Controllare I Costi Aziendali
I tuoi processi di spesa e le metriche sono all’altezza dei tempi?
Gli ultimi anni, senza dubbio, hanno rivoluzionato i modelli di spesa della tua azienda e di tutto il mercato.
Man mano che la spesa è cambiata, i processi per gestire viaggi, altre spese, fatture e altri elementi aziendali chiave sono probabilmente cambiati con i cambiamenti di spesa. Perché ciò era necessario.
In questa evoluzione, i momenti di chiarezza e fiducia in ogni decisione di spesa potrebbero essere diventati momenti di incertezza per il team finanziario e altri. È una domanda giusta da porre se alcune misure su cui contavi una volta sono ancora valide.
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Conosci tutte le tue cifre di spesa e quanto costa supervisionare determinate categorie? È difficile controllare ciò che non si vede.
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Hai modificato i tuoi indicatori chiave di prestazione, aggiungendo alcuni KPI, eliminandone altri, per monitorare e rivelare le sfide e le opportunità dei tempi?
Diamo un’occhiata ad alcune aree chiave, metriche da considerare e modi in cui l’adozione o l’estensione delle soluzioni di automazione potrebbe aiutare la tua azienda e il tuo team.
Utilizzo di carte aziendali rispetto a contanti
Pagare le spese in contanti può ridurre il controllo e aumentare il rischio. Incoraggiare i membri del team a utilizzare le carte aziendali invece del denaro contante può migliorare la visibilità delle spese e l’importo che la tua azienda riceve in sconti sulle carte. Moltiplica le spese ammissibili per il tasso di sconto della tua carta - fino al 2% - e avrai una buona idea dei possibili risparmi. Le soluzioni automatizzate per spese e fatture e le relative dashboard possono aiutarti a tenere sotto controllo sia le carte che i contanti.
KPI da considerare: Misurare l’uso di contanti rispetto a quello delle carte in categorie quali biglietti aerei e hotel; tenere traccia delle penali per ritardi per carte aziendali e fatture
Gestione delle ricevute
Le ricevute e i processi manuali consumano tempo e risorse. Offri ai dipendenti una soluzione che consenta loro di scattare una foto delle ricevute, in quanto non solo interrompe il percorso cartaceo, ma può anche inviare le informazioni raccolte direttamente ai report. L’automazione e l’integrazione possono anche consentire di raccogliere ricevute elettronicamente da fornitori e carte aziendali, aumentando la tempestività e l’accuratezza del quadro delle spese. Se vuoi vedere il tempo perso per le transazioni manuali e il potenziale dell’automazione, basta dividere il numero di transazioni manuali per i minuti in un’ora. Il risultato potrebbe sorprenderti. Le aziende che utilizzano le soluzioni SAP® Concur® vedono, in media, un risparmio di tempo del 36% nella gestione e nell’elaborazione delle note spese.1
KPI da considerare: Tenere traccia del numero di ricevute che richiedono un follow-up; misurare il numero di ricevute richieste allegate ai report, nonché quelle non necessarie incluse.
Misurazione del chilometraggio
Probabilmente sai già che, sia per i viaggiatori che per il team finanziario, il monitoraggio del chilometraggio richiede tempo ed è difficile da ottenere correttamente. Sapevi che il monitoraggio manuale può portare fino al 15% di chilometri in più rispetto a quelli effettivamente percorsi? Un’app mobile abilitata per GPS che monitora e invia automaticamente i viaggi può migliorare l’accuratezza e ridurre i pagamenti in eccesso.
KPI da considerare: Identificare i dipendenti che viaggiamo molto frequentemente per verificare l’accuratezza del chilometraggio e verificare se stanno utilizzando gli strumenti e le modalità di viaggio giuste.
Accuratezza della verifica
La verifica delle note spese può essere un grande spreco di tempo, ore e persino giorni del team finanziario che potrebbero essere spesi meglio per un lavoro che aggiunge maggior valore. Le soluzioni che utilizzano l’intelligenza artificiale, supportate dall’aiuto di esperti esterni, possono analizzare tali report, segnalare le eccezioni e ridurre il carico sulla produttività del tuo team
KPI da considerare: Confrontare la percentuale di report verificati dalle persone rispetto a quelli verificati mediante automazione.
Semplificare, guadagnare precisione
Ottenere la capacità di misurare e calcolare la spesa è un’opportunità per semplificare e perfezionare i processi e le soluzioni. Puoi perfezionare o rimuovere le categorie di spesa, chiarendo e semplificando il processo di spesa e l’esperienza dei dipendenti. Oppure puoi verificare che i dati ricevuti siano accurati e completi. Puoi osservare meglio la corrispondenza della spesa con le previsioni e i budget o scoprire i problemi da correggere.
KPI da considerare: Valutare la differenza tra ciò che è previsto e ciò che è effettivamente speso; esaminare il numero di rimborsi spese o aggiornamenti per i dipendenti; identificare le categorie di spesa da aggiungere o rimuovere.
Gli esempi sono solo degli spunti per valutare i modi in cui soluzioni di automazione e processi migliori possono migliorare l’accuratezza e l’efficienza, e il modo in cui si misurano i progressi, nella propria azienda. Sono passi sia piccoli che grandi, ma tutti importanti. Quando riesci a vedere tutte le tue spese e a ottenere sia risposte che informazioni, quei momenti di dubbio possono diventare momenti di chiarezza e opportunità.
Maggiori informazioni
Per saperne di più sulla regolazione dei KPI, sul calcolo dei costi di gestione delle spese e su come le soluzioni SAP® Concur® possono essere d’aiuto, leggi queste guide: