Quando viaggi e spese vengono gestiti attraverso sistemi separati, il reparto Finance può trovarsi a lavorare con informazioni frammentarie, ricostruendo dati e transazioni provenienti da fonti diverse. Integrare la gestione dei viaggi e delle spese (T&E) permette invece di collegare decisioni, transazioni, policy e priorità aziendali all’interno di un unico processo.

Quali vantaggi può offrire questo approccio? Approfondiamo in questo articolo quattro aspetti chiave.

1. Controllare i costi di viaggio al momento dell’acquisto

Gestire le spese è più semplice quando è possibile intervenire nel momento in cui vengono sostenute. Se i dati relativi ai viaggi diventano disponibili soltanto con la presentazione della nota spese, infatti, il Finance può avere visibilità sui costi solo a posteriori.

Con una soluzione integrata per viaggi e spese, invece, è possibile vedere e controllare i costi durante il processo di acquisto.
Le spese di viaggio vengono determinate già nelle fasi di pianificazione, prenotazione e modifica dell’itinerario. Quando queste attività avvengono all’interno dello stesso sistema, la policy aziendale entra direttamente nel processo e può guidare le decisioni dei viaggiatori in tempo reale.

Prima di effettuare un acquisto, i dipendenti possono quindi vedere quali opzioni sono consentite e quali non lo sono. In questo modo, il controllo dei costi avviene nel momento in cui le decisioni di spesa vengono prese, riducendo anche la necessità di gestire eccezioni o rintracciare prenotazioni non conformi alle policy.

2. Integrare i dati durante l’intero ciclo di vita della trasferta

Quando i viaggi sono gestiti attraverso sistemi non interconnessi, anche i dati possono risultare frammentati.

Collegando travel ed expense management, prenotazioni, modifiche, servizi e costi confluiscono invece in un unico registro continuo. Ogni transazione conserva così il proprio contesto: cosa era stato prenotato, cosa è cambiato e, quando applicabile, perché.
I dati vengono quindi strutturati e allineati fin dall’inizio, anziché essere assemblati in un secondo momento. Il Finance può lavorare su un set di informazioni coerente senza dover passare continuamente da un archivio all’altro per recuperare i dettagli necessari.

La centralizzazione dei dati può inoltre rendere più efficace l'utilizzo dell’intelligenza artificiale nella gestione delle spese. Joule, lo strumento di AI integrato di SAP, offre funzionalità di intelligenza conversazionale lungo il flusso di lavoro relativo alle spese, permettendo ai dipendenti di svolgere attività come la creazione di report o la verifica delle policy senza uscire dal sistema in cui stanno lavorando.

3. Ridurre il lavoro manuale di riconciliazione

La frammentazione dei sistemi può aumentare il carico di lavoro dei team. Revisioni manuali, gestione delle eccezioni, ricerca delle informazioni, consultazione dei fogli di calcolo ed estrazione dei report possono richiedere tempo e risorse.

Una piattaforma T&E unificata riduce la necessità di riconciliare manualmente le informazioni relative a prenotazioni, servizi e spese, diminuendo i passaggi di mano e le correzioni.

Anche l’automazione può contribuire a semplificare queste attività. Expense Automation Agent, ad esempio, crea automaticamente le note spese, aggiunge le transazioni e compila i campi sulla base del contesto e del comportamento dell’utente. 
L'obiettivo è consentire ai team di dedicare meno tempo alla gestione manuale delle informazioni e più tempo alla loro analisi e al loro utilizzo.

4. Rafforzare audit e rendicontazione

Per il Finance, poter documentare in modo accurato decisioni e transazioni è fondamentale.
Con processi frammentati, però, anche la documentazione può risultare frammentaria e deve essere ricostruita prima di poter essere utilizzata.
Quando ogni decisione, modifica e transazione viene invece registrata all’interno di un flusso continuo e tracciabile, le tracce di audit risultano complete fin dall’inizio. Report e dashboard possono inoltre offrire un quadro aggiornato dei costi.

A supporto di questo processo interviene anche il Pre-Submit Audit Agent, che convalida le ricevute e segnala automaticamente eventuali problemi prima dell’invio della nota spese. Questo permette di ridurre i casi di rifiuto e abbreviare i tempi di revisione, favorendo rimborsi più rapidi.

Gestione integrata di viaggi e spese: quali soluzioni?

Le organizzazioni possono integrare la gestione di viaggi e spese seguendo modalità diverse, anche in funzione della configurazione attuale del proprio programma di viaggio.

Una possibilità è unificare la piattaforma di gestione di viaggi e spese continuando a collaborare con la propria Travel Management Company (TMC). Un’altra è includere prenotazioni, assistenza e spese all’interno di un’unica soluzione integrata.

Concur Travel & Expense permette di scegliere il proprio partner TMC e aiuta le aziende a controllare i costi attraverso l’applicazione delle policy durante la prenotazione, l’indirizzamento automatico delle scelte, le approvazioni pre-spesa e un’esperienza progettata per favorire adozione e conformità.
L’integrazione delle transazioni di prenotazione direttamente nelle note spese e l’inserimento dei pagamenti nel processo consentono inoltre di registrare le transazioni effettuate con le carte aziendali, offrendo maggiore visibilità sulle spese.

Un unico processo per una maggiore visibilità sulle spese T&E

Integrare la gestione di viaggi e spese permette di seguire i costi lungo l’intero processo, dall’acquisto alla riconciliazione e alla rendicontazione.
Per il Finance significa poter disporre di dati più coerenti, ridurre le attività manuali, rafforzare audit e reporting e intervenire sui costi nel momento in cui vengono sostenuti, anziché soltanto a posteriori.

Un approccio integrato consente quindi di ottenere una visione più completa delle spese sostenute durante le trasferte, mantenendo il controllo finanziario senza le complessità derivanti dall’utilizzo di sistemi separati.

Quattro motivi per cui il reparto Finance dovrebbe integrare viaggi e note spese

Scopri come l’integrazione di viaggi nel vostro sistema di gestione delle spese può semplificare le operazioni finanziarie, rafforzare i controlli e fornire una visione completa e in tempo reale delle spese sostenute.

Scarica l'ebook