Come migliorare le previsioni finanziarie e utilizzare l’automazione per affrontare i periodi di incertezza economica

Gli eventi degli ultimi anni hanno dimostrato che le aziende non sempre riescono a prevedere l’incertezza economica né la sua intensità.  Tuttavia, grazie all’automazione, alle soluzioni basate sull’intelligenza artificiale (AI) e a una strategia chiara, oggi è possibile migliorare significativamente le previsioni finanziarie, mantenere sotto controllo i costi e aumentare l’agilità organizzativa.  

Le statistiche confermano la pressione economica che i leader aziendali stanno affrontando:  

• All'inizio del 2025, il 41% dei responsabili finanziari ha indicato il peggioramento delle condizioni economiche come principale sfida esterna. 
• Nella seconda settimana di aprile, il 57% dei CEO di piccole e medie imprese prevedeva un ulteriore peggioramento dell’economia nei 12 mesi successivi, un aumento del 43% rispetto a gennaio. 

Invece di tagliare automaticamente i costi o interrompere i progetti di miglioramento, oggi è più importante che mai rafforzare le previsioni finanziarie e migliorare la gestione delle spese.  Maggiore visibilità e analisi dei costi permettono di individuare nuove opportunità di risparmio, mantenere il controllo e rispondere più rapidamente ai cambiamenti, aumentando la resilienza aziendale.  

Se c'è qualcosa che la pandemia ci ha insegnato, è che siamo diventati più agili e adattabili. Anche se ci sono cose che non possiamo controllare, possiamo comunque intraprendere azioni concrete per migliorare: 

• Collaborare in modo trasversale per sviluppare strategie che rafforzino le previsioni finanziarie, gestiscano la volatilità e ottimizzino le spese, allineando obiettivi di breve e lungo periodo.  
• Sfruttare l’intelligenza artificiale per aumentare l’efficienza e ottenere approfondimenti su viaggi, ricevute, fatture e controllo delle note spese. 
• Valutare soluzioni e servizi SAP Concur per migliorare la gestione delle richieste di spesa, il budget e l’analisi, rendendo le previsioni più accurate.  

Strategie per rafforzare le previsioni finanziarie 

Per ottenere previsioni più solide è fondamentale applicare in modo efficace la gestione strategica delle note spese, l’automazione dei processi, la gestione dei rischi, l’ottimizzazione delle fatture e l’impiego dell’intelligenza artificiale.  

Ecco alcune strategie, basate sulle ricerche di CFO Insights, per affrontare con successo i cambiamenti economici. 

Strategia di gestione delle note spese 

Non c’è momento migliore per definire una strategia coerente di gestione delle note spese che permetta previsioni tempestive e decisioni efficaci, rafforzando il controllo dei costi e mitigando l’impatto della volatilità.  La tua attuale strategia è in grado di adattarsi rapidamente a condizioni economiche in continuo mutamento?  Le policy vengono aggiornate e comunicate in modo chiaro?  Soluzioni integrate per viaggi, note spese e fatture semplificano l’esperienza dei dipendenti, aumentano la conformità, migliorano la produttività e rendono più solide le previsioni finanziarie. 

Controllare le note spese in anticipo 

Il modo più efficace per controllare i costi è agire prima che si verifichino. Valuta l’adozione di strumenti per richieste di spesa preventive, comprese quelle per i viaggi. Le soluzioni avanzate basate sull’AI stimano i costi, verificano la conformità e offrono ai manager una visione completa delle note spese previste. Integrare le approvazioni preventive nel workflow permette previsioni molto più precise rispetto a una revisione successiva dei report di spesa. 

Perfezionare le metriche 

Sai quanto tempo la tua azienda dedica ogni anno alla revisione dei report di spesa? O quanto tempo i viaggiatori e i revisori dedicano a monitorare, inserire e recuperare ricevute manuali? O quanto potresti risparmiare correggendo l’errore del 15% tipico del monitoraggio manuale dei chilometri?  Potrebbe essere il momento di fare i conti e scoprirlo. Costruire una base dati solida permette di identificare opportunità di risparmio, migliorare l’accuratezza delle previsioni e utilizzare meglio le risorse disponibili.  

Allineare le policy di spesa agli obiettivi a lungo termine 

Le turbolenze economiche possono distrarre dal percorso strategico.  Anche se i responsabili finanziari devono apportare aggiustamenti rapidi, questo non deve compromettere gli obiettivi di crescita e innovazione.  Non si possono eliminare tutti i viaggi o le note spese, ma si possono orientare i dipendenti verso scelte che sostengano sia le necessità attuali sia quelle future dell’azienda. 

