Viaggi e Spese
Note spese aziendali: guida ai casi dubbi tra trasferte, rimborsi e policy
Una cena con un cliente è chiaramente una spesa di lavoro. Lo stesso vale per un biglietto aereo acquistato per una trasferta. Ma nella gestione delle note spese aziendali non tutte le situazioni hanno una risposta altrettanto immediata.
Cosa succede, ad esempio, se durante una trasferta il dipendente effettua una deviazione per motivi personali? La lavanderia dell’hotel può essere inserita nella nota spese? E l’utilizzo della palestra della struttura? Un upgrade di classe deve essere rimborsato dall’azienda? A questi casi si aggiungono situazioni sempre più comuni, come lo smart working e le spese sostenute per connessione, energia o attrezzature.
In tutti questi esempi, distinguere tra spesa professionale e spesa personale può diventare meno semplice. Per questo, oltre a conoscere le regole applicabili, è importante che l’azienda definisca con chiarezza quali costi possono essere rimborsati, quali non sono ammessi e a quali condizioni.
Come funzionano le note spese in Italia?
Le note spese permettono al dipendente di documentare i costi sostenuti nell’ambito della propria attività lavorativa e di richiederne il rimborso secondo le regole previste dall’azienda.
Quando si parla di trasferte, però, non è sempre sufficiente verificare che una determinata spesa sia stata sostenuta durante un viaggio di lavoro. In alcuni casi è necessario considerare anche il motivo per cui è stata effettuata e distinguere ciò che è direttamente collegato all’attività professionale da ciò che dipende invece da una scelta personale del dipendente.
A questa valutazione si aggiunge un altro elemento importante: la modalità con cui determinate spese vengono pagate.
Pagamenti tracciabili per le spese di trasferta: cosa cambia dal 2025
Dal periodo d’imposta 2025, per determinate spese di trasferta sostenute in Italia, il regime fiscale favorevole è collegato anche all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili.
La novità riguarda le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato tramite taxi o NCC, oltre alle spese di rappresentanza. Ai fini della deducibilità, queste spese devono essere sostenute attraverso strumenti di pagamento tracciabili, come carte di debito, credito o prepagate, bonifici bancari o postali e assegni bancari o circolari.
Nella gestione delle trasferte e delle relative note spese diventa quindi importante prestare attenzione non soltanto alla tipologia di costo sostenuto, ma anche alla modalità con cui viene effettuato il pagamento.
Spese di Trasferta e Rappresentanza: le Novità 2025
Scopri cosa cambia per le spese di vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC e approfondisci il tema della tracciabilità delle spese aziendali dal 2025.
Note spese: i casi più controversi da gestire
Non tutte le spese sostenute durante una trasferta possono essere considerate automaticamente spese aziendali. Esistono situazioni in cui il confine tra esigenza professionale e scelta personale è meno netto e, proprio per questo, diventa particolarmente importante stabilire regole interne chiare.
Vediamo alcuni dei casi che possono generare più dubbi nella compilazione e nella gestione delle note spese.
Deviazione personale durante un tragitto di lavoro: chi paga i chilometri in più?
Immaginiamo che un dipendente utilizzi la propria auto per una trasferta aziendale ma, durante il percorso, effettui una deviazione esclusivamente per motivi personali.
Il viaggio nasce da un’esigenza di lavoro, ma questo non significa che tutti i chilometri percorsi abbiano necessariamente la stessa natura. Il tratto dovuto esclusivamente alla deviazione personale non dovrebbe essere trattato come una normale trasferta aziendale.
Diventa quindi importante distinguere il percorso necessario per raggiungere la destinazione di lavoro dai chilometri aggiuntivi legati alla scelta personale del dipendente.
La palestra dell’hotel può essere inserita nelle note spese?
Il dipendente soggiorna in hotel per motivi di lavoro e decide di utilizzare la palestra della struttura. Se il servizio comporta un costo aggiuntivo, può inserirlo nella nota spese?
È proprio in situazioni come questa che il confine tra costo legato alla trasferta e spesa personale diventa meno immediato. Il fatto che una spesa venga sostenuta durante un viaggio di lavoro, infatti, non è sufficiente da solo a determinarne il rimborso.
Una travel & expense policy chiara può stabilire in anticipo come gestire questi casi e quali servizi accessori siano eventualmente ammessi.
Upgrade di classe: l’azienda deve rimborsarlo?
Un altro caso frequente riguarda gli upgrade. Il viaggio è aziendale, ma il dipendente sceglie una classe superiore rispetto a quella prevista.
Il punto da chiarire è quindi se il costo aggiuntivo debba essere considerato ancora una spesa di lavoro oppure una spesa legata a una preferenza personale.
Definire preventivamente quali classi di viaggio sono consentite e come devono essere gestiti eventuali upgrade permette di ridurre dubbi e interpretazioni al momento della richiesta di rimborso.
A chi appartengono i punti fedeltà accumulati con i viaggi di lavoro?
I programmi fedeltà rappresentano un altro aspetto da considerare nella gestione dei viaggi aziendali.
Voli e soggiorni vengono acquistati per esigenze professionali, ma possono consentire al viaggiatore di accumulare punti, miglia o altri vantaggi. È quindi utile che l’organizzazione stabilisca in anticipo come debbano essere gestiti.
Anche in questo caso, una policy aziendale definita può evitare interpretazioni differenti e chiarire le aspettative sia dell’azienda sia dei dipendenti.
La lavanderia durante una trasferta è rimborsabile?
Durante una trasferta, soprattutto quando il soggiorno si prolunga, il dipendente potrebbe avere la necessità di utilizzare il servizio lavanderia dell’hotel.
La spesa viene sostenuta mentre il dipendente si trova lontano da casa per motivi professionali, ma può essere comunque necessario stabilire quando e a quali condizioni debba essere considerata rimborsabile.
Durata della trasferta, tipologia di spesa e regole interne sono elementi che una policy può disciplinare in anticipo, evitando di lasciare la decisione al momento della compilazione della nota spese.
Se il pranzo è già incluso in un evento, si può chiedere il rimborso del ristorante?
Immaginiamo che un dipendente partecipi a un evento aziendale o professionale in cui il pranzo è già incluso, ma scelga comunque di mangiare in un ristorante e presenti successivamente la ricevuta.
Situazioni di questo tipo mostrano perché il controllo delle note spese non possa limitarsi alla sola presenza di un documento giustificativo. È importante anche considerare il contesto in cui la spesa è stata sostenuta e verificarne la coerenza con le regole aziendali.
Smart working: quali spese possono essere rimborsate?
Con lo smart working, il confine tra spese professionali e spese sostenute nella vita quotidiana può diventare ancora più difficile da definire.
Connessione internet, energia e attrezzature vengono utilizzate mentre il dipendente lavora, ma possono avere anche un utilizzo personale. Per questo è importante stabilire con chiarezza quali costi siano eventualmente coperti dall’azienda e secondo quali modalità.
Definire queste regole in anticipo permette ai dipendenti di sapere quali spese possono essere presentate e consente all’azienda di applicare criteri più coerenti nella gestione dei rimborsi.
Quando la normativa non basta: il ruolo della travel & expense policy
I casi appena descritti hanno un elemento in comune: non sempre sapere che una spesa è stata sostenuta durante una trasferta o nell’ambito dell’attività lavorativa è sufficiente per stabilire automaticamente come debba essere gestita.
È qui che entra in gioco la travel & expense policy.
Una policy chiara può aiutare l’organizzazione a trasformare situazioni potenzialmente ambigue in regole definite, stabilendo in anticipo quali spese sono ammesse, quali non sono rimborsabili e quali richiedono condizioni specifiche.
Questo permette di fornire ai dipendenti indicazioni più precise e, allo stesso tempo, di rendere più uniforme la gestione delle richieste di rimborso.
La travel & expense policy diventa quindi un punto di riferimento non soltanto per le spese più comuni, come viaggio, vitto e alloggio, ma anche per tutti quei casi in cui esigenze professionali e scelte personali possono sovrapporsi.
