Viaggi e Spese
Glossario del Business Travel
Che tu stia implementando un travel program aziendale o voglia semplicemente orientarti nel mondo dei viaggi d'affari, avere chiari i termini chiave fa la differenza. Questo glossario raccoglie le voci più usate in ambito Travel & Expense (T&E), con i riferimenti agli strumenti SAP Concur ove applicabile.
Le voci sono in ordine alfabetico; per i termini di origine inglese è riportata anche la traduzione italiana.
A
Adoption Rate (Tasso di adozione) Percentuale di prenotazioni effettuate dai dipendenti attraverso lo strumento ufficiale approvato dall'azienda (es. Concur Travel) rispetto al totale. Un KPI fondamentale del travel program: un basso tasso di adozione è spesso il primo segnale di Leakage e comporta perdita di savings, minore visibilità sulla spesa e rischi per il Duty of Care.
Audit Trail (Tracciato di audit) Registrazione cronologica e dettagliata di tutte le azioni eseguite su un documento (creazione, modifica, approvazione, pagamento). Fondamentale per compliance e controlli interni.
Audit Rule (Regola di audit) Controllo automatico configurato nel sistema per segnalare spese fuori policy, importi superiori a soglie definite, ricevute mancanti o anomalie. In SAP Concur si gestisce nel modulo Audit Rules e si affianca a strumenti avanzati come Intelligent Audit, un servizio gestito in cui revisori umani, supportati dall'AI, esaminano le note spese per garantire conformità fiscale e aderenza alla policy.
B
Bleisure / Blended Travel Trasferta lavorativa estesa con giornate dedicate al tempo libero. Per policy aziendale, le spese personali relative alla parte leisure non sono rimborsabili.
Budget Stanziamento di spesa definito per un periodo, un dipartimento, un progetto o una categoria di costo. In SAP Concur è possibile confrontare i consumi reali con il budget previsto in tempo reale tramite i moduli Intelligence e Budget, con avvisi automatici al raggiungimento delle soglie.
Business Travel (Viaggio di lavoro) Qualsiasi spostamento effettuato da un dipendente per finalità lavorative: meeting, fiere, eventi aziendali, visite a clienti o sedi.
C
Car Rental (Autonoleggio) Noleggio di un'auto per la durata della trasferta. In Concur Travel sono integrati i principali provider con le relative tariffe corporate negoziate, con la possibilità di filtrare i veicoli in base alle emissioni di CO₂.
Carta di credito corporate Carta di pagamento fisica o virtuale, intestata al dipendente o all'azienda, utilizzata per le spese di trasferta. Le transazioni vengono importate automaticamente in Concur Expense, che le riconcilia con le ricevute e i report presenti nel sistema, riducendo drasticamente il lavoro manuale.
Categoria di spesa (Expense Type) Classificazione di una voce di spesa (es. Pasti, Pernottamento, Taxi, Carburante). In Concur Expense ogni Expense Type è collegata a regole di policy, conti contabili e codici IVA.
Compliance Aderenza alle regole interne (Travel & Expense Policy), alla normativa fiscale e alle leggi applicabili. SAP Concur integra controlli automatici di compliance in ogni fase del processo: dalla pre-autorizzazione della trasferta (Concur Request) alla prenotazione (Concur Travel), fino alla rendicontazione e all'audit (Concur Detect by Oversight).
D
Data Integration (Integrazione dati) Scambio automatico di dati tra SAP Concur e altri sistemi aziendali (ERP, HR, contabilità, payroll). Si realizza tramite file batch, API o con il Data Delivery Service, che invia automaticamente i dati grezzi di spesa verso strumenti di data warehouse o BI esterni (es. SAP Analytics Cloud). SAP Concur si integra con i principali sistemi ERP sul mercato, non solo con quelli SAP.
Diaria Importo fisso giornaliero riconosciuto al dipendente in trasferta per coprire spese di vitto, alloggio o altre voci, in alternativa al rimborso analitico a piè di lista. In Italia ha un trattamento fiscale specifico (esenzione entro le soglie previste dal TUIR). In Concur Expense è gestita come Expense Type dedicata, con calcolo automatico in base ai giorni di trasferta.