Valorizzare la collaborazione  

Il nostro recente sondaggio Insights rivela che solo il 9% dei CFO considera la crescita una responsabilità condivisa. Ciò evidenzia la necessità di una collaborazione più ampia tra i leader. Gestione dei costi, tecnologia e previsioni finanziarie sono aree ideali per il lavoro di squadra, soprattutto in momenti di instabilità.  

Come sfruttare AI e automazione per migliorare le previsioni finanziarie 

L’AI è un alleato naturale delle previsioni e del risk management.  Le tecnologie intelligenti automatizzano i processi manuali, aumentano la produttività e generano valore fin dalle prime fasi di implementazione.  

I responsabili finanziari ripongono grandi aspettative nell’AI, con il 67% che prevede previsioni più accurate e il 65% e il 61% che sperano in un aumento dell’efficienza. Ecco alcuni casi specifici in cui le soluzioni alimentate dall’AI soddisfano tali aspettative per controllare i costi, fornire agilità e offrire altri vantaggi: 

• Le stime dei costi di viaggio vengono generate con un semplice input da parte del dipendente, riducendo i tempi di prenotazione e approvazione, e offrendo alle aziende maggiore conformità e un’opportunità anticipata di gestire i costi e fare previsioni. 
• Le ricevute cartacee vengono registrate dai viaggiatori scattando una foto. L’app mobile estrae automaticamente i dettagli essenziali e li trasferisce in un report di spesa, riducendo significativamente il numero di report respinti. Quando le approvazioni dei report accelerano, anche le previsioni possono essere velocizzate. 
• Le fatture in diversi formati vengono scansionate e i dati principali estratti e inseriti nei campi tramite OCR, migliorando la visibilità della spesa per il team finanziario e rafforzando la previsione finanziaria e la gestione del flusso di cassa. 
• Auditing, gestione dei rischi e rilevamento delle frodi diventano più efficaci, poiché l’AI esamina e confronta un numero molto maggiore di report di spesa, ricevute e fatture in meno tempo rispetto a qualsiasi persona. Con un controllo più rapido e accurato, è possibile ottenere previsioni finanziarie più precise. 
• Individuare modelli e comportamenti nelle spese, nella gestione delle fatture e in altre aree può rafforzare il controllo dei costi, il processo decisionale e l’analisi e le previsioni. 

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Migliorare il controllo della spesa e la precisione delle previsioni con le soluzioni SAP Concur 

Le soluzioni SAP Concur sono progettate per aumentare la certezza e l’agilità aziendale, sia in tempi stabili sia in momenti di forte instabilità.  

Con oltre tre decenni di dati di T&E e oltre 46.000 clienti in tutto il mondo, SAP Concur dispone di una vasta gamma di informazioni da cui attingere. Unire AI e finanza può sembrare una novità, ma SAP Concur l’ha integrata sempre di più - e in modo responsabile - nelle nostre soluzioni da anni. Come leader di mercato nella gestione di T&E, la nostra esperienza ci consente di sviluppare soluzioni in grado di soddisfare le esigenze aziendali in continua evoluzione, come le prenotazioni di viaggio più rapide e gli audit completi descritti sopra. 

Quattro soluzioni e servizi contribuiscono direttamente a migliorare la previsione finanziaria:  

Concur Request l’AI per generare stime dei costi di viaggio, automatizzare le richieste e le approvazioni di spesa, semplificare l’esperienza dei dipendenti e ridurre al minimo i rifiuti di report di spesa.. I manager ottengono uno strumento per far rispettare meglio le regole e controllare il flusso di cassa, poiché possono monitorare le spese dall’inizio alla fine. 

Budget acquisisce i dati dalle nostre soluzioni di viaggio, richieste, note spese e fatture e mostra le spese su una dashboard intuitiva. Ciò consente alle aziende di visualizzare le spese prima, durante e dopo che si verificano, permettendo aggiustamenti rapidi e previsioni più solide. 

Intelligence integra i dati, utilizza dashboard interattive con approfondimenti personalizzati, monitora i budget e consente alle aziende di accedere a modelli di report standard o creare report personalizzati che soddisfano le loro esigenze. Di conseguenza, possono fare previsioni più accurate per il futuro. 

Consultative Intelligence approfondisce le analisi e sfrutta al meglio i dati SAP Concur. Con questo servizio, i nostri esperti di reporting e analisi collaborano con te per fornire report, analisi e approfondimenti personalizzati in base alle esigenze specifiche della tua organizzazione.  

Nel passato, le organizzazioni potevano permettersi inefficienze nella gestione delle note spese e analisi approssimative. Oggi, con una crescente incertezza economica e timori di recessione, è il momento di agire. Rafforzare le previsioni finanziarie attraverso strategie mirate e soluzioni tecnologiche avanzate significa aumentare la resilienza e la capacità di adattarsi rapidamente.