Come le ricevute elettroniche stanno trasformando la gestione delle note spese

Ripensa all’ultima volta in cui hai fatto un acquisto per lavoro. Hai conservato con attenzione lo scontrino per inserirlo nella nota spese, oppure è finito in fondo alla tasca, stropicciato o magari è andato perso? Se almeno una volta ti è capitato di cercare una ricevuta sparita nel nulla, sei in buona compagnia: secondo uno studio della Global Business Travel Association (GBTA), quasi la metà degli scontrini cartacei viene persa o eliminata prima ancora di essere registrata.

È qui che entrano in gioco le ricevute elettroniche. Digitalizzando la gestione delle spese, gli e-receipt rendono la rendicontazione più semplice, accurata ed efficiente, riducendo al tempo stesso il carico amministrativo. Vediamo perché.

Cosa sono le ricevute elettroniche e come funzionano?

Una ricevuta elettronica, o e-receipt, è la versione digitale di una ricevuta di pagamento. Può nascere dalla scansione di uno scontrino cartaceo, ma nella maggior parte dei casi viene inviata direttamente dal fornitore via email, SMS o app. In questo modo, la ricevuta non esiste più come documento fisico da conservare, ma viene gestita interamente in formato digitale.

Il processo è semplice e si articola in pochi passaggi:

• Generazione della ricevuta: al momento dell’acquisto viene creata una ricevuta digitale.
• Invio automatico: se il metodo di pagamento è collegato a un account, la ricevuta può essere inviata automaticamente all’utente.
• Integrazione con la nota spese: i dipendenti possono inoltrare le ricevute elettroniche al software di gestione delle spese oppure, in alcuni casi, il sistema le acquisisce automaticamente e le abbina alla transazione corrispondente.

Questo flusso, semplice e continuo, riduce al minimo il rischio di errore umano, fa risparmiare tempo e aumenta la sicurezza, grazie alla crittografia dei dati durante la trasmissione.

I vantaggi delle ricevute elettroniche nella gestione delle note spese

1. Meno errori manuali nelle note spese

Refusi, dati inseriti in modo errato e informazioni incomplete possono rallentare l’approvazione delle note spese e creare rischi sul piano della compliance. Le ricevute elettroniche permettono di acquisire i dati in modo automatico e accurato, riducendo la necessità di correzioni manuali.

2. Più tempo risparmiato per dipendenti e manager

Gestire una nota spese non dovrebbe diventare un lavoro nel lavoro. Gli e-receipt semplificano il processo perché consentono di precompilare i report, aiutando i dipendenti a inviare le spese in modo più rapido. Ad esempio, le aziende che utilizzano Concur Expense registrano una riduzione del 32% nei tempi di approvazione e risparmiano in media 40.000 € all’anno sui costi amministrativi.

3. Maggiore trasparenza e controllo nei processi finanziari

Che si tratti di carte di credito aziendali o di rimborsi spese ai dipendenti, definire policy chiare, criteri di idoneità e misure di controllo è fondamentale. Le persone devono sapere quali sono le regole, quali spese possono essere rimborsate e quali passaggi devono seguire. Questo aumenta la trasparenza dell’intero processo e aiuta l’azienda a gestire meglio la compliance.

4. Riduzione delle frodi

Ogni anno, secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), le aziende possono perdere fino al 5% del fatturato a causa delle frodi. Un dato ancora più significativo se si considera che le spese di viaggio e trasferta possono rappresentare il 10-12% del budget annuale.

Una delle forme più diffuse di frode riguarda l’appropriazione indebita di beni aziendali, che include note spese gonfiate, spese falsificate e altre pratiche scorrette sul posto di lavoro.

5. Archiviazione e recupero dei documenti più semplici

Addio pile di carta e ricevute difficili da ritrovare. Le ricevute elettroniche rendono più semplice archiviare, cercare e recuperare i documenti, un vantaggio particolarmente utile nei periodi di dichiarazione fiscale. Nel Regno Unito, ad esempio, l’HMRC accetta le ricevute digitali, quindi le aziende non sono più obbligate a conservare copie cartacee.

Non tutti i Paesi, però, consentono l’uso delle ricevute elettroniche a fini fiscali. In caso di dubbi, è sempre consigliabile confrontarsi con il proprio consulente fiscale o commercialista.

6. Un supporto concreto alla sostenibilità

Gli scontrini cartacei possono sembrare poco rilevanti, ma nel tempo il loro impatto cresce. Le ricerche mostrano che la produzione di un singolo scontrino genera circa 2,5 grammi di emissioni di carbonio. Passare alle ricevute elettroniche permette alle aziende di ridurre lo spreco di carta e contenere la propria impronta ambientale.

7. Maggiore continuità operativa e protezione dei dati

Calamità naturali, traslochi d’ufficio o eventi imprevisti possono compromettere o distruggere gli archivi cartacei. Le ricevute elettroniche, conservate in modo sicuro nel cloud, aiutano invece a mantenere integri i dati finanziari e a renderli accessibili ovunque, anche in situazioni di emergenza.

Come SAP Concur valorizza al massimo i vantaggi delle ricevute elettroniche

Le soluzioni SAP Concur portano le ricevute elettroniche oltre la semplice archiviazione e consultazione dei documenti.

• ExpenseIt: utilizza intelligenza artificiale e machine learning per estrarre i dati dalle ricevute, classificare le spese e dettagliare in pochi secondi anche addebiti complessi, come quelli di una fattura alberghiera.
• Integrazione degli e-receipt: i fornitori aderenti possono inviare le ricevute direttamente a SAP Concur, dove vengono abbinate automaticamente alle transazioni corrispondenti.
• Monitoraggio della compliance: SAP Concur analizza le transazioni, segnala le spese non conformi alle policy aziendali e aiuta le imprese a mantenere un maggiore controllo sui costi.

Le aziende possono inoltre rendere più efficiente il processo di acquisto attivando le ricevute elettroniche in SAP Concur. È possibile inviarle direttamente alla piattaforma oppure fare in modo che siano i fornitori a trasmetterle via email. Se si utilizzano carte di acquisto aziendali, le spese idonee vengono visualizzate automaticamente nel sistema SAP Concur come ricevute disponibili e associate alla relativa transazione effettuata con carta.

In tutti questi casi, le soluzioni SAP Concur analizzano le transazioni e segnalano eventuali spese non conformi, così da consentire ulteriori verifiche quando necessario.

Per saperne di più sulle ricevute elettroniche, contatta gli esperti di gestione delle spese di SAP Concur.