Viaggi d'affari in Italia: le principali sfide tra budget, sicurezza e AI

Nel contesto aziendale attuale, i viaggi d’affari continuano a rappresentare un elemento importante per la crescita delle organizzazioni. I dati dell'8° Report Annuale sul Sondaggio Globale sui Viaggi d'Affari, condotto da Wakefield Research in collaborazione con SAP Concur, offre una panoramica sulle dinamiche, le opportunità e le criticità del settore dei viaggi d'affari in Italia.

Il report analizza il punto di vista di tre figure chiave: viaggiatori d'affari, travel manager e CFO, mettendo in evidenza alcuni dei principali temi che interessano oggi la gestione dei viaggi aziendali, dalla crescita dei budget alla sicurezza dei dipendenti, fino all'utilizzo dell'intelligenza artificiale.

Viaggi d'affari in crescita: flessibilità e aumento dei budget

I dati evidenziano un segnale positivo da parte delle aziende, sia in termini di risorse destinate ai viaggi sia di flessibilità nella loro gestione:

• Il 74% dei CFO italiani dichiara che il budget aziendale destinato ai viaggi aumenterà nel corso dell'anno.
• Il 65% dei travel manager italiani rileva un approccio aziendale più flessibile alla gestione dei viaggi, caratterizzato da maggiori risorse finanziarie e meno restrizioni.
• Per il 73% dei CFO italiani, i viaggi d'affari sono ritenuti molto o estremamente importanti per la strategia di crescita complessiva dell'organizzazione.

Nonostante il valore strategico riconosciuto ai viaggi d’affari, l’86% dei CFO concorda sul fatto che i travel manager debbano dimostrare e giustificare con maggiore efficacia in che modo le trasferte contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi aziendali. 
Dall'altra parte, l'84% dei travel manager italiani afferma che risulta impossibile raggiungere gli obiettivi prefissati senza un sostegno più solido da parte del CFO. 

Per affrontare i cambiamenti, i travel manager indicano in particolare la necessità di:

• Sostegno ai cambiamenti normativi e alle nuove iniziative (48%).
• Incremento del personale o delle risorse disponibili (44%).
• Soluzioni tecnologiche aggiornate (44%).

Sicurezza dei dipendenti in viaggio: percezioni e criticità

La gestione della sicurezza durante le trasferte lavorative presenta alcune differenze nella percezione delle responsabilità e del livello di tutela garantito dalle aziende.

• Il 34% dei viaggiatori italiani ritiene di essere il principale responsabile della propria sicurezza durante i viaggi, mentre il 27% attribuisce questa responsabilità prioritaria al datore di lavoro.
• Per il 23% dei viaggiatori, le problematiche di sicurezza collegate a trasferte in aree interessate da tensioni o conflitti geopolitici rappresentano un motivo primario di esitazione a viaggiare.
• Solo il 24% dei viaggiatori si dichiara pienamente fiducioso nella capacità della propria azienda di portarlo in salvo da una situazione di pericolo all'estero, a fronte del 50% che si dichiara abbastanza o poco fiducioso.
• L'87% dei travel manager italiani si dice preoccupato che l'organizzazione per cui lavora non stia adottando misure sufficienti per tutelare la sicurezza dei dipendenti in trasferta.

Questi dati evidenziano quindi una distanza tra la percezione dei viaggiatori e quella dei responsabili della gestione dei viaggi rispetto alla sicurezza durante le trasferte.

AI Shadow: l'utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale non autorizzati

L'impiego di strumenti di Intelligenza Artificiale non ufficiali o non approvati dall'azienda, definito AI Shadow, rappresenta un tema rilevante nell'ambito dei viaggi d'affari.

Il 62% dei viaggiatori d'affari italiani dichiara che utilizzerebbe strumenti di intelligenza artificiale non approvati dall'azienda. Tra questi, il 33% lo farebbe perché l'azienda non mette a disposizione alcun tool di AI, mentre il 29% preferirebbe soluzioni alternative rispetto a quelle fornite ufficialmente.

Inoltre, il 77% dei CFO italiani si dichiara almeno in parte preoccupato per l'utilizzo di strumenti AI non autorizzati da parte dei dipendenti per pianificare o prenotare viaggi d'affari.

Le integrazioni AI più desiderate dai viaggiatori

Quando si tratta di funzionalità di intelligenza artificiale integrate nel lavoro quotidiano, i viaggiatori d'affari italiani indicano in particolare:

• Integrazioni nei flussi di lavoro esistenti, come e-mail e calendari (27%).
• Assistenti vocali e strumenti di conversione da voce a testo (27%).
• Sistemi di notifica proattiva per le prenotazioni (23%).

Note spese, frodi e conformità alle policy aziendali

L'utilizzo dell'intelligenza artificiale riguarda anche la gestione delle spese aziendali e il rischio di frode.

Il 41% dei viaggiatori, il 72% dei travel manager e l'85% dei CFO italiani ritengono probabile che i dipendenti utilizzino l'AI per falsificare ricevute o note spese. Tra i travel manager, il 4% afferma che questa condotta si sta già verificando all'interno della propria azienda.

Inoltre, il 61% dei CFO italiani segnala un incremento generale delle frodi relative alle spese. Anche il rispetto delle policy aziendali rappresenta un tema rilevante: il 29% dei viaggiatori d'affari italiani ammette di aver aggirato o violato le policy su viaggi o note spese almeno una volta. Di questi, il 14% che dichiara di farlo occasionalmente o spesso.

Tra le motivazioni alla base del mancato rispetto delle regole sussistono:

• Flessibilità delle regole: il 45% individua come causa la presenza di regole sufficientemente flessibili da permettere di giustificare la maggior parte delle situazioni eccezionali.
• Carenza di controlli: il 13% sostiene che i processi di verifica siano poco efficaci, rendendo improbabile l'individuazione della violazione.
• Mancanza di lealtà: l'11% dichiara di non provare un senso di lealtà verso l'azienda tale da impedire tali violazioni.

SAP Concur Research Insights: 8° Sondaggio annuale dei viaggi d’affari in Italia

Scopri tutti i risultati del sondaggio SAP Concur sui viaggi d’affari in Italia.

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