5 vantaggi dell’integrazione nativa tra SAP Concur e l’ambiente SAP

Gestire viaggi, note spese e fatture significa lavorare con una quantità crescente di dati, processi e applicazioni. Quando questi elementi non sono collegati tra loro, le attività possono diventare più complesse per i team Finance, IT, HR e per gli stessi dipendenti.

Estendere l’infrastruttura SAP con le soluzioni SAP Concur permette di integrare la gestione di viaggi, spese e fatture all’interno dell’ecosistema SAP, con l’obiettivo di aumentare produttività ed efficienza senza appesantire il carico di lavoro del team IT.

Vediamo 5 vantaggi dell’integrazione nativa tra SAP Concur e l’ambiente SAP.

1. Integrare i dati per automatizzare i flussi di lavoro

L’integrazione tra SAP Cloud ERP e le soluzioni Concur consente di mantenere aggiornati i dati finanziari attraverso una sincronizzazione continua delle informazioni relative a viaggi, note spese e fatturazione nell’ecosistema SAP, dalle attività finanziarie alle Risorse umane.

Lo scambio avviene attraverso percorsi crittografati e permette di creare un’integrazione dei dati automatizzata e con copertura end-to-end.

Gli oggetti di costo e le anagrafiche dei fornitori presenti nell’ERP possono essere replicati automaticamente in Concur, mentre i dati di spesa quasi in tempo reale, come anticipi di cassa, fatture, ricevute elettroniche e registrazioni contabili delle note spese, vengono importati automaticamente nell’ERP.

Il sistema permette inoltre di individuare eventuali errori prima della registrazione, ad esempio un centro di costo scaduto o una mappatura errata dei campi. Dopo la correzione, la nota spese può essere nuovamente trasferita automaticamente al sistema ERP.

Quali sono i vantaggi per Finance e IT?

Per il team Finance, questa integrazione permette di ottenere contabilizzazioni precise e quasi in tempo reale, una visione più completa delle spese e un processo connesso che va dall’approvazione pre-spesa alla riconciliazione, al rimborso e alla reportistica.

Per il team IT, invece, la sincronizzazione bidirezionale e automatizzata sostituisce i flussi manuali basati su flat file. L’integrazione nativa consente inoltre di semplificare implementazione e manutenzione, evitando la necessità di gestire connettori e middleware complessi.

2. Gestire identità e accessi in modo centralizzato

Passare continuamente da un’applicazione all’altra e autenticarsi più volte può rallentare il lavoro quotidiano.

SAP Identity Authentication Service (IAS) mette a disposizione un’identità SAP globale e consente agli utenti di accedere alle applicazioni aziendali SAP Cloud attraverso funzionalità di single sign-on.

In questo modo, il team IT può centralizzare maggiormente il controllo dell’autenticazione e degli accessi, mentre gli utenti possono spostarsi più facilmente tra le applicazioni SAP utilizzando un unico ID.

A questo si aggiunge SAP Identity Provisioning Service (IPS), che automatizza il provisioning delle identità e la gestione del relativo ciclo di vita. Ruoli e gruppi possono essere assegnati in base all’identità, facilitando il controllo di accessi e autorizzazioni.

Attraverso SAP Master Data Integration, inoltre, i dati principali relativi alle identità presenti in SAP SuccessFactors o S/4HANA Cloud possono essere replicati in Concur, evitando di duplicare e mantenere gli stessi record in più sistemi.

Il risultato è una gestione più centralizzata degli utenti e una minore necessità di attività manuali di provisioning.

3. Semplificare le approvazioni con un’unica inbox

Richieste di viaggio e note spese devono spesso attraversare diversi processi di approvazione. Quando i manager sono costretti a passare continuamente tra sistemi e dashboard differenti, il processo può creare rallentamenti.

L’esperienza di una inbox SAP unificata permette invece di accedere alle attività relative a viaggi e note spese insieme alle altre operazioni SAP. I manager possono così revisionare e approvare richieste di spesa e note spese, compresi gli allegati, insieme alle attività provenienti da altre soluzioni cloud SAP, tra cui S/4HANA e Fieldglass.

La centralizzazione dei flussi di approvazione può contribuire a eliminare i colli di bottiglia e a rendere più coerenti le autorizzazioni.

Per il team Finance significa poter comprimere i tempi di ciclo, favorire la conformità e chiudere più rapidamente i registri. Il team IT può invece sfruttare maggiormente SAP Task Center e acquisire visibilità su approvazioni, notifiche, operazioni e attività in sospeso nelle diverse soluzioni SAP.

4. Utilizzare un’unica soluzione AI tra le applicazioni SAP

L’intelligenza artificiale può aiutare i dipendenti a passare da un approccio reattivo a uno più proattivo e supportare il reparto finanziario nelle decisioni di spesa basate sui dati.

Joule è la soluzione di AI in linguaggio naturale integrata nei processi aziendali SAP e basata sulla SAP Business Technology Platform.
La sua integrazione trasversale permette agli utenti di interrogare il sistema e svolgere operazioni che coinvolgono dati e funzionalità presenti su piattaforme differenti. Ad esempio, un responsabile HR che lavora in SuccessFactors può ottenere attraverso Joule informazioni su una nota spese gestita in Concur senza dover passare manualmente a un’altra applicazione.

Per i viaggiatori, Joule può offrire assistenza nella compilazione e nella presentazione delle note spese, supportare prenotazioni coerenti con le policy aziendali e fornire risposte su viaggi e spese tramite interazione vocale o in linguaggio naturale.

Per gli amministratori di viaggi e Finance può invece facilitare la ricerca conversazionale, l’analisi dei dati T&E e l’accesso in tempo reale alle analisi della spesa e ai report sulla conformità.

Joule può inoltre integrarsi con Microsoft 365 Copilot, permettendo agli utenti di lavorare con strumenti SAP e Microsoft all’interno di un unico flusso conversazionale.

5. Creare una fonte di dati unificata con SAP Business Data Cloud

Dati di viaggio, spesa, HR, vendite, approvvigionamento e finanza possono essere integrati all’interno di SAP Business Data Cloud, creando una fonte centralizzata di informazioni all’interno dell’ecosistema SAP.

Questo modello permette ai responsabili aziendali di ottenere una visione più completa dei processi, da travel-to-reimburse e procure-to-pay fino a recruit-to-retire e record-to-report.

Il reparto Finance può, ad esempio, collegare le informazioni relative a viaggi e note spese con centri di costo, budget, fornitori, contratti e dati HR, senza dover necessariamente attendere la presentazione delle note spese per avere visibilità su quanto è stato speso.

L’integrazione di IA e funzionalità analitiche su un modello di dati unificato consente inoltre di:

• individuare trend e possibili aree di ottimizzazione della spesa;
• rilevare anomalie;
• supportare previsioni e analisi di scenario;
• utilizzare dashboard e KPI per spesa, conformità alle policy e comportamento;
• ottenere una visione unificata dei dati T&E insieme agli altri domini aziendali.

Perché integrare SAP Concur nel proprio ecosistema SAP?

L’integrazione nativa tra SAP Concur e l’ambiente SAP non riguarda soltanto lo scambio di dati tra applicazioni. Permette di collegare flussi di lavoro, identità, approvazioni, IA e informazioni aziendali all’interno dello stesso ecosistema.

Per i team Finance può significare maggiore visibilità sui dati e processi più automatizzati; per l’IT, meno attività manuali e una gestione più centralizzata; per manager e dipendenti, un’esperienza più fluida tra le diverse applicazioni SAP.

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