Quattro tipi di frode nei rimborsi spese da tenere d’occhio

Per molte aziende, le frodi legate alle note spese rappresentano una realtà tanto spiacevole quanto onerosa. Le ricerche rivelano che i casi di frode aziendale sono in crescita negli ultimi anni, con un impatto medio di decine di migliaia di euro l’anno per impresa. Ancora più preoccupante è il fatto che, in media, servono circa 12 mesi prima che una frode venga scoperta.

La buona notizia è che conoscere i principali meccanismi attraverso cui si manifestano le frodi nei rimborsi spese e adottare sistemi di controllo e tecnologie adeguate, può fare una grande differenza nella protezione della tua azienda.

Come superare l’incertezza in materia di frodi ed essere pronti per il futuro

Scarica l'ebook

L'impatto delle frodi nelle note spese

Le frodi legate ai rimborsi spese possono pesare in modo rilevante sui conti aziendali. L’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) stima che ogni organizzazione perda in media il 5% dei propri ricavi annuali a causa di frodi.

Il fenomeno è in aumento. Nel maggio 2022, l’ACFE ha rilevato che il 51% delle aziende aveva registrato più casi di frode dall’inizio della pandemia, mentre il 71% prevedeva un’ulteriore crescita nell’anno successivo. Un dato che evidenzia l’urgenza di un controllo attento e continuo delle note spese.

Approfondisci nel nostro Fraud Research Report 2022.

Come riconoscere le frodi nelle note spese

Individuare per tempo i comportamenti sospetti e le spese non conformi è un passaggio essenziale per tutelare la tua azienda. 
Ecco quattro tipici esempi di frode nelle note spese a cui prestare attenzione.

1. Frode da spese riclassificate

Si parla di spese riclassificate quando acquisti di carattere personale vengono presentati come spese aziendali. Che siano frutto di errore o di dolo, queste pratiche possono generare perdite rilevanti per le imprese.

Gli esperti SAP Concur raccontano che i revisori si sono trovati di fronte a casi eclatanti, tra cui:

• biglietti d’ingresso a un parco divertimenti per quattro persone

• una crociera dichiarata come viaggio di lavoro

• otto piani telefonici per tutta la famiglia, coperte per un anno

• un pranzo “di lavoro” da 2.000€, con partner e amici tra i partecipanti

2. Frode da giustificativi falsificati

Questo tipo di frode si verifica quando una nota spese viene presentata insieme a documenti falsi, come ricevute, fatture o assegni creati digitalmente, oppure a ricevute originali sottratte e riutilizzate.

Un esempio molto diffuso riguarda le ricevute autentiche di ristoranti, hotel o taxi che vengono modificate con importi gonfiati. Può accadere, ad esempio, che un dipendente acquisti un articolo al prezzo reale di 30€ ma lo dichiari come spesa di 150€. Così, invece di ricevere il rimborso corretto, ottiene 150€ e trattiene 120€ in più grazie al documento alterato.

Un’altra pratica comune consiste nell’utilizzare ricevute appartenenti a familiari o amici, presentandole come proprie per richiedere un rimborso non dovuto.

3. Frode da spese gonfiate

Un’altra forma frequente di frode nelle note spese consiste nel dichiarare importi più alti rispetto a quelli effettivamente sostenuti. Un esempio comune è il cosiddetto over-purchasing.

Immaginiamo un dipendente che acquista una grande quantità di materiali per l’ufficio e conserva la ricevuta da 500€. Successivamente restituisce parte degli articoli, ottenendo un rimborso e una nuova ricevuta da 200€. Presentando esclusivamente la prima ricevuta da 500 euro, ottiene il rimborso completo e trattiene per sé la differenza di 300€.

4. Frode da richieste di rimborso duplicate

Questa tipologia di frode è particolarmente insidiosa perché difficile da rilevare. Si verifica quando la stessa spesa viene presentata più volte in periodi diversi, con la speranza che chi approva non noti la duplicazione.

Un esempio tipico è quello di un servizio o di un prodotto rimborsato a gennaio e poi ripresentato a marzo, magari anche ad agosto. Talvolta la richiesta viene inviata a responsabili differenti all’interno dell’azienda, aumentando le probabilità che passi inosservata.

Se chi approva non ha accesso allo storico completo delle spese, difficilmente potrà accorgersi che quella voce è già stata rimborsata, permettendo così alla frode di andare a buon fine.

Come riconoscere e ridurre le frodi nelle note spese

Contrastare le frodi nei rimborsi spese richiede un approccio integrato fatto di strumenti, strategie e processi.

Ecco alcuni suggerimenti pratici per ridurre i rischi nella tua azienda.

1. Definisci una strategia antifrode chiara
Costruisci un business case che dimostri l’importanza di investire in prevenzione e ottimizza i processi di controllo.

2. Individua i comportamenti a rischio più frequenti
Analizza le pratiche fraudolente più comuni, con particolare attenzione a quelle che emergono all’interno della tua organizzazione.

3. Coinvolgi i dipendenti
Stabilisci regole trasparenti sulle spese e offri formazione continua per ridurre errori e comportamenti non conformi.

4. Semplifica la raccolta delle ricevute
L’uso di un’app mobile consente di acquisire le ricevute al momento dell’acquisto, rendendo più semplice la rendicontazione e limitando le opportunità di frode.

5. Adotta soluzioni di automazione finanziaria
La tecnologia può aiutarti a intercettare spese anomale, migliorare la precisione dei controlli e ridurre il tempo impiegato dal team finance per la riconciliazione.

Trovi ulteriori spunti nella nostra guida "6 considerazioni per guidare il compliance, identificare le frodi e ridurre il carico di lavoro"

È importante ricordare che non tutte le irregolarità sono intenzionali: spesso derivano da errori o dalla mancanza di chiarezza su cosa sia rimborsabile. In ogni caso, introdurre controlli antifrode si traduce in perdite più contenute e in una rilevazione più rapida dei problemi.

Scopri come proteggere la tua azienda anche in tempi di incertezza economica: scarica il nostro ebook.