Duty of Care Obbligo legale e morale dell'azienda di tutelare la salute, la sicurezza e il benessere dei propri dipendenti, anche durante le trasferte. SAP Concur supporta il Duty of Care garantendo visibilità in tempo reale sulla posizione dei viaggiatori tramite Concur TripLink e TripIt Pro, con avvisi automatici su ritardi, cancellazioni, condizioni meteorologiche avverse e rischi geopolitici nelle destinazioni di trasferta.
E
E-receipt (Ricevuta elettronica) Ricevuta digitale inviata automaticamente in Concur Expense da fornitori partner (hotel, taxi, autonoleggi, vettori). Soddisfa i requisiti fiscali in molti Paesi e si abbina automaticamente alla transazione della carta corporate e riduce la necessità di scansionare giustificativi cartacei.
ERP (Enterprise Resource Planning) Sistema gestionale integrato dell'azienda (es. SAP S/4HANA). SAP Concur si integra nativamente con SAP ERP per il passaggio automatico di dati contabili, anagrafici e di centri di costo, eliminando i flussi di esportazione manuale. L'adozione di SAP Concur non richiede necessariamente un sistema SAP come ERP di base.
Exchange Rate (Tasso di cambio) Tasso applicato per la conversione di una spesa in valuta estera nella valuta funzionale dell'azienda. Concur Expense applica automaticamente il tasso di cambio del giorno della transazione.
F
Fleet (Parco auto) Insieme dei veicoli aziendali. In ambito T&E si parla anche di fleet management per la gestione delle auto assegnate ai dipendenti, incluse manutenzione, consumi e rendicontazione dei chilometri percorsi.
Fringe Benefits (Benefici accessori) Vantaggi aggiuntivi riconosciuti ai dipendenti che si affiancano alla retribuzione base: assicurazione sanitaria, piani pensionistici integrativi, auto aziendale, buoni pasto e simili.
G
GDS (Global Distribution System) Sistema di distribuzione globale (es. Amadeus, Sabre, Travelport) che connette agenzie di viaggio, TMC e booking tool ai fornitori di servizi (vettori, hotel, autonoleggi). Concur Travel attinge ai GDS e li affianca con contenuti NDC per garantire la massima disponibilità tariffaria e l'accesso a offerte personalizzate.
Giustificativo Documento che attesta una spesa (ricevuta, scontrino, fattura, biglietto). In SAP Concur i giustificativi vengono acquisiti tramite fotografia da smartphone (ExpenseIt) con riconoscimento OCR e AI, oppure ricevuti automaticamente come e-receipt dai fornitori partner.
Guest Travel (Viaggio per conto terzi) Prenotazione di viaggi effettuata per conto di persone esterne all'azienda, come candidati a un colloquio, clienti ospiti o familiari di dipendenti. Richiede una gestione separata rispetto al travel aziendale standard, con attenzione agli aspetti di policy e rimborso.
H
Hotel Program Insieme degli accordi e delle tariffe hotel negoziate dall'azienda con specifici fornitori. In Concur Travel le strutture incluse nel program sono evidenziate come "preferred" nei risultati di ricerca, con la possibilità di filtrare per certificazioni di sostenibilità e impronta di carbonio.
Hub Aeroporto principale utilizzato da una compagnia aerea come nodo di smistamento per i voli in connessione.
I
Imposta di soggiorno Tassa locale applicata in molte città italiane sui pernottamenti, non sempre fatturabile.
In-Policy / Out-of-Policy Indica se una prenotazione o una spesa rientra (in-policy) o esula (out-of-policy) dalle regole aziendali. SAP Concur segnala immediatamente le violazioni sia al momento della prenotazione in Concur Travel sia al caricamento della spesa in Concur Expense, guidando il dipendente verso la scelta conforme prima ancora che il costo venga sostenuto.
Incidentals (Spese accessorie) Piccole spese minori sostenute durante la trasferta (mance, lavanderia, pedaggi minimi). Possono rientrare nella diaria o essere rimborsate.
J
Joule Il copilota AI generativo di SAP, integrato nell'ecosistema SAP Concur. Joule opera in linguaggio naturale come assistente avanzato e introduce l'AI agentica: agenti autonomi in grado di ragionare e compiere azioni in background senza che il dipendente debba intervenire manualmente. Tra i principali Joule Agents disponibili in SAP Concur: il Booking Agent (prenotazione viaggi tramite chat), il Receipt Analysis Agent (ricostruzione di ricevute incomplete in ExpenseIt), il Meeting Location Planner Agent (selezione della città ottimale per un evento in base a costi, emissioni e logistica) e l'Expense Report Validation Agent (guida il dipendente alla chiusura corretta della nota spese al primo invio).
K
KPI (Key Performance Indicator) Indicatore chiave di performance del travel program (es. spesa media per trasferta, adoption rate, savings da tariffe negoziate, tasso di out-of-policy). In SAP Concur i KPI sono monitorabili in tempo reale tramite il modulo Intelligence e condivisibili con il senior management tramite il servizio Consultative Intelligence.
L
Leakage Quota di prenotazioni effettuate dai dipendenti al di fuori dei canali ufficiali (es. siti consumer). Indica una falla nel travel program, con conseguente perdita di savings, minore visibilità sulla spesa e rischi per il Duty of Care. Concur TripLink riduce il leakage catturando automaticamente anche le prenotazioni effettuate fuori da Concur Travel, garantendo visibilità completa sull'itinerario del viaggiatore.
Lowest Logical Fare (LLF) Tariffa più bassa ragionevolmente disponibile al momento della prenotazione, valutata in funzione di orari, scali e regole di policy. In Concur Travel viene evidenziata nella schermata di ricerca per guidare il dipendente verso la scelta economicamente ottimale e conforme alle regole aziendali.
M
Managed Travel Approccio organizzato e centralizzato alla gestione dei viaggi aziendali, basato su policy definite, strumenti di prenotazione ufficiali, supporto di una TMC e reporting strutturato. SAP Concur è la piattaforma di riferimento per il Managed Travel, integrando in un unico ecosistema prenotazione, pre-autorizzazione, rendicontazione, audit e analisi.
Massimale di spesa Importo massimo ammesso per una specifica categoria di spesa (es. cena, pernottamento). In Concur Expense si configura come soglia all'interno della Travel & Expense Policy e viene verificato automaticamente al momento dell'inserimento della spesa.
Mileage (Rimborso chilometrico) Rimborso riconosciuto al dipendente per l'utilizzo del proprio veicolo privato durante una trasferta di lavoro, calcolato in base ai chilometri percorsi e a una tariffa al km stabilita dall'azienda (spesso allineata alle tabelle ACI in Italia). In Concur Expense il mileage si inserisce come Expense Type dedicata: il dipendente indica percorso e distanza, e il sistema calcola automaticamente l'importo rimborsabile sulla base della tariffa configurata in policy.
N
NDC (New Distribution Capability) Standard IATA per la distribuzione diretta di contenuti delle compagnie aeree (incluse offerte personalizzate e ancillari) verso agenzie e booking tool, in alternativa o in complemento al GDS. Concur Travel integra contenuti NDC tramite i GDS Sabre e Amadeus e connessioni dirette con vettori come Ryanair, garantendo maggiore trasparenza tariffaria e accesso a offerte non disponibili nei canali tradizionali.
Nota spese (Expense Report) Documento con cui il dipendente rendiconta le spese sostenute per richiederne il rimborso o giustificare l'uso della carta corporate.
O
OBT (Online Booking Tool) Strumento di prenotazione online aziendale, da cui i dipendenti gestiscono in autonomia voli, hotel, treni e auto secondo policy. Concur Travel è l'OBT della suite SAP Concur, con la funzione Omnisearch che aggrega in un'unica schermata opzioni per aeroporti, centri cittadini e stazioni vicine, per un'esperienza di prenotazione fluida e conforme.
OCR (Optical Character Recognition) Tecnologia di riconoscimento automatico del testo nelle immagini. In SAP Concur è integrata in ExpenseIt: estrae automaticamente data, importo, fornitore e categoria dalla foto del giustificativo, con AI generativa che completa e corregge i dati non chiaramente leggibili.
Out-of-Pocket Expense Spesa anticipata personalmente dal dipendente, da rimborsare attraverso la nota spese in Concur Expense.
P
Policy (Travel & Expense Policy) Documento aziendale che definisce regole, limiti, processi e responsabilità relativi a viaggi e note spese. È la base su cui si configurano i controlli automatici in tutta la suite SAP Concur: dalla pre-autorizzazione in Concur Request, alla prenotazione in Concur Travel, fino alla rendicontazione in Concur Expense e all'audit in Concur Detect by Oversight.
