumentare a causa delle attività necessarie per far comunicare i sistemi.
Alle licenze devono essere aggiunti il supporto IT, lo sviluppo delle integrazioni personalizzate e la manutenzione dei collegamenti tra le diverse piattaforme.
Il problema diventa ancora più evidente quando un fornitore aggiorna o dismette un’API. Le integrazioni personalizzate potrebbero smettere di funzionare, costringendo il team IT a intervenire rapidamente per ripristinare il flusso dei dati.
Le risorse tecnologiche vengono così distolte da progetti strategici e dedicate alla manutenzione di connessioni complesse e fragili.

Una piattaforma unica centralizza dati e flussi di lavoro, riducendo la necessità di creare e mantenere numerose integrazioni. Secondo lo studio ROI citato nella risorsa, dopo l’adozione di una soluzione T&E integrata le imprese osservano mediamente un calo del 21% dei costi.

Limiti alla crescita e alla scalabilità

Le normative fiscali, IVA e GST sono complesse e cambiano nel tempo. Anche l’espansione in nuovi mercati, l’aumento del personale o l’acquisizione di altre società possono modificare rapidamente le esigenze relative ai viaggi e alle note spese.

Se gli strumenti sono forniti da aziende diverse, aggiornamenti, nuove funzionalità e tempi di sviluppo potrebbero non essere coordinati. L’organizzazione deve quindi gestire autonomamente la frammentazione e adattare più sistemi alle nuove necessità.

Una soluzione integrata permette invece agli strumenti per i viaggi e le note spese di evolvere insieme. SAP Concur è progettato per supportare una crescita rapida e globale, mantenendo collegati i diversi processi e seguendo l’evoluzione degli obblighi fiscali e normativi.

Dati incompleti limitano l’efficacia dell’AI

L’intelligenza artificiale può offrire automazione e insight predittivi quando dispone di dati storici provenienti da tutti i punti di contatto.

Con sistemi separati, le informazioni relative alle prenotazioni, alle note spese e alle abitudini di viaggio rimangono distribuite. L’AI non dispone quindi di una visione completa dei processi e può individuare solo parzialmente trend, opportunità di risparmio e necessità future.

La centralizzazione dei dati consente invece di applicare l’AI a problemi concreti, come la stima dei costi di viaggio, la semplificazione delle note spese e l’automazione dei controlli.
L’integrazione non riguarda quindi solamente lo scambio di informazioni tra due sistemi: rappresenta anche il presupposto per sfruttare in modo più efficace le funzionalità basate sull’intelligenza artificiale.

Più trasferimenti di dati, più vulnerabilità

Ogni trasferimento di informazioni tra sistemi differenti può creare un ulteriore punto di accesso da proteggere.

Quando numerose integrazioni personalizzate collegano diverse soluzioni, l’azienda deve occuparsi della sicurezza di ciascun passaggio. Inoltre, le regole e gli standard di sicurezza cambiano continuamente, richiedendo aggiornamenti e controlli costanti.

Una piattaforma unica riduce il numero di collegamenti e punti di accesso. Con SAP Concur, dati, processi e accessi vengono gestiti all’interno di un’unica soluzione, aggiornata rispetto alle normative globali e progettata per limitare il numero di vulnerabilità del programma T&E.

Perché integrare viaggi e note spese

La frammentazione dei sistemi non produce solamente qualche attività manuale in più. Può incidere sulla capacità di controllare i costi, negoziare con i fornitori, applicare le policy, rimborsare rapidamente i dipendenti e accompagnare la crescita internazionale dell’azienda.

Una gestione integrata di viaggi e note spese permette invece di collegare dati e flussi di lavoro lungo tutto il processo: dalla richiesta iniziale alla prenotazione, fino alla presentazione e all’approvazione della nota spese.

Con SAP Concur, viaggi e spese operano all’interno di un’unica piattaforma. Le aziende possono così eliminare attività ripetitive, migliorare la conformità, utilizzare dati più completi e rendere più efficienti i processi T&E.

I costi concreti di processi di viaggi e note spese inefficienti

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