Come migliorare le previsioni finanziarie e utilizzare l’automazione per affrontare i periodi di incertezza economica

Gli eventi degli ultimi anni hanno dimostrato che le aziende non sempre riescono a prevedere l’incertezza economica né la sua intensità. Tuttavia, grazie all’automazione, alle soluzioni basate sull’intelligenza artificiale (AI) e a una strategia chiara, oggi è possibile migliorare significativamente le previsioni finanziarie, mantenere sotto controllo i costi e aumentare l’agilità organizzativa.  

Le statistiche confermano la pressione economica che i leader aziendali si trovano ad affrontare:  

• All'inizio del 2025, il 41% dei responsabili finanziari ha indicato il peggioramento delle condizioni economiche come principale sfida esterna. 
• Nella seconda settimana di aprile, il 57% dei CEO di piccole e medie imprese prevedeva un ulteriore peggioramento dell’economia nei 12 mesi successivi, un aumento del 43% rispetto a gennaio. 

In questo scenario, la risposta non dovrebbe essere semplicemente tagliare i costi o interrompere i progetti di miglioramento, ma un potenziamento della visibilità finanziaria per migliorare la gestione delle note spese. Maggiore visibilità e analisi dei costi permettono, infatti, di individuare nuove opportunità di risparmio, mantenere il controllo e rispondere più rapidamente ai cambiamenti, aumentando la resilienza aziendale.  

Per trasformare l'incertezza in opportunità, è fondamentale agire su tre fronti:

• Collaborare in modo trasversale per sviluppare strategie che rafforzino le previsioni finanziarie, gestiscano la volatilità e ottimizzino le spese, allineando obiettivi di breve e lungo periodo.  
• Sfruttare l’intelligenza artificiale per aumentare l’efficienza e ottenere approfondimenti su viaggi, ricevute, fatture e controllo delle note spese. 
• Valutare soluzioni e servizi come quelli offerti da SAP Concur può aiutare a migliorare la gestione delle richieste di spesa, il budget e l’analisi, rendendo le previsioni più accurate.

Strategie per rafforzare le previsioni finanziarie 

Ecco alcune strategie, basate sulla nostra ricerca, per affrontare con successo i cambiamenti economici. 

Strategia di gestione delle note spese 

Questo è il momento ideale per definire una strategia strutturata di gestione delle note spese, capace di supportare previsioni più tempestive e decisioni più informate. Un approccio chiaro e coerente consente infatti di rafforzare il controllo dei costi e di ridurre l’impatto della volatilità economica.

La tua strategia attuale è in grado di adattarsi rapidamente a uno scenario economico in continua evoluzione? Le policy sono aggiornate regolarmente e comunicate in modo chiaro ai dipendenti?

L’adozione di soluzioni integrate per la gestione di viaggi e note spese permette di semplificare l’esperienza degli utenti, migliorare la conformità alle policy aziendali, aumentare la produttività e rendere più accurate e affidabili le previsioni finanziarie.

Controllare le note spese in anticipo 

Il modo più efficace per controllare i costi è agire prima che si verifichino. Valuta l’adozione di strumenti per richieste di spesa preventive, comprese quelle per i viaggi. Le soluzioni avanzate basate sull’AI stimano i costi, verificano la conformità e offrono ai manager una visione completa delle note spese previste. Integrare le approvazioni preventive nel workflow permette previsioni molto più precise rispetto a una revisione successiva dei report di spesa. 

Perfezionare le metriche 

Sai quanto tempo la tua azienda dedica ogni anno alla revisione dei report di spesa? O quanto tempo i viaggiatori e i revisori dedicano a monitorare, inserire e recuperare manualmente le ricevute? O quanto potresti risparmiare correggendo l’errore del 15% tipico del monitoraggio manuale dei chilometri? Potrebbe essere il momento di fare i conti e scoprirlo. Costruire una base dati solida consente di identificare opportunità di risparmio, migliorare l’accuratezza delle previsioni e utilizzare meglio le risorse disponibili.  

Allineare le policy di spesa agli obiettivi a lungo termine 

Le turbolenze economiche possono distrarre dal percorso strategico.  Anche se i responsabili finanziari devono apportare aggiustamenti rapidi, questo non deve compromettere gli obiettivi di crescita e innovazione. Non si possono eliminare tutti i viaggi o le note spese, ma si possono orientare i dipendenti verso scelte che sostengano sia le necessità attuali sia quelle future dell’azienda. 

Valorizzare la collaborazione  

Il nostro recente sondaggio rivela che solo il 9% dei CFO considera la crescita una responsabilità condivisa. Ciò evidenzia la necessità di una collaborazione più ampia tra i leader. La gestione dei costi, la tecnologia e le previsioni finanziarie sono aree ideali per il lavoro di squadra, soprattutto in momenti di instabilità.  

Come sfruttare AI e automazione per migliorare le previsioni finanziarie 

L’AI è un alleato naturale delle previsioni e del risk management. Le tecnologie intelligenti automatizzano i processi manuali, aumentano la produttività e generano valore fin dalle prime fasi di implementazione.  

I responsabili finanziari ripongono grandi aspettative nell’AI, con il 67% che si aspetta previsioni più accurate e il 65% e il 61% che sperano in un aumento dell’efficienza.

Ecco alcuni casi specifici in cui le soluzioni alimentate dall’AI soddisfano tali aspettative per controllare i costi, aumentare l’agilità e offrire altri vantaggi: 

• Le stime dei costi di viaggio vengono generate con un semplice input da parte del dipendente, riducendo i tempi di prenotazione e approvazione, e offrendo alle aziende maggiore conformità e un’opportunità anticipata di gestire i costi e fare previsioni. 
• Le ricevute cartacee vengono registrate dai viaggiatori scattando una foto. L’app mobile estrae automaticamente i dettagli essenziali e li trasferisce in un report di spesa, riducendo significativamente il numero di report respinti. Quando le approvazioni dei report accelerano, anche le previsioni possono essere velocizzate. 
• Le fatture in diversi formati vengono scansionate e i dati principali estratti e inseriti nei campi tramite OCR, migliorando la visibilità della spesa per il team finanziario e rafforzando la previsione finanziaria e la gestione del flusso di cassa. 
• Auditing, gestione dei rischi e rilevamento delle frodi diventano più efficaci, poiché l’AI esamina e confronta un numero molto maggiore di report di spesa, ricevute e fatture in meno tempo rispetto a qualsiasi persona. Con un controllo più rapido e accurato, è possibile ottenere previsioni finanziarie più precise. 
• Individuare modelli e comportamenti nelle spese, nella gestione delle fatture e in altre aree può rafforzare il controllo dei costi, il processo decisionale e l’analisi e le previsioni. 

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Migliorare il controllo della spesa e la precisione delle previsioni con le soluzioni SAP Concur 

Le soluzioni SAP Concur sono progettate per aumentare l’agilità aziendale, sia in tempi stabili sia in momenti di forte instabilità.  

Con oltre trent’anni di dati su viaggi e note spese (T&E) e più di 46.000 clienti in tutto il mondo, SAP Concur può contare su un patrimonio informativo estremamente ampio. Sebbene l’integrazione tra intelligenza artificiale e finanza possa sembrare una novità, SAP Concur utilizza e sviluppa queste tecnologie in modo progressivo e responsabile da anni all’interno delle proprie soluzioni.

In qualità di leader di mercato nella gestione di T&E, la nostra esperienza ci permette di progettare strumenti capaci di rispondere alle esigenze aziendali in continua evoluzione: dalle prenotazioni di viaggio più rapide e intuitive a processi di audit completi ed efficienti, come quelli descritti sopra.

Quattro soluzioni e servizi contribuiscono direttamente a migliorare la previsione finanziaria:  

1. Concur Request sfrutta l’AI per stimare i costi di viaggio, automatizzare i processi di richiesta e approvazione delle spese e semplificare l’esperienza dei dipendenti, riducendo al minimo il rischio di rifiuto delle note spese. Allo stesso tempo, offre ai manager maggiore visibilità e controllo: grazie al monitoraggio delle spese dall’inizio alla fine, possono applicare con più efficacia le policy aziendali e gestire meglio il flusso di cassa.

2. Budget raccoglie i dati provenienti dalle nostre soluzioni per viaggi, richieste, note spese e fatture e li presenta in una dashboard intuitiva. In questo modo le aziende possono monitorare le spese prima, durante e dopo che vengono sostenute, intervenire rapidamente quando necessario e migliorare l’accuratezza delle previsioni finanziarie.

3. Intelligence integra i dati e li rende fruibili attraverso dashboard interattive con insight personalizzati. Consente inoltre di monitorare i budget e di accedere a modelli di report standard oppure di creare report su misura in base alle esigenze aziendali. In questo modo le organizzazioni possono ottenere una visione più chiara delle proprie spese e formulare previsioni finanziarie più accurate.

4. Consultative Intelligence porta l’analisi dei dati a un livello più avanzato, valorizzando appieno il patrimonio informativo di SAP Concur. Attraverso questo servizio, i nostri esperti di reporting e analisi collaborano con la tua organizzazione per sviluppare report, analisi e insight personalizzati, costruiti sulle esigenze specifiche del tuo business.