Procurement (Approvvigionamento) Processo di acquisto di beni e servizi per l'azienda.
Q
Quick Expense Funzione dell'app mobile SAP Concur per creare rapidamente una voce di spesa da abbinare in seguito a un report. Si affianca a ExpenseIt per la cattura rapida delle ricevute tramite fotografia.
R
Reporting Insieme di report e analisi disponibili in SAP Concur per monitorare spese, fornitori, savings e compliance. Il modulo Intelligence offre oltre 180 report pronti all'uso, dashboard interattive e avvisi automatici. Il servizio Consultative Intelligence affianca l'azienda con esperti SAP Concur per creare cruscotti e strategie su misura. Il Data Delivery Service alimenta automaticamente i dati verso strumenti BI esterni.
Request (Richiesta di trasferta) Documento in Concur Request con cui il dipendente chiede l'autorizzazione preventiva a una trasferta, indicando stime di costi e finalità. Il Request Assistant supporta la compilazione con stime di costo intelligenti basate su AI generativa.
ROI (Return on Investment) Misura del ritorno economico dell'investimento. Applicato al travel program, valuta il rapporto tra savings ottenuti (su tariffe, riduzione del leakage, recupero IVA) e costi della piattaforma e dei processi.
S
Savings Risparmio ottenuto rispetto a una tariffa di riferimento (Lowest Logical Fare, Rack Rate, tariffa di mercato). In SAP Concur i savings generati dal travel program sono misurabili tramite il modulo Intelligence e rendicontabili al senior management.
Sistema di Interscambio (SdI) È la piattaforma informatica nazionale gestita dall'Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e smista tutte le fatture elettroniche in Italia.
Spend Management Approccio integrato alla gestione di tutta la spesa aziendale (T&E, acquisti, fornitori). SAP Concur è la componente T&E della spend management suite di SAP, integrata nativamente con SAP S/4HANA e SAP Ariba.
T
T&E (Travel & Expense) Acronimo per Travel & Expense: l'insieme dei processi di gestione dei viaggi di lavoro e delle note spese. SAP Concur è la piattaforma di riferimento per il T&E aziendale, riconosciuta come leader nel Magic Quadrant di Gartner e nell'IDC MarketScape per il software di gestione T&E.
TMC (Travel Management Company) Agenzia di viaggi specializzata nei viaggi corporate. Affianca l'azienda nella negoziazione di tariffe, nell'assistenza ai viaggiatori e nella gestione operativa. Si integra con Concur Travel tramite GDS e API.
U
Unmanaged Travel Modello in cui i dipendenti prenotano in autonomia, fuori da policy e strumenti ufficiali. Comporta minore controllo sui costi, savings ridotti, visibilità limitata e maggiori rischi di Duty of Care. Concur TripLink è la soluzione SAP Concur per recuperare visibilità anche sulle prenotazioni effettuate al di fuori dell'OBT.
Unused Ticket (Biglietto inutilizzato) Credito generato dall'annullamento di un biglietto non rimborsabile, da utilizzare entro una scadenza per un altro volo dello stesso vettore. Concur Travel traccia gli unused ticket associati al profilo del viaggiatore per garantirne il riutilizzo e non perdere il valore del credito.
V
Valuta funzionale Valuta principale in cui l'azienda tiene la contabilità. Le spese sostenute in altre valute vengono convertite automaticamente da Concur Expense al tasso di cambio applicabile al giorno della transazione.
VAT (Value Added Tax) / IVA Imposta sul valore aggiunto. SAP Concur supporta il recupero dell'IVA su spese e fatture, incluso il recupero transfrontaliero (VAT reclaim), tramite Concur Tax Assurance by Blue dot: una soluzione che utilizza l'AI per analizzare automaticamente le ricevute, identificare le transazioni idonee al recupero fiscale e massimizzare i rimborsi di IVA, GST e HST nel rispetto delle normative locali.
W
Workcation Combinazione di work e vacation: lavorare da remoto durante un periodo di viaggio personale. Va disciplinata in policy per gli aspetti fiscali, contributivi e di sicurezza, con particolare attenzione alle implicazioni di Duty of Care legate alla destinazione scelta